李华 石宁

1 档案的重要性

档案已经成为记录我们个人成长信息、经历的见证，个人档案记载大多是从我们初中入团时开始，见证我们第一次进步，接下来便是高中，大学的入学、在学、毕业的相关信息，当然表现好了，会取得优秀三好学生、优秀毕业生、获得奖学金等，最后就是我们踏入工作岗位，学历再深造、职称晋升、年度考核、升职任命晋升、工龄加薪等都在档案中拥有详细的记载。所以档案是记载个人主要经历、政治面貌、品德作风的重要材料，起着依据参考的作用，是组织了解、选拔个人的重要依据。

2 纸质档案存在的缺点和不足

现阶段我们的档案都是以纸质版的形式存在，单位每年都会将我们取得的相关业绩以散材料的形式送到我们档案室，然后被整档人员以散材料的形式插在散材料袋里，以待后期整理装订。

1）但是有些单位的整档人员责任心不强，思想上不重视。散材料需要早早的及时的归档，可是因为个人原因，可能将材料随意放置在某个地方，造成归檔不及时，时间稍久，更有甚者，造成材料丢失。

2）纸质档案在装订成册时需要根据档案盒大小，结合档案装订要求，以前的老档案需要两面齐，即左边齐和下边齐；近两年的新分配毕业生档案则需要做到上、下、左、右四面整齐，所以在装订的时候，就需要对材料进行裁剪、粘贴、折叠、打孔，且不说工作量非常大，更可能在档案加工过程中，因为裁边、打孔破坏档案的完整性，尤其是新参加档案整理的工作人员，由于缺乏整理档案的相关经验，对纸边距没有很好的估测，经常一刀下去，档案纸上有字的部分就会就裁掉，若当时发现了还可以马上补救，可以借助小纸条和胶棒进行修补，如果只有一侧有字，操作起来相对简单，可以将纸条粘在反面无字的地方，可是如果双面都有字，修补起来就非常麻烦了，粘贴完毕还需要按照档案原有内容进行描摹，可能这样一页内容需要一上午甚至更久的时间去修补，非常耗费时力，可是如果内容被裁掉了，当时没有及时发现，等后期再检查整理时，就无从查补了。

3）因为现在都是纸质档案，所以平时整理上架的时候，档案管理员都是根据个人姓名的音序，按照26个字母的排序排列起来，便于我们插放散材料；同时在档案管理员整理档案时，也是按照材料填写时的时间顺序分类装订，那么这时就面临这样几个问题：一是单位每年都会招录新人并且每年都会有人员编制发生变动，整档人员就需要再次按照他的姓名音序对单位档案进行排序，进行横标签、竖标签的调换；二是因为整档人员在整理档案的时候都是按照时间顺序进行装订的，但是如果有单位有后补的散材料那么便打乱了我们原有的档案序号，所以我们就需要对档案材料进行重新排序；三是因为插入了散材料，所以档案的目录也需要及时的补充填写并进行打印，这样一来可能因为这本档案只加入了几页散材料便需要整档人员重新打印目录，造成了纸张的浪费，费时费力。

4）档案管理工作人员整理档案时有专门的工作办公室，办公室内装有监控，可以保证档案整理过程中的安全，需要借阅档案时必须有专人陪同，填写相关记录。但是有的单位同样存在思想上的不重视，当需要借阅查阅档案时，没有档案管理人员陪同，也没有填写正规的借阅档案记录，无从保证是否有档案材料丢失或者被随意插入其他不应存档材料现象的发生。

5）最严重的一点是纸质材料容易插错档案。在档案整理过程中经常发现张三李四的档案材料装错的现象。究其原因，一种可能是因为纸质有时粘在一起，因工作人员粗心大意插入的时候两张一起装进了一个人的档案，另一种可能就是因为重名，没有仔细查看两人的出生年月造成混装档案，而这种是检查整理时很难发现的错误。

6）纸质档案不易储存，档案保存要求建立专门的库房，而且要求标准极高，库房要求防盗，要求防潮、防高温，还要防虫、防尘，防光。但有的单位因为楼层限制或者条件因素达不到档案保管条件，出现阳光暴晒，使档案纸质变脆，一碰就碎或者字迹被晒掉颜色，以致字迹模糊不清；有的地方空气潮湿，使纸质档案受潮发霉；更有的单位档案长时间不整理，堆积在一起，发生虫蛀等现象，使档案没有很好的得到保护。

3 意见及建议

在信息网络高速发展的今天，我们应该更好地利用电子网络系统为我们服务。所以在档案整理过程中，我们可以尝试建立一种新型档案信息形态，把各种档案信息利用电子系统进行管理，科学有效的为我们服务。

电子档案可以减轻档案管理人员的工作强度，变人工整理为系统整理，电子扫描可以更好的提高归档质量，可以将档案工作人员从枯燥乏味的工作中解脱出来。

电子档案还可以很好的保持档案的原生态，更有利于档案的保密性，不会被损坏及篡改。而且可以省时省力，大大的节省空间。

随着时代的发展和科技的进步，改善档案管理制度已经是大势所趋。只有提高档案管理的现代化水平，使档案信息化管理，档案的作用才能得以充分发挥。