曲健

摘 要：办公自动化是一种现代性的办公方式，集合了网络通信技术、计算机技术与智能的办公设备等技术新型发展成果。当前办公自动化已经广泛地运用到文书档案领域，直接变革着文书档案管理的方式与内容。本文立足办公自动化为基础，分析了办公自动化形势下文书档案管理工作的特点与不足，结合实际工作有针对性地提出了促进文书档案管理工作的措施，保障文书档案管理在办公室业务中可持续发展。

关键词：办公自动化；文书档案管理；策略

文书档案管理是档案管理的重要内容，能够直接地表达管理人员的中心思想，随着互联网技术的发展，文书档案管理得到长足的发展。办公自动化与自动化管理成为文书档案管理的重要内容，依托办公自动化技术针对文书档案进行整理，不断提升文书档案管理的质量。在办公自动化环境中，文书档案的管理工作主要包含了电子文件归档与传统纸质文件归档两个部分，实现传统档案与电子档案有机结合。这就要求文书档案管理工作必须系统化的深入到文件生产、流转、处理与归档全流程。实现文书档案全流程管理直接为新时期文书档案管理工作提出了更高地要求。

1 办公自动化环境下文书档案管理的特点

在办公自动化环境下，文书档案管理与运用实现了传统与智能化管理双向结合的管理格局，文书档案管理呈现出新的特点，其主要表现在以下几个方面：

文书档案管理易制发：基于电子文件在办公自动化系统环境下自动传输，有效地避免了档案管理人员传统的按照纸质文件的管理模式，减少了传统审核、会签、签发等文书档案形成与制作流程，办公室文书档案管理人员只要在智能化的办公系统环境下就可以完成以上程序，形成全过程的电子文件运行流程，进而形成原始的文书档案材料。尤其是文书档案在基层的管理上，只需要在办公系统中自动储存就可以实现上级文件分类保存，形成文件传阅系统。

文书档案管理储存性强：以电子文件的形式针对文书档案进行有效管理，将传网络硬盘、磁盘、硬盘等数据储存设备纳入到电子文书档案管理中去，不仅有效地提升了文书档案的储存安全，还有效地节省了文书档案管理储存空间。

文书档案的使用与分享更便捷：传统纸质文件记载了大量的信息，其复杂程度是依赖高强度的档案管理实现，文书档案的使用、交流等都需要消耗大量的人力、物力和财力等[1]。在办公智能化、自动化运行系统实施以来，文书档案的利用与分享等可以直接在网络上进行。采取数据检索与信息分类查询的方式，能够直接将需要的电子文书档案纳入使用进程中去。通过数字化的管理与现代化管理设备相结合，能够直接促进交流共享，增强文书档案的利用效率。实现电子文书档案利用分级授权，文书档案管理自动查询与使用，减少档案利用人力资源；打破文书档案使用传统空间限制，依托网络实现双向发展。

2 办公自动化形势下文书档案管理的现状

在办公自动化形势下，文书档案依托信息系统，实现了数据归档与数据整合处理，直接提升了文书档案管理效率，增强了文书档案管理利用效率，但是在办公自动化环境下，文书档案管理依然存在一些问题，主要表现在以下几个方面：

1）储存介质不稳定。电子文书档案管理更多的是硬盘、光盘等线下实体硬件措施的管理，对档案管理的环境要求比较高，不能在磁场环境下保存，怕挤压、弯折等。同时，此种介质的物理寿命相对较短，管理中需要及时更新，保证电子文书档案管理的时效性，直接增加了电子文书档案管理的难度。

2）文件原始认定困难。虽然当前办公自动化系统实现了分级权限管理，根据个人的岗位实际情况实行相应地权限管理，但是基于种种原因，电子文书档案的原始性认定是比较困难的。其主要表现在很多管理人员当前依然沿用通用的密码，操作中人员界定不到位。同时，尚未建立严格的电子文书档案管理制度，经常发生管理混乱。很多管理人员在岗位调整之后未及时收回相应地权限，直接造成管理风险。基于电子文件复制性强，进一步加大了文件的原始认定[2]。

3）管理人员综合素养有待提升。在办公自动化形势下文书档案管理对于工作人员的要求进一步加大，当前文书档案管理人员有着基本的知识了解与掌握，但是档案管理理念与技能更新并不及时，无法适应新形势下电子文书档案管理的根本需求，尤其在档案管理技术与档案需求多重背景的影响下，强化管理人员综合素养的提升成为电子文书档案管理的必然趋势。

4）電子文件安全性受到挑战。网络是电子文件赖以生存的主要阵地，是电子文件传输的主要环境，虽然电子文件的传输主要基于内部网络，但是在互联网技术环境下，难免受到病毒等环境的破坏。当前已经采取了多项技术保证电子文件安全性，但是一旦发生泄露，没有对应的技术进行修补，导致无法辨别档案的真伪，使得电子文件的安全性受到威胁[3]。

3 办公自动化形势下增强文书档案管理的策略

1）运用新技术实现文件长远保存。一方面建立健全线上档案储存系统。将云计算等新型储存系统纳入到电子文件保存中来，形成长效发展的根本保障，促进电子文书档案持续发展。增强电子档案安全保障环境，增强电子档案的线上与线下使用安全。另一方面建立健全线下档案储存系统。保障档案储存系统适应文书档案的保存，包括档案室温度环境、湿度环境和通风系统等基础环境建设，增加新技术，建立自动恒定档案保存系统。

2）建立健全档案管理制度。电子文件是一项新兴的档案管理模式，不仅自身在发展中存在固有的缺点，在运行中相应地管理制度也无法满足文书档案管理。因此，必须不断建立健全档案管理制度，才能保障电子文件的形成、处理与归档等流程标准化发展。进一步促进电子文书档案规范化运行，保证不同类型、不同权限的电子文件都能通过自动化系统形成流程化管理模式。

3）增强管理人员综合素养。随着电子文书档案现代化管理的发展，网络技术已经成为管理中重要的方向之一，必须不断强化电子文书档案现代化管理，增强工作效率。因此，面对新形势下电子文书档案管理的发展，必须不断强化内部档案管理人员培训，将档案管理技术与现代化技术统筹起来，形成长效发展的根本原则。进一步掌握文书档案自动化管理，进一步增强办公的自动化程度。以岗位培训、职业教育相结合的形式增强档案管理人员的综合技能，确保档案管理能力与自动化发展水平一致。

4）不断增强文书档案管理的安全性。信息技术是一把双刃剑，在为文书档案管理带来便捷化的同时也存在一定的安全隐患。电子文书档案在常态化传输进程中将直接存在一定的网路风险，因此必须不断强化电子档案管理的安全性。定期做好文书档案储存系统维护与检修，保证储存系统的安全性质。采取双重加密的方式保障网络传输文件安全，最大限度地保证电子文书档案在网络传输过程中的安全性。例如：如采取防火墙、网络防病毒、身份认证与授权等技术。使用相关文件时，必须要严格落实数字化档案管理的相关规定，不得擅自进行电子文件的下载与修改，确保文件的安全性。

4 结语

办公自动化形势下文书档案管理工作是衡量单位内部档案管理水平的重要标准。文书档案管理水平的高低直接影响电子档案管理质量与效益，在办公自动化背景下我们应该积极主动地探索新型管理方式，结合实际情况，有针对性地促进信息化时代下文书档案管理工作。

参考文献

[1]严文枝.基于办公自动化环境下文书档案管理的思考[J].办公室业务，2017（24）：181-181.

[2]王兴源.论办公自动化系统对文书档案管理工作的影响[J].办公室业务，2017（6）：167-167.

[3]黄伟瑛.如何做好办公自动化环境下的文书档案管理工作[J].内蒙古科技与经济，2018（7）：31-31.