姜澜

摘 要 开放教育的学籍管理是与学生切身利益相关的，从入学注册在学信网生成学籍开始，到满足毕业条件获得毕业证书，甚至包含了毕业后的相关证明材料开具都离不开学籍工作，其涉及内容多，工作量大，应不断地完善管理制度，合理人员安排，提升工作责任感，文字化工作总结经验，改善工作工具性能，以提高学籍管理质量，服务于办学质量的提高，体现立德树人的教育方针。

关键词 开放教育 学籍管理 教务平台

中图分类号：R544.1                                  文献标识码：A    DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2019.04.084

Abstract The management of students' status in open education is closely related to students' vital interests. From the beginning of enrollment and registration， to the completion of graduation certificates and even the issuance of relevant certification materials after graduation， the management of students' status in open education cannot be separated from the work of school status. It involves a lot of content and a large workload. It is necessary to constantly improve the management system， rationalize personnel arrangements and enhance the sense of responsibility for work. Characterization work summarizes experience， improves the performance of working tools， improves the quality of school roll management， serves the improvement of school running quality， and embodies the educational policy of strengthening moral education.

Keywords open education; status management; educational administration platform

1 开放教育学籍管理工作

学籍管理工作是全过程参与到开放教育学生的管理中的，从满足招生入学条件的新生在学信网注册生成学籍的时刻起，到学生毕业，拿到毕业证书完成这一阶段的开放教育，甚至到毕业后各种证明文件的开具工作都和学籍密不可分。

以开放教育使用的cps1.0版本的教务平台为例，学生在学信网生成学籍开始，按照其管理过程学籍工作包含了：学生学信网相关信息接收到教务管理平台，如学生的学号、考生号、个人信息等;學生个人基本信息的更动，如姓名、性别、身份证号、民族等;按照专业规则为学生进行课程注册，在教务平台选课，并通过考核才能获得相应学分，总学分达到专业规则要求的相应分数后方可申请毕业;各种原因造成的学籍异动，如转学、转专业、退学等;毕业审核及毕业证书的发放，学习中心为满足毕业条件的学生在教务平台提出毕业申请，省校平台进行毕业初审，中央平台进行毕业终审，通过终审后制作下发证书;制作合作高校学历花名册、成绩册，有学生申请合作高校毕业证书的情况，需要制作相关的花名册和成绩册以备高校盖章办理毕业证书;办理学籍延期，开放教育学籍有效期是8年，如学生满足八年有效期仍未能顺利毕业，可以办理学籍延期，将学籍延长到9年;处理学信网零散信息上报，时常会出现需要人工重新补报学历相关信息到学信网;学生需要的相关证明材料的出具，如成绩单、在读证明、学生遗失毕业证书后办理毕业证明书等;联系网考办修改统考网照片，开放教育学生在总学分满足毕业的条件下，需要通过统考才可以拿到毕业证，统考网由学生自行注册打印准考证等，会出现电子照片需修改的情况。

2 学籍管理过程中发现的问题

因学生基本信息录入错误申请信息更动的占比高。学生的信息除身份证号是由机器读取采集外，其他包括姓名、性别、民族等信息都是招生人员根据报名登记表手动录入到招生系统，报名登记表由学生手填，会出现因字迹模糊问题或是录入失误的原因出现偏差造成在学信网和教务平台学生基本信息错误，每学期提出申请信息更动的数据中约半数都是报名注册时录入错误造成的，需要重新提供材料上报办理信息更动，导致一定程度人力资源的浪费，影响工作效率。

近几年毕业生照片未上学信网情况增多。很多开放教育的学生毕业后联系班主任反映学信网查不到学历信息，经教务平台查询了解几乎都是学生学历信息已上报到学信网，但是缺少学历照片。学历照片是图片社统一采集上传到学信网，与开放教育总部上传到学信网的毕业信息相关联，之所以出现无学历照片的情况是两者未成功关联，关联所对应的唯一信息是考生号，也就是说在学生做毕业照片采集时未能同时上报考生号。零散上报学历照片是需要人工逐个上传到学信网上的，对照片的大小、格式、底色等都有要求，如果出现大量的照片未上学信网的情况，对于审核和上报都是非常大的工作量，容易留给学生产生不负责的印象，对业务管理和相关流程不熟悉，造成学籍工作服务不到位的情况。

学籍管理业务培训效果不理想。省校每学年或每学期都会开展学籍管理的相关培训，而往往培训的过程中参与度不高，回到工作岗位时才发现各种困惑的问题，甚至来参加培训的并非学籍管理人员，导致培训过的内容，需要电话或网络再询问，出现针对个人或个机构的再培训，由高效集中培训，变成一对一的单独指导，省校的学籍管理人员疲于反复低效的应付回答基础问题，影响正常工作安排，出差来参加省校的业务培训也就失去了意义，同时浪费了公共资源。

对学籍管理不够重视。要清楚的认识到学籍管理事关学生切身利益，需要管理人员工作缜密高效且极其认真负责，当前多数学校学籍科管理人员配备不足，工作量大，时间仓促，时有加班情况发生，同时也难以保证工作质量，更何谈员工的科研创新、成长发展，长此以往也难以留住优秀的有经验的学籍管理人员;很多学籍管理工作如何开展都是依靠口口相传的方式进行的，没有形成适应自身情况而制定形成的管理手册或实施细则，当发生人员变更时，交接工作难以去报充分、准确，新员工上岗进入角色慢，缺乏系统了解和学习，办理业务时，只能就此事论此事，不能系统的找到问题原因，不能根本性解决问题，难以避免再次发生同样的事，而前辈宝贵的工作经验和工作方法同样难以传递下去，更何谈完善工作、提出创新与改革。

教务平台响应迟缓。开放教育的每个省校有自己的服务器以存放教务平台数据，教务平台的响应速度就决定了工作办理时间的长短，目前开放教育多数使用的是cps1.0系统的平台，部分省校教务平台做毕业审核等需要调用大量数据的情况时，平台速度缓慢，一次响应时间需要三到五分钟甚至更久，偶尔还会发生响应中断的情况。毕业审核在每学期初的毕业工作中是需要反复进行、频繁调用大量数据的一项业务，学生是否满足毕业条件，能否提交毕业申请，都要依据毕业审核的结果，平台响应速度决定了毕业审核工作的效率，决定了毕业工作的效率，响应缓慢会影响毕业工作的平稳有序的开展，消极化学期初学籍工作高压下的工作人员。

3 关于完善学籍管理的思考

服务意识先行，提升责任心。习总书记曾指出，好的思想政治工作应该像盐，最好的方式是将盐溶解在食物中，自然而然的吸收。将对学生的思想道德教育以身作则的落实到服务学生的工作中去，落实到行动中去，心系学生，时刻牢记作为教育工作者的责任感，思考我们在为谁培养人，要培养怎样的人，把事关学生切身利益的学籍工作的服务意识提高，做好向学生传达学籍工作的重要性，系统的指导其各阶段材料上报工作，耐心专心专业于学籍管理，在潜移默化中让学生感受到思想政治教育，树立正确的职业态度，培养个人素养全面发展。

强化学籍管理重要性，规范学籍管理安排。学籍管理质量的保证是办学质量的基石，事关学生根本利益，从入学到毕业拿到证书都与学籍管理密切相关，不容马虎，不得懈怠，学籍的任一环节出现失误都可能给学生带来无法按时毕业的情况。为解决工作量大忙中出错的问题，可以从调整学籍整体工作安排和人力配备方面入手，将工作时间段的长短与教学安排、学生数量形成相应的比例，人员安排上也应该与工作量想匹配，注重员工晋升渠道和个人发展方向，并引进择优奖励的培养方式，既调动员工的工作热情，又充分考虑员工的个人利益。如招生系统填报学生信息失误率高，可以在学期初安排专人在学生信息录入系统后，进行报名登记表和系统内的学生信息核对，及时发现错误，让问题止于开始。

制度化管理学籍，有效执行工作纪律。开放教育有一系列教学教务管理手册，其中包含了学籍管理工作手册，有管理工作指南及教务平台的操作流程，每个落实教学的办学实体都应该结合学籍管理工作手册因地制宜的制作符合自身特点的学籍管理办法，固化业务办理流程和办理方式，突出工作重点及注意事项，作为业务指南每学年根据开放教育新的管理安排计划更新调整修订，在形成完善的工作指导依据的前提下，便捷化员工，定制化服务自己的學生。规范化办理要求，强化工作纪律。按时按要求完成工作，不拖延、无私心、高标准严要求，始终把提高业务水平和立德树人放在第一位。如规范化培训流程，可以要求被培训者在结束培训后，分享培训内容及学习收获，以确保培训效果，调动员工的参与度。

积极处理问题，及时总结工作经验，改进工作方式。系统了解和学习学籍管理业务，对于时常发生的问题或是突发情况，采取更加积极的态度，找到问题发生的原因，结合工作经验，找到从根本上解决问题的方法，及时总结经验，添加到学籍管理手册中去，避免同样的事再次发生同样而影响工作进度产生无效抱怨，让宝贵的工作经验和工作方法传递下去，让工作更加高效，让使用手册更加完善，节约人力成本和时间成本，让员工从繁琐低效的日常工作中解放出来， 有更多的时间思考业务，提出创新与改革，助力于员工个人发展。如近几个学期办理的学信网照片零散上报工作增多，究其原因是图片社上传的电子照片和开放教育总部上传的电子注册证号发生关联的关键信息发生了变化，现在是通过考生号替代早前的学生号作为关键信息关联，但是很多学习中心并不知晓，采集毕业照片时未能同时上报考生号造成了照片匹配失败，找到原因后扩大这一情况的宣传，传达进行毕业照片采集时需同时提供考生号的业务新要求，并形成经验总结，作为学籍工作常用问题指南的一部分传递下去。

完善教务平台性能，工欲善其事必先利器。在人力配备齐全、工作安排合理、熟谙管理流程和完善学籍业务工作方式和工作方法的基础上，工作效率的提升则主要依托于工具完善即教务平台的高性能，从硬件上来说确保服务器的配置满足使用需求，从维护上来说要配备相应的技术维护人员，能够让系统在保证教务平台账户和数据安全的前提下，平稳持续工作并能够快速处理数据及响应用户操作。

4总结

通过提高对学籍管理的重视，不断完善学籍管理的工作方式，固化流程，形成规范管理制度，学籍管理工作才具有高效性、可传递性和规范化，并以学生为本，注重管理质量，全心全意为学生利益服务，体现立德树人的教育方针的同时落实三全育人，即全员、全过程、全方位的教育理念融入到学籍管理的全过程中去，培养学生德智体美劳全面发展。

参考文献

[1] 潘群等.开放教育学籍档案现状调查分析——以海南电大为例[J].海南广播电视大学学报，2016（3）：7-11.

[2] 姚苏芮.开放大学环境下学籍管理的思考[J].中国成人教育，2013（23）.