孙翠玉

摘 要：随着科技水平的发展，电子档案在各行各业中得到广泛推广和应用，其具有节省保存空间、操作方便、实现共享等多种优点。据此，本文就关于档案信息化建设和管理工作进行探讨，以期能提升档案信息化建设和档案管理工作水平。

关键词：电子技术；档案信息化；作用

在当今信息全球化社会，档案管理朝着信息化发展是与时代发展相适应的必然要求。档案信息化建设是迈向大数据现代社会的必由之路。档案信息化是档案管理从傳统实体服务转向数字化信息服务模式的转变，通过数字化档案信息资源和网络化档案的管理过程实现对档案信息资源的合理管理和有效利用。传统档案管理体系和技术已经不能满足现代社会的要求，如何与大数据环境和技术接轨是档案信息化面临的挑战与机遇。

1 电子技术简介

1.1 电子技术的含义和特点

电子技术科技是一种新兴于十九世纪末、二十世纪初的科学技术，是利用电子元器件来设计各种电路以满足现实生活需要的一种技术。现代电子技术已经渗透到人类方方面面，在现代世界无处不在，在物联网、智能家居的发展中电子技术将会发挥重要的作用；电子技术发展趋势和特点，可用“五化”来概括，即：条件极端复杂化；微型化；绿色化；集成化；高精度，多功能和智能化。该技术涉及到信息、电子、材料、能源、管理等方面的知识。对档案信息化建设来说，电子技术的应用无疑是大幅度提升了档案管理的效率和质量，也极大的节省了时间和人力成本。

1.2 电子技术在档案信息化建设和档案管理中的作用

1）提高工作效率和工作质量。电子档案能够很大程度上保证整体工作的正常运转，高效、科学的档案信息化建设和管理工作还能大幅度提升整体工作的效率和质量。

2）提高信息管理质量。重要的档案信息是非常宝贵的资源，所以必须提升电子档案管理质量，才能保证这些档案的利用率和安全性，从而发挥这些电子档案信息的现实价值，因此，进一步加强档案信息化建设和管理工作是非常重要的。

3）提升的整体管理水平。档案信息化建设和管理工作是推动工作水平不断提升的重要力量，如今，我国各单位等都相继成立较大型的档案资源管理信息部门，足可见加强档案信息化建设和管理工作对于提升管理水平的重要性。

2 档案信息化建设和管理的相关建议

2.1 完善制度，规范监管

健全完善的管理制度、规范有序的监管办法，将为优化档案管理提供保障。首先，要严格根据《档案法》和国家档案管理条例，联系本单位的实际情况，建立健全档案信息化管理制度，灵活设计档案管理工作考核办法，依法严格治档，杜绝以权谋私现象，助推档案管理工作顺利开展。其次，要强化对档案信息化管理的有效制约和监督，要坚持依法依规，切实融通事业系统内部监督与外部监督，充分利用管理公开和社会监督形式，勇于接受新闻媒体和群众监督，及时排查档案管理过程中的隐患，营造一个安全高效的信息化管理环境。再次，完善档案管理学习制度。要持续开展学习我国《档案法》《档案法实施办法》以及其他各种法律法令中相关的档案管理规定，深化档案管理制度认识，更加规范有序地开展档案管理工作。最后，要完善管理评估体系，对档案管理工作进行合理考核，以更好地保证信息化管理实效，真正将档案信息化管理工作做细、做好。

2.2 推进档案信息化管理水平提升

随着电子档案的兴起，档案管理也将由孤立地整理归档转变为在信息化时代进行档案资源共享、信息互联互通。在未来档案管理模式信息化、智能化、自动化的发展趋势中，档案的信息化管理也应向确保档案信息的安全性、提升操作档案管理服务系统水平上的方向上提升。档案信息化管理的工作模式也由孤立的、封闭的管理模式向共享、便捷、安全等方向转变。从而促进科技成果转化并发挥档案独特的展示、传播与共享作用。

2.3 完备设施，提升效能

为有效提高信息化管理水平和效能，必须加大资金投放力度，注重应用性软硬件信息化基础设施建设。首先，要根据国家档案管理标准，充分利用便捷的信息技术手段，开发、建设优良的档案管理操作系统，并配备标准化管理设备，创建一个科学实用的档案信息运营网站，实施信息化操作和管理。网络化服务是档案信息化管理的基本要求和主要方式，通过丰富生动的网页形式提供相应的档案信息服务，可以便捷地实现网络浏览、查询、检索、归档、下载等多样功能，适时更新档案数据信息。其次，要不断提升档案信息资源管理数字化程度。借助信息化、数字化管理进程，有利于进一步促进各部门之间的在线信息资源传递和互通共享，按照档案管理体系组织创编成有机的资源整体，借助档案管理操作系统优化实施信息化管理。最后，还要不断提升网络技术和工作平台建设能力，重视各种丰富的、具有管理参考价值的音频、视频、图像、电子文档等档案资料的数字化搜集、存储、管理、维护，充实档案信息资源数据库，提高档案管理的数字化效果，以更好地为发展决策、工作考核和人才培养提供有益参考。

2.4 开放共享档案资料

信息化背景下，档案馆的档案资料其实始终是呈一种“流动”状态的，即意味着大家共享档案资料，档案资料自身也可实现扩充和进化。因此，开放共享档案资料，从而进一步扩大信息化优势，对优化电子档案管理资源具有非常重要的意义。当然，开放共享也要注意适当适度，有些重要的档案资料，还是要严格保密。

2.5 转变观念，优育人才

优质高效的档案信息化管理需要积极转变管理观念，需要配置优秀的管理人才和富有凝聚力的管理团队。第一，促进单位领导和管理人员转变观念，树立优化实施档案管理的正确认识，明确了解档案信息化管理的内涵、优势、不足和重要意义，增强信息化应用意识。第二，加大档案管理人才的培养与引进。在管理工作实践中，可以利用内部竞聘、对外人才招聘、邀请专家讲座指导等有效形式，建立较为合理的管理人才队伍，让更多具有良好责任心、具备档案专业素养、综合素质较强的人才充实加入档案管理的行列。第三，加强轮训学习，更新管理知识，熟练掌握信息化管理方法和技能，不断提高管理人员的能力和素质，必须对管理人员的计算机专业知识、应用技能、综合素质等进行有针对性培训，注重考核管理业务能力，提高他们对档案管理的思想认识，培养出高素质的、热心致力于档案管理事业的人才队伍。第四，激励管理人员善于运用先进科学知识开展档案管理工作。档案管理实质就是知识管理。单位要鼓励管理人员在日常工作中多坚持学习，灵活利用掌握的新知识、新技术和新方法来开展档案信息化管理活动。

2.6 加强电子档案管理实验区和示范区建设

信息化背景下，档案资料可实现集中化处理，基于这一点，就可以建立电子档案管理实验区和示范区，即将所用的档案资料投入其中，建立一块有规模、系统化的信息化档案管理试点，同时在利用信息化优势不断扩充和优化原有的档案资料，从而发挥这些教育试点的示范、带头作用。

3 结语

综上可知，我国的传统档案信息化建设和管理工作无论从管理理念、管理过程、管理模式和管理人才上都存在明显不足，为加快档案信息化建设和管理步伐，就必须从全局出发，加强管理并加大投资力度，并重视档案的保存、保密工作，上述建议只是一些浅见，希望能为推动档案信息化建设和管理工作的进一步提升提供帮助。

参考文献

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