现阶段事业单位人事档案管理的信息化应用研究

2019-07-11刘霁

卷宗 2019年18期

刘霁

摘要：随着社会经济的进一步发展以及信息时代的到来，人事档案的信息化正在越来越受到人们的青睐。人事档案的信息化应用和管理经过十几年的发展，已经变得较为完善和普遍，但部分企业和事业单位在利用水平、重视程度、信息化标准程度和管理方式等方面仍然存在一定的问题，需要企业进一步加强对人事档案管理的信息化的重视，采取多种措施不断完善管理和应用模式，进一步提高企业和事业单位人事档案的信息化应用水平。

关键词：信息化；应用；事业单位；人事档案

作为人力资源信息的重要也是主要的载体，信息化的人事档案在事业单位人力资源管理工作中发挥了不可替代的作用，他具有直观性、充分性、客观性、全面性等特点，因此科学合理的进行人力档案的信息化管理，不断提高事业单位的人事档案信息化应用水平是十分必要的。特别是在当今竞争十分激烈的市场环境下，哪一个企业能够做好人才的选拔、任用等人力资源管理工作，就意味着哪一个企业在人才的发掘和任用方面获得更大的优势，也就意味着哪个企业能够在激烈的竞争环境下获得更好的生存和发展。本文将对事业单位人事档案的概念和事业单位人事档案管理的信息化应用现状进行详细的分析，然后将就现阶段事业单位人事档案管理的信息化应用的改进提出若干建议，仅供业内人士参考。

1 人事档案的概念

1.1 人事档案的概念

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是能够证明个人身份、学历以及资历的最具有代表性的资料，被法律认可和接受，与个人的劳动保障、待遇等组织关系和法律关系息息相关。人事档案是指包括个人履历、奖惩情况、个人表现、思想政治状况等个人资料在内的企业和事业单位常用的记录，人事档案的建立要求以“人”为核心，是企业和事业单位进行人员应聘、人员提拔与任用的重要参考内容，现已受到企业和社会的广泛重视，可以说现代企业和个人已经越来越离不开人事档案的建立和使用了。

而在事业单位中，人事档案是单位进行认识选拔与任用的最重要的参考依据，记录着一个人的政治思想状况、年龄、专业性以及生平履历。

1.2 人事档案管理的特点

首先，人事档案拥有平常我们使用的其他档案的一般特点，是个人履历、奖惩情况、业务能力的最初记录，具备原始性、真实性、备用性等特点。

其次，作为个人和事业单位人力资源管理所参考的最重要的档案，人事档案也有其自身的特点，它与普通的文书档案、财务凭据等不同的是人事档案始终以“人”为记录对象，只对与个人有关的资料进行记录。另外，人事档案采用十类材料组合的组合方法，具备一定的保密性和隐私性，除了工作任职、晋升和福利待遇安排以外，一般不会对社会公开，具有较强的排他性。

2 事业单位人事档案管理信息化应用过程中存在的问题分析

2.1 信息化应用状况参差不齐

由于各地以及各级政府在财力、技术、重视程度、需求等方面存在一定的差异，导致各事业单位在人事档案信息化应用方面存在一定的差异，这种差异主要表现在硬件和软件两个方面：

首先是硬件方面，很多财力状况良好的单位或者级别较高的事业单位具有十分齐全的计算机、扫描仪等硬件基础设施，实力较为雄厚，管理经验丰富，工作效率较高，但是部分级别较低或者财力状况不够好的企业则在硬件设备数量和质量方面存在不少差距；再就是软件方面，各事业单位之间的交流不够充分、分工不够明确，导致各事业单位在软件使用和开发上各自为主，且存在一定数量的单位仍在使用以人工为主，软件技术为辅的人事档案管理方式。

2.2 人事档案信息化管理标准不够统一和规范

规范化和统一的信息化应用标准是事业单位进行人事档案信息化的基础，只有建立起科学合理的统一的规范化标准，人事档案管理的信息化应用水平才能够真中发挥它的效用。然而当前我国并没有建立其足够统一的人事档案的信息化应用标准，导致出现有些内容这个单位会进行上传记录而另一个单位不会上传记录的问题，严重妨碍了人事档案信息化应用与管理水平的提高。

2.3 人事档案利用水平普遍不高

人事部门是人事档案的主要使用对象，人事部门需要使用人事档案为人事方面的决策提供依据和参考，只有充分利用起人事档案来才能真正的提高认识管理效率和质量。然而当前事業单位对于人事档案的管理工作普遍存在着轻视利用而更加重视保密的现象，人事档案利用水平和利用范围普遍较低，任然处于被动服务的状态。

2.4 部分事业单位人事档案管理人员素质较低

人事档案的信息化管理需要管理者具备良好的人事管理知识和信息技术，需要文化水平和知识素养较高的人来进行操作和管理，只有这样才能够满足人事档案的信息化应用要求，真正发挥其效用。然而许多事业单位的人事档案管理人员特别是年纪较大的管理者相关知识和技能明显落后，只能更多的依靠手工或者半手工的方式进行人事档案管理，严重影响了办公效率，降低了人事管理水平。

3 事业单位人事档案管理信息化的对策和建议

3.1 建立完善的人事档案管理机制

事业单位要想做好人事档案管理信息化的应用和管理，首先应当做的是建立完善的人事档案管理机制，进一步完善人事档案管理工作流程。

首先，建立完善的责任制度，将人事档案管理工作中的责任明确到个人，将人事档案才材料的收集、转进、转出和归档管理制度进一步规范；其次，随着信息技术的不断发展以及人事档案管理要求的不断提高，要不断创新人事档案管理方法，即使引进先进的技术和经验，不断创新人事档案管理制度。

3.2 加强人事档案信息的管理和使用

首先，严肃对待人事档案生成、验证、收集等每一个工作流程，将信息化应用到人事档案管理的每一个环节。同时也要进一步加强对人事档案修复与检查工作，定期对人事档案进行复核，及时处理相关问题，以保障人事档案的准确性和权威性。

其次，建立人事档案管理信息化的数据库建设，入库以前要做好人事档案的鉴别工作，结合与人事档案有关的规定建立人事档案信息数据库，提高人事档案的管理效率。

最后，进一步提高人事档案信息的保密性和安全性，可以从制度和人员两个方面入手。制度上，要建立合理的人事档案信息使用标准和制度，不符合使用要求的情况下坚决不能进行人事档案的使用；人员上，加强对人事档案管理人员的培训，确保其掌握相关技能和规定。

3.3 重视人事档案管理人员选拔、任用与培养

首先，建立合理的人才选拔与任用机制，提高人事档案管理人员的任用标准，挑选更加优秀的人才；其次，加强对人事档案管理人员的培养与培训工作，不断提高其工作水平和能力。

4 结语

人事档案对于个人、企业与人事单位都具有非常重要的使用意义，它是对人的年龄、表现等生平履历的记载，能够为人事单位的人事管理提供重要参考依据。因此需要管理人员进一步加强对人事档案管理的重视，将信息化应用到人事档案的管理工作中，并采取多种措施不断提高人事档案管理水平和效率。