刘雨

摘 要：信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。计算机技术的快速发展使我们步人了一个信息化的时代，无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术不断显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。

关键词：档案；档案信息化；管理新途径

1 档案信息化的定义和内涵

1.1 定义

所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。

1.2 内涵

档案信息化可以从以下几个方面来理解：第一，要实现档案信息的数字化和网络化；第二，要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；第三，要实现档案信息高度共享；第四，要引发档案管理模式的变革。

2 档案信息化管理的必要性

由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失担忧。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术兀不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

3 探索档案信息化的管理新途径

档案信息化是现代档案事业发展过程中不可逆转的趋势。信息技术的发展及大数据的广泛应用，使原本形式单一的档案管理工作更加多样化，管理者不仅仅需要革新自己的管理理念，同时还需要掌握更多的新型管理技术。

3.1 革新档案管理理念

3.1.1 应用全新的档案管理制度

面对档案信息化的新要求，管理者应从实际的档案管理工作需求出发，制订新型的档案管理制度。制订新的管理制度时，要考虑以下几点：一是档案管理制度既要与档案类型相匹配，又要满足管理单位的应用需要；二是在丰富制度内容时，还要保持制度的实用性和可操作性；三是从具体的制度内容来看，应设有科学的奖惩制度，以促进档案管理制度的顺利实施。

3.1.2 改变错误的管理意识

一是形成主动的服务意识，改变过去的被动服务意识，消除长期形成的懈怠心理，为用户提供优质的信息服务，满足新时期档案工作的需要；二是管理者要始终保持学习意识，不断地更新管理理念，掌握更多的管理技术，紧跟档案信息化发展的步伐。

3.1.3 加强档案管理的安全性，保证网络系统的安全

随着档案管理信息化程度的提高，随之而来的就是增强信息化建设的安全性，但是，安全性建設工作并不是一蹴而就的，是一个循序渐进的过程。建设初期一定要加强纸质档案的保存与管理工作，可以采用双轨制度，以防止档案的遗失，确保档案信息的完整性与安全性。同时，要加强网络系统安全建设，严密防范系统病毒的侵入，增设查阅权限与安保加密功能。

3.2 应用新型档案管理技术

在档案管理者形成正确的档案管理理念后，还需要进一步掌握一些全新的管理技术。这些管理技术会对档案信息化管理工作起到强大的辅助性作用，现对两种重要的管理应用技术展开解析。

3.2.1 云计算技术

基于云计算的数字档案管理系统，是通过档案管理系统与各业务系统的无缝衔接来实现电子文件的在线自动归档，保证电子档案的原始性、完整性和安全性。另外，使用云计算比使用本地计算机可靠，因为在“云”的另一端，有专业的团队来帮助管理档案信息，其严格的加密管理和服务器资源监控，可以让立档部门放心地与他人共享数据。这对于档案馆内一部分要求高保密性的资源提供了可靠的技术支持。此外，档案数据的安全备份工作由信息中心统一完成，大大降低了立档部门的管理成本。

引入云计算这项技术，既可以减少对硬件和软件等档案管理基础设施的投入，节省资金，避免重复建设，提高效率，还可以缓解档案部门对既懂档案业务又精通计算机技术的复合性人才的需求紧张状况。应用云计算技术还可以实现基础设施和基础服务的统一管理，有效整合富余的计算机资源，按需分配，规范和统一不同系统之间的数据交换和数据存储格式，提高不同设备的数据共享性，扩大档案信息的外延。

3.2.2 3D虚拟技术

3D虚拟技术在档案部门中的应用时间不长，却取得了极好的管理效果。传统的档案展览是以实物或普通的网页形式再现档案的，而利用3D虚拟技术来开发实体档案，对档案展品来说不仅是一种立体的展示，而且在展品的结构和空间信息的表现方面都具有更为明显的优势。用户可以通过网页在线浏览可交互的三维产品模型，通过点击鼠标旋转、平移模型，从任意角度观察，展品都具有完美的三维真实感表现，再配上音乐、导游解说和多媒体手法，用户足不出户就能“身临其境”，吸引越来越多的人利用档案、喜欢档案。这不仅能挖掘档案馆（室）的文化休闲功能，还能在无形中强化人们的档案意识，充分发挥档案的价值。

总之，档案管理信息化是社会发展的必然趋势，档案管理者应顺应档案信息化发展的潮流，创新管理理念和管理制度，作为档案管理人员，应提高认识，不断学习，认真研究和规划；而档案管理部门，更要适当加大管理投入，及时配备相应的人才与设施，适时引入虚拟技术和云计算技术等新型档案管理技术，有效提升档案管理效率，促使档案管理水平走上一个新的高度。

参考文献

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