李益兰

摘 要：随着市场经济和社会的不断发展，各个行业开始加强对工作内容的完善，档案管理工作也从原先不重视变为现在的重视，重要性大大提升。本文讲述了在事业单位中，档案管理工作中出现的问题，重点阐述了解决对策，主要有：转变观念，完善和优化档案管理机制、提升档案管理人员素质、增强现代化信息的建设，旨在为档案管理工作人员提供参考。

关键词：事业单位；档案管理工作；突出问题；解决措施

档案管理工作涉及内容较杂，作为事业单位中的重要组成部分，可以辅助其他部门员工的工作，但是现在很多管理人员不重视档案管理工作，导致实际工作中存在很多突出性的问题，需要管理人员加强重视，采取有效手段，提升档案管理效率，促进事业单位更好的发展。

1 事业单位档案管理工作中存在的突出问题

1.1 缺少档案管理制度

现在很多事业单位不重视档案管理工作，所谓的档案工作，只是由工作人员对资料的整理，工作效率和质量不佳，主要是因为档案管理的制度缺失，有的事业单位建立档案管理机制，但是内容不适合、落实不到位[1]。未能真正做到档案规范化管理。大多数单位认为档案管理工作是没有必要的，这就反应出单位管理人员在此方面管理意识的缺失，导致单位中多个部门沟通不正常，不能将档案管理工作落实到位。目前的管理工作只是保证信息资料不丢失，档案管理的工作效率不能保证。

1.2 缺少专业的管理人员

事业单位是为国家服务的机关，其中有很多重要的资料，所以对其管理很重要，在管理的过程中，需要依赖工作人员，因此管理人员的工作很重要，需要有较强的专业技能和道德素养。但是现在事业单位中档案管理部门只设置一名或者两名管理人员，并且大多数都是年纪较大的员工转型进行该工作，未受过专业的档案管理教育。加上档案管理部门中员工流动性大，缺少优秀人才，少数档案管理人员身兼多职，不能专心的从事管理和监督工作。

1.3 管理形式老旧

在全球科技快速发展的现在，信息技术已经在各个领域中都有所运用，在档案管理行业中，也创建了专门的管理软件，将档案复杂的管理程序变的简单，提升管理的工作效率和质量，降低管理人员的工作压力，令其有更多的时间创新工作形式。但是在事业单位中，档案管理形式老化严重，还使用人工形式进行录入和保存等工作，此形式已经不能符合现代时代的发展，并且降低工作质量。有的单位使用了信息化手段，但是因为信息平台不能及时更新，阻碍了信息技术和档案管理工作的融合，降低工作效率。信息技术和档案管理工作的良好融合，可以辅助单位更好的进行档案管理工作，为其发展奠定基础，因此需要提升管理人员的专业素养。

2 事业单位档案管理工作的解决措施

2.1 转变观念，完善和优化档案管理机制

事业单位进行档案管理工作的时候，可以根据对该部门中资金的投入和管理人员的素质得出事业单位对该工作的重视程度。单位领导要转变观念，明确档案管理对单位发展的重要性，在实际工作中增强对该部门资金的投入，利用宣传和培训等手段，让管理人员也意识到自身工作的重要性，积极参与到工作中。另外，单位要想提升档案管理工作水平，还需要建立完善的档案管理机制，优化档案管理制度。领导人员要随着时代更新观念，将档案管理机制的制定与现代潮流与时共进，明确管理人员工作职责，将其工作效率和绩效挂钩，提升档案管理工作的水平。制定档案管理制度的时候，单位结合国家相关法律法规，根据自己发展目标和实际情况，建立适合的档案文件管理机制，并严格要求员工执行，在管理部門中实行“统一控制，分层管理”的形式，将档案的有效性放在管理工作第一位，让员工做好档案的收集、分类、整理和保存工作，并严格按照管理流程，将重要文件和普通文件分类保存，保证事业档案资源获得最大效率的利用。

2.2 提升档案管理人员素质

人才是单位和企业发展的保证，如果只有完善的管理制度而缺少专业的管理人员，那么还是无法提升档案管理效率，因此在单位内部，提升档案管理工作人员的专业素质很重要，首先在选拔方面，可以从外界招聘和内部挑选人才两方面进行，不但从外界招聘高素质的人才，还在单位内部中挑选适合档案管理工作的员工，借此提升人力资源利用率。确定档案管理人员后，单位聘请专业的讲师，对其进行技术培训，提升其工作素质和服务意识。事业单位中优秀的档案管理人才，不只有较强的沟通能力，保证和各部门的友善交流，还要有一定的信息技术使用能力，这是现代社会下必须具备的工作技能，针对档案管理方面，熟练使用信息设备进行档案的打印和复印等工作，当然，原始的工作技能——书写不能缺失。因此事业单位要加强对人才的培养，可利用微信公众平台，建立档案管理学习平台，定期颁布国家关于档案管理的新政策，或者发布一些工作小窍门等信息，帮助档案管理工作人员通过学习，和时代发展潮流相符，创新管理工作，促进事业单位中档案管理工作的顺利进行。

2.3 增强现代化信息的建设

随着事业单位规模和工作时间的增加，产生的档案越来越多，如果还使用原始人工管理档案的方法，必然会增加管理人员的工作压力，加大档案管理出错率。因此要借用现代信息技术，完善档案管理工作，利用档案管理软件，管理人员只需将档案录入，自主进行档案的分类和储存工作。事业单位加大对信息档案部门资金的投入，购入打印机、复印机、缩印机等，并引入正规档案管理软件。利用计算机，提升对档案的管理质量和效率。单位领导确定档案管理工作信息化的流程，然后对其进行完善和优化，保证其工作满足单位发展需要。在此技术背景下，购买适合的软件，保证档案管理工作的现代化[2]。对信息系统的建设中，要重视对安全的管理，外界病毒和黑客的攻击、计算机硬件的损坏、人为破坏，都可能造成计算机中档案的丢失，因此要加强对档案的管理工作，如明确使用流程，严禁非本部门员工随意使用计算机；下载杀毒软件和防火墙；定期邀请计算机运维人员进行检测和杀毒工作；做好档案的备份工作，保证信息化档案管理的安全性。事业单位档案管理工作的现代化建设，优势有很多，如减少纸质资源的浪费；延长档案保存寿命，提升档案完整性；全程有信息技术分类，不会出现分类错误的情况，减少错误的产生。总的来说，信息技术和档案管理工作的融合，有很强的优势，值得推广。

3 结论

综上所述，事业单位要想有长远的发展，不能忽略其中每一项工作，档案工作也是如此，必须重视档案管理工作中出现的问题，采取有效管理形式，加强对档案管理的工作效率和质量，通过增强对其重视程度、进行现代化信息的建设和培养全素质管理人员，让档案管理工作满足单位的发展，更好的为社会服务。

参考文献

[1]杜弟丽.新形势下事业单位档案管理规范化标准化的途径[J].办公室业务，2019（06）：51.

[2]于倩.新时期行政事业单位财务档案管理的创新模式研究[J].行政事业资产与财务，2019（06）：89-90.