徐丽

摘 要：随着信息技术的发展和办公自动化的完善，各单位电子文件的归档面临着严重考验，也是摆在档案管理者面前的工作方向。针对这分一问题本人从电子文件档案的管理与方法方面略作探讨。

关键词：电子文件；档案管理；方法探讨

如今电子信息技术的飞速发展和办公自动化的逐步完善，因而产生了大量的电子文件，这些电子文件以快捷、方便的优越性能而大大提高了工作质量与效率，从而给工作带来了极大便利。但是大量的电子文件的产生也为档案管理者带来了新的挑战，如何做好电子文件档案管理也是摆在档案管理者面前的一个重要课题，更是完善当前信息化建设与发展的一项重要内容

1 电子文件档案管理现状

1）对电子文件管理的重要性认识不足，大多数单位对电子文件的意义和功用，没有引起充分认识和足够重视，没有制定对电子文件档案整理、鉴定，归档的机制，他们只是使用计算机起草文件一旦打印出纸质正式文件，作为草稿性的电子文件绝大多数不被保留.不采取任何保护措施，而是被新起草的电子文件不断覆盖，或者为用于其它信息的存储而被清洗，或者仅是把电子文件存储在U盘或硬盘内，甚至对所保存的电子文件随意进行增、删，改等操作，使具有原始性电子稿件面目全非，而失去了归档保存意义。

2）电子文件与纸质文件的“双套制”保存，造成资源浪费。“双套制”保存是指将具有相同内容的纸质文件和电子文件一并保存在一些单位的办公自动化网络系统中，各部门在网上传递、承办文件，虽然提高了工作效率，但文件办完之后，又辅发纸质文件作为归档材料，这样就形成了相同内容、两种类型的文件并发、保存的局面，造成人力、物力，财力的浪费，势必影响电子文件的广泛应用和档案事业的进一步发展

3）电子文件的不安全因素，影响了对它的管理和长期保存。电子文件具有操作方便，传递快捷、存储空间小等突出优点，但也带来定的不安全因素，诸如电子文件对软硬件设备的依赖、不能直读易更改、信息与载体相分离数据丢失、病毒侵害等，这些都给电子文件的安全保管和长期保存带来诸多问题

4）电子文件管理工作琐碎，任务繁重，对于大量的电子文件管理与归档需要鉴定真伪和价值断定，这是个浩大繁琐的工程，因此对于电子文件收集归档及鉴定工作来说难度较大，要达到存真去伪存精去杂的目的，使珍贵文件不再湮没在价值不大的档案材料之中，还需要一个逐步提高工作效率的过程。

5）档案管理者的专业素质高低不同，电子文件归档工作不但要求工作人员必须具备档案专业知识而且婴有较好计算机操作技能，从目前情况看档案管理人员中有相当一部分专业素质偏低，许多档案部门缺乏专业技术人才尤其是具备档案管理和计算机信息处理复合型人才，使先进的档案设备无法投入档案管理中去，无法充分发挥应有的作用。

在信息技术高度发达的当今，如果上述问题得不到彻底解决，电子文件的管理就会停步不前，会因我们档案人员的束手无策或疏忽遭受损失，严重制约信息化进程的进一步发展和深化。在电子时代，要使人类活动的真实记录得以继续，只有迎接电子文件的挑战，管好用子电子文件，使之为经济建设服务，因此，必须找到一种对电子文件进行管理的路子，这是时代赋予的责任，也是历史发展的必然趋势。

2 对电子文件档案管理的几点见解

1）提高电子文件管理意识，把这项工作作为一项迫切的任务来抓。当前，电子文件的不断产生已经成为文件管理的主要问题。它与纸质文件一样，同樣涉及到保密安全，管理，归档、利用等问题与纸质文件具有同等作用。各级领导要把对电子文件的管理摆上议事日程，方可使信息化工程正常运行。再是采取有效手段，利用可借助的宣传方式，大力盲传电子文件管理的重要性，提高人们对电子文件管理的意识。

2）加强法制建设，依法管理电子文件，逐步形成一套完善的电子文件管理法制体系，相应的法律法规是电子文件管理的一个重要前提，目前电子文件管理不善，与没有一个电子文件法规有很大关系，因此，档案行政管理部门应会同政府行政部门联合制定电子文件管理法规，确认电子文件的法律地位，明确档案中的行政行为，依法管理电子文件，档案行政管理部门应逐步制定和完善电子文件的全过程管理制度，做到有章可循，使电子文件的管理达到标准化，规范化、制度化。

3）在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”，解决电子文件与纸质文件的“双套制”保存问题，建立“通道”，即是将电子文件和纸质文件以文本方式和映像方式共同存储在一张光盘上，然后利软件和数据库索引将二者结合，实现电子文件自动管理和检索永久保存的文件，应形成一套纸质文件保存，要认真收集保护原稿，对文件在处理过程中曾修改的文稿必须做修改标记，各种修改信息应予以保留，以备今后保存时一目了然，对电子文件档案管理提供便利。

4）加强办公系统和电子文件的安全防护工作，做好办公系统和电子文件的安全防护，首先要抓好信息存储载体制成材料这个问题。严把电子文件制成材料质量关，提高电子文件载体的保存寿命为电子文件的长期保存打下基础。二是保证计算机网络系统的实体安全，实体安全主要指环境和设备的安全，要有专人负责管理应用有良好的室内环境，保证机器设备和存贮设备不会因温度渡动及火灾受到致命的伤害，三是要保证计算机网络系统的运行安全，可设定登录限制、使用文件权限和文件属性等，这在一定范围内对服务器文件与数据提供了保护，四是做好数据库备份工作，保证信息安全。五是预防病毒，防止网络系统遭受侵害，要在计算机系统上安装防毒软件，它可自动杀毒，严禁使用外来U盘，光盘等，必须使用时应严格进行病毒检测，确认无病毒后方可使用，六是在不需要读写文件的地方使用“无盘工作站”，这种方法行之有效。

5）加强对电子文件和电子档案管理知识的培训，提高档案工作人员的业务素质，随着信息化技术的广泛应用，电子文件也大量地出现在人们面前，在这种情况下，档案人员只懂纸质档案管理知识是远远不够的，必须学习电子文件和电子档案管理知识，才能跟上时代的步伐，档案行政管理部门应加强这方面的业务培训，一是分期分批对档案人员进行电子和电子档案管理的培训：一是组织档案人员去外地学习电子文件与电子档案管理的经验：三是召开电子文件与电子档案管理现场会，推广这方面的先进经验，迅速提高档案工作人员的业务素质

综上所述电子文件作为新型信息载体，它以其自身独特记录形式和与纸质文件无可比拟的优越性使工作质量和效率大大提高，它给传统档案工作理念，技术和方法所得带束的严挑战是档案管理工作一场新变革，档案管理者要针对性地采取有效措施不断改进和完善各项管理工作，我相信电子文件的管理工作一定在不久的将来会更加完善、规范。

参考文献

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[3]朱康康.电子文件与档案管理[J].中国计量学院学报，2000，11（S1）：

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