彭莲花

摘 要：本文对新形势下事业单位人事档案管理的现状进行了简要的分析，并在此基础上，就当前事业单位人事档案管理面临的机遇与挑战进行了探讨。

关键词：人事档案；档案管理；机遇与挑战

随着计算机技术、网络技术及现代通讯技术的飞速发展，人类已正式进入了信息化时代。信息化时代以信息技术为基础，重点是知识的创造与开发，知识、信息价值的发掘成为各行各业持续发展的原动力，信息化成为时代发展的大趋势。在此形势下，档案事业的发展在信息时代出现许多的新问题、新情况，本文基于事业单位人事档案管理现状分析，就其在新形势下面临的机遇与挑战进行一些探讨。

1 新形势下事业单位人事档案管理现状分析

1.1 事业单位人事档案管理方式

目前来说，事业单位的人事档案管理，还是以人工管理为主。虽然很多单位配备了计算机等硬件设备，但在日常管理中，真正投入运用到档案工作中的较少，一些单位虽然也采用了计算机作为档案管理的辅助，但档案管理的软件还未完善，档案信息的内容也不完整。根据相关统计研究资料，在目前事业单位的人事档案管理中，人工管理为主，计算机管理为辅的管理方式占到了96.7%，只依靠人工管理的已经较少，只占3.3%，表明当前事业单位的人事管理已经为实现信息化管理提供了最基本的硬件，人事档案管理信息化已经具备了一定的基础，但以计算机管理为主、人工管理为辅或是实现完全的计算机管理的单位基本没有，表明事业单位人事档案管理信息化程度较低，发展较慢。

1.2 事业单位人事档案的利用情况

以目前事业单位人事档案的利用来说，存在着利用率不高、利用面狭窄等问题。由于当前事业单位人事档案管理的方式基本还都是面向管理，而不是面向服务，这在很大程度上使人事档案的利用主体受到了限制。根据相关调查统计，当前事业单位人事档案查阅最多的主体是单位的职能部门，基本占到总查阅量的75%以上，社会机构查阅量占比仅为4%左右。事业单位人事档案大部分的查阅是在职称评定、工资调整及福利分配等方面，在干部任免时所需要的材料也基本是通过调取单位人事档案资料来获取，且一般都通过档案管理人员来查阅原始资料。在查阅方式上，传统的电话查询及直接到人事档案管理部门进行查询是主要查阅方式，现代化的网络查询方式还基本未能实现，一些单位虽然建立了人事档案数据库，但数据库内容并不全面，再加上由于硬件设施投入不足，软件开发不完善及互联网利用程度低等原因，基本还未实现档案利用的信息化。

1.3 事业单位人事档案计算机的利用情况

计算机作为信息化时代各行各业开展工作的辅助工具，得到了大范围的应用。在事业单位的人事档案管理中，计算机基本得到全面的配置，但就其利用情况而言，由到受到人事档案管理人员年龄、操作水平及操作习惯等方面的影响，利用情况并不理想。根据相关的调查统计，在事业单位用于人事档案管理的计算机中，有近10%处于闲置状态，有62%的计算机是用于日常的工作文档的处理，另有28%的计算机用于保存保密文件。很多单位的人事档案管理人员年龄较大，计算机操作水平不高，这使得计算机的利用受到一定程度的影响。可见，在事业单位的人事档案管理中，仅仅是配置完善的硬件并不能实现档案管理的信息化，人员素质与能力的培训提升也是重要的环节。此外，一些单位的人事档案管理部门虽然建立了自己的网站，但多数没有提供网络检索功能，用户在网站上大多难以获取所需的信息。

2 新形势下事业单位人事档案管理面临的机遇

在信息时代，电子计算机技术、网络技术为事业单位的人事档案管理带来了新的机遇。首先来说，现代信息技术为事业单位人事档案管理的自动化、智能化、实时化及网络化提供了支撑，档案数据资料的数字化，将在很大程度上改变传统的档案管理模式。通过人事档案数据库并共享平台的建立，人事档案资料可以通过网络方便快捷的查阅获取，极大的提高事业单位人事档案的管理效率，档案资料的安全性也得到有效的保障。其次，在新形势下，档案管理信息化的要求对档案管理者的水平及业务能力提出了更高的要求，档案管理人员除应掌握必要的档案专业技能外，还应不断提高计算机应用水平及相关的管理知识，只有如此，才能在新形势下适应时代发展对档案管理的要求。第三，人事档案纸质载体是最原始的证据材料，保障其安全、完整是档案管理工作的重要内容。实行人事档案资料的数字化，档案管理的信息化，可以极大的减少原始档案资料的查阅量，进而降低人事档案原件的损坏率，既有效地延长人事档案材料的寿命，又有利于人事档案纸质载体的保护。第四，将传统的档案管理理论与信息化技术以及社会发展的要求结合，不断丰富和拓展服务领域，能够真正实现人事档案资源的充分利用，发掘事业单位人事档案蕴含的知识价值。

3 新形势下事业单位人事档案管理面临的挑战

3.1 对管理观念和管理制度的挑战

人事档案包含大量个人数据，以及不宜公开的政治、学术、业务信息和反映着各单位组织的体系结构、活动情况等的信息。人事信息的公开程度和内容是提高人事信息利用效率的关键，在信息化时代，如何按照人事档案管理客观規律和特点，建立完善的工作流程，制定科学的管理模式，促进档案的开发和利用，对人事档案管理的观念和管理制度提出了挑战。

3.2 对管理技术的挑战

人事档案管理工作的保密性特点体现了它是一项政治性较强的工作，在保证档案资料的完好、真实、安全基础上还要确保档案的保密性及安全性。在信息化时代，人事档案管理的保密性与安全性对事业单位人事档案的管理技术提出了挑战，不仅要制定完善的各项法律法规以及各项管理制度，而且还要增强计算机技术的开发，包括管理软件的开发、安全技术的保障，确保人事档案信息的安全。

3.3 对管理人员业务素质和技能的挑战

随着科学技术的发展，各个学科之间的互相融合和嫁接，促进越来越多的新技术逐渐地应用于档案管理工作中，如通讯技术、微缩技术、自动化技术、声像技术等，而以往的手工劳动很难满足现代信息化的管理工作，这就要求管理工作人员不断地提高自己的管理和业务素质，以及各项技术操作能力。从而不断地提高自己的管理能力、业务能力，使事业单位人事档案管理在信息化时代下更具有活力和生机。

参考文献

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