摘 要：新媒体环境下，网络信息技术已经被应用于多个行业领域，针对企业文书档案管理模式，可以应用网络信息技术实现文书档案的数字化管理。基于此，本文以文书档案数字化管理作为研究对象，分析实现文书档案数字化管理的必要性，从数字化平台、管理制度与网络化管理模式三方面阐述实现数字化管理的途径。

关键词：新时期；文书档案；数字化管理

对于企业文书档案管理工作来说，大量繁杂的信息和数据给管理人员带来了工作压力，而建立文书档案数字化管理模式可以提高管理人员的工作效率，并成为企业新时期文书档案管理的未来发展趋势。因此，要求管理人员加强对数字化管理模式的重视程度，学会应用网络技术与信息技术建立信息化管理平台，从而提高文书档案管理的有效性。

1 建立新时期文书档案数字化管理模式的必要性

分析现代化社会经济发展进程中，应用数字化技术，建立新时期文书档案数字化管理模式的必要性。具体如下：首先，数字化管理模式实现了信息的共享和交流，提高了企业文书档案的利用率。在数字化技术推动下，人们可以通过网络平台观看文书档案，管理人员也可以利用搜索引擎快速找到相应的文书档案目标。在日常工作中，数字化文书档案管理模式实现了信息的共享，加强了企业各部门之间的交流与沟通。

其次，数字化管理模式符合当前社会发展需求。伴随着数字化技术的深入发展，各企业开始重视文书档案管理工作，希望通过数字化文书档案管理实现资源的高效配置。过去的纸质管理方式无法满足信息化时代需求，数字化技术应用在管理工作后，文书档案的价值显著提高。

最后，数字化管理模式完善了管理人员的工作方式，实现了文书档案管理工作的系统化进步。由于文书档案管理工作的完善，企业各个部门对于文书档案的管理方式有了新的要求，管理人员需要创新管理模式，提高数字化管理模式的技术价值，发挥其在管理工作中的意义[1]。

2 建立新时期文化档案数字化管理模式的有效途径

2.1 建立文书档案管理数字化平台

企业进行文书档案管理工作时，管理人员和技术人员可以建立数字化管理平台，提高文书档案的管理效率。建立数字化管理平台后有利于提升技术应用水平，建议按照以下几方面进行平台建设：1）要求技术人员构建文书档案数字化管理网络，提高网络运行的安全性与稳定性。2）调整原有的文书档案管理模式，应用数字化技术优势提高工作有效性。建议加强各部门的交流和沟通，选择最佳文书档案阅读方式，结合现有的企业内部资源，实现资源的高效配置，提高文书档案数字化网络系统的可靠性。3）重视数字化文书档案信息的资源共享。建议应用数字化信息技术，做好文书档案的远程检测，人们可以在任何时间与地点登录网络平台，浏览需要的文书档案内容[2]。

建议企业引进锐尔文书档案数字化加工管理平台V8.6软件。该软件是国内首款流水线生产模式下的数字化管理平台，根据国家有关标准研发设计，以C/S结构模式为主，应用网络版软件，在系统服务器和数据库内实现对文书档案数字化加工的控制。该数字化管理平台能够实现文书档案加工流程的自定义，从领取档案、档案拆卷整理、批量扫描、图像优化、质量检查、格式转化、档案装订到批量挂接，整个软件涉及了多个模块。由此可见，该数字化文书档案管理平台提高了管理人员的工作效率，实现了纸质文件到电子文件的平稳过渡，系统形成了高质量图像文件和PDF智能格式转化，有效节约了人们浏览的时间。

2.2 完善文书档案数字化模式的管理制度

企业根据当前实际发展情况，应用数字化技术与网络信息技术建立文书档案管理模式后，要求有关部门制定相应的文书档案管理制度。要求文书档案管理人员建立数字化信息管理制度，应用数字化技术开展管理工作，提高文书档案的管理水平。建议制定岗位培训制度，针对管理人员展开数字化技术培训，要求管理人员掌握其理论知识基础，通过对知识的扩展与延伸学会如何使用数字化技术管理网络平台。应用数字化管理平台后，文书檔案上传归档需要由管理人员审批，审批通过后文书档案能够进入数据库，并到达指定目录中。文书档案的借阅主要分为电子借阅和纸质借阅两种模式，如果是哪一种借阅方式，都要通过系统向管理人员提交借阅申请单，管理人员审批通过后人们才可以下载并观看文书档案。利用数字化技术进行文书档案的鉴定工作时，如果鉴定结果为销毁，要求管理人员科学执行文书档案销毁操作，并做好销毁原因的记录工作。

要求管理人员严格按照相应的管理制度展开工作，对文书档案数字化管理平台展开全生命周期的管控。对于文书档案的入库，需要做好数字化文书档案采集，并实现数据的精细分类与管理；对于文书档案的使用，要求管理人员针对文书档案的归档、节约、鉴定与销毁提高工作能力，保护文档安全。此外，管理人员需要学会应用数字化管理模式实现文书档案的多种格式在线观看，并针对不同文书档案存储情况进行报表统计，科学分析当前文书档案借阅状态。

2.3 实现文书档案管理模式的网络化

要求将文书档案数字化管理平台与互联网相连接，在实现平台管理的网络化时，需要注意以下几点问题：1）重视文书档案的保密性。对于任何一个企业来说，文书档案都具有一定的保密性质，文书档案数字化管理平台的建设实现了资源的共享，却也给资源带来隐私泄露隐患。因此，建议在国家法律允许范围内建立文书档案数字化网络平台，充分利用文书档案的社会价值，实现信息共享与保密之间的相互协调。2）尊重文书档案管理软件开发的拓展性。文书档案数字化管理应用到的软件有着适用性强、拓展空间大的特点。因此，在进行软件设计与开发时需要从软件的适应性角度出发，结合企业的业务情况了解软件通用性要求，针对不同种类的文书档案进行管理，满足用户对文书档案的个性化需求。3）重视文书档案数字化网络平台的运行安全。随着网络技术的发展，人们开始意识到网络运行的安全性，建议规范文书档案管理与操作，严格执行保密措施。应用先进的技术提高文书档案管理平台的安全性，降低系统发生故障几率，做好所有文书档案资源的备份工作。

某企业应用文书档案数字化管理平台中，主要包含文件管理系统、档案管理系统、合同档案管理系统、项目档案管理系统、会计档案管理系统、人事档案系统、法务文书档案管理系统以及文档数字化系统。在全文检索方面，该系统对文件档案只有模糊记忆便可从海量文件档案中获取所需文件档案，极大减少了因查找困难浪费的工作时间。自定义档案分类及各档案分类目录项信息，满足不同档案录入需求，自定义档案系统列表中显示的档案数据字段，支持Excel导入档案条目信息。

3 总结

总而言之，随着我国社会经济的发展与科学技术水平的提升，企业在生产与经营活动中开始应用数字化技术建立文书档案管理系统，从而实现管理模式的创新。要求文书档案管理人员正确认识数字化管理平台的意义，应用先进的数字化技术实现数据的共享，实现各部门的交流与沟通。

参考文献

[1]张帆.浅析建立文书档案数字化管理模式的必要性[J].现代经济信息，2017（02）：444.

[2]查荣.建立文书档案数字化管理模式的必要性[J].价值工程，2016，31（23）：217-218.

作者简介

罗傲雪（1987-），女，汉族，广东省广州市人，本科，助理馆员，研究方向：档案。