江星舫

摘 要：由于我国素质教育的不断深化和推进，中职院校在教学、科研和社会管理等方面都取得了优秀成果，中职院校的业务范围也在不断扩大，经济业务也随之增长，随之而来的是更多的需要科学管理的档案资料。如何将这些档案资料充分进行开发和利用，使其成为中职院校制定经济策略的可靠依据，是档案管理的重要目的。因此，探索中职院校财务档案的开发利用具有十分重要的实际意义。

关键词：中职院校 财务档案 开发 利用

中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1003-9082（2019）04-00-02

引言

随着中职院校的体制改革和对现代化信息技术的应用，使得传统的财务档案管理方法已经无法适应当前科学化、规模化、信息化的档案管理要求。因此，对中职院校财务档案的开发和利用展开探讨是非常有必要的，本文就中职院校财务档案的开发和利用提出一些个人看法，希望对各校财务档案的管理工作具有参考意义。

一、中职院校财务档案管理的现状分析

目前，很多中职院校的财务档案管理工作中普遍存在着以下几个问题：领导不重视、职工不专业、基础设备不齐全、信息技术手段落后等。

1.过度重视纸质文件

纸质档案虽然是沿用已久的财务档案管理形式，但并不是最好最高效的财务管理方式。有的中职院校一直采用的是纸质化办公，财务档案的收集、整理、装订、分类依据报销发票、会计凭证、账本等都采用的是手工操作的方法，有的甚至连会计报表都是纸质报表。对于电子文档、数据文件、数据库等没有实时的更新和存档，从而可能发生数据丢失、文件损坏等现象。

2.管理制度不规范

很多中职院校在用人时没有仔细考察，造成有的财务档案管理人员并不具备档案管理学的相关知识，或财务专业的相关知识，或日常管理软件的熟练使用，仅靠个人的工作经验和习惯去完成财务档案管理工作。有的中职院校没有对信息化处理的后电子文档、程序文件、备份文件等相关财务档案资料建立保护制度，没有将其纳入财务档案的保护范畴。

3.重视后期管理忽视前期基础

财务档案的工作必须要保证前期基础例如原始票据的填制、收取和审核，编制财务报表、记账和结账等各项工作的实时性、完整性和真实性，这也是财务档案工作的特殊性。由于财务档案管理的现代化、信息化使得中职院校的财务管理工作内容增加，工作量也更大。工作强度的提高使得很多高职院校都忽视了对财务档案入库前的监督审查，只重视档案入库后的后期管理。

4.缺乏时效性的意识

按照我国《会计档案管理办法》的相关规定，每年的财务档案在会计年终了后，可暂时让财务部门保管一年，然后需要移交到院校档案管理部门封存保管。但很多中职院校由于归档不及时或是为了方便取阅，将财务档案长期存放在财务部门，没有按时移交院校档案部门。

5.缺乏财务档案利用意識

财务档案管理的最终目标是利用。利用财务档案处理分析后的数据为中职院校的科研管理、经济发展、发展方向提供参考价值，研究针对性的策略，为院校教学科研服务，为院校管理服务，为院校决策服务，为院校的可持续发展服务。但现下很多中职院校的财务档案管理人员缺乏这种财务档案的利用意识，不善于开发和利用财务档案，不愿意花时间去总结分析财务档案的数据，最终使财务档案成为一堆无用的数据，无法为中职院校的发展提供帮助。

6.缺乏过程控制的意识

有的中职院校由于财务档案管理部门的人手不足，将财务管理工作过程中产生的大量的原始票据、数据资料的归档存档工作视为能省则省可有可无的工作，且不够重视日常财务档案的整理、分类、归档的工作。财务档案管理工作是一个细水长流的过程，必须要保证过程的真实性，每一张票据每一份资料都要整理、分类、归档好。在财务档案管理工作过程中没有良好的过程控制意识，会影响财务档案的真实性，这对财务档案的利用效果有着很大的影响。

二、中职院校财务档案的开发

笔者根据自己的经验，认为中职院校财务档案的开发可以从以下几个方面着手进行。

1.软件

1.1建立完善的中职院校财务档案的管理制度

在中职院校财务档案的开发和管理制度建立的过程中，现代化的信息管理技术是不可缺少的一部分。有必要为档案管理制定业务、规范和指导性的规则和条例。那么我们就应该建立双向约束的机制，一方面是指领导者的行为，领导对制度的遵守状况直接影响制度的执行状况;另一方面制约负责财务档案管理工作的职工，职工是制度的主要执行者，不对其行为进行制约，那么制度的建立毫无意义。只有建立完善的财务档案管理制度，才能有效的避免管理漏洞、规避风险、奖罚分明，让中职院校形成规范化、标准化及制度化的财务档案管理机制。

1.2建立安全保险的财务档案监护权制度

安全的财务记录保存系统需要满足信息管理的要求，以保证财务记录的完整性。特别是在各种电子文件的存档方面，有必要注意档案文件的备份和防书写保护。应定期检查文件的有效性防止文件的丢失。同时要防止电子文件的外流，不经允许任何人任何单位都不得复制。要安排转让负责财务档案的保护工作，防止财务档案分散保管、归属不明等现象的发生。

1.3领导需要加强对财务档案管理工作的重视

领导的重视是职工工作的动力来源，重视的程度直接影响到职工工作的态度以及财务档案管理工作的效率和深度。领导需要真正认识到财务档案管理工作的重要作用以及现代化信息管理技术对财务档案管理工作的促进作用，树立正确的管理观念，给予资金、人员、设备等方面的大力支持，为负责财务档案管理工作的职工建立完善的考核体系和标准，最大化的激发职工的工作热情，同时领导需要将财务档案管理工作作为个人工作内容的一部分并实时进行监督和考核。

1.4提高中职院校负责财务档案管理工作职工的素质

财务档案的有效开发需要一支高素质的职工队伍来支持。提高职工的素质可以试着从以下两个方面进行：培养更加专业的现代化信息管理技术方面的人才;组织职工参加专业的学术研讨会、档案管理专业培训等。提高职工的素质，让职工不断补充新知识，完善知识体系，增强职工的档案管理力，提升档案管理水平。因此，中职院校需要重视培养一支现代化、专业化的财务档案管理团队，让中职院校财务档案管理工作高效进行。

1.5提升软件水平

中职院校在挑选和使用财务软件和财务档案管理软件的时候，既要考虑到财务会计工作的需求和特点，也要考虑到信息处理系统的要求，更要注重的是适应院校的管理和发展。因此，院校所选择的软件不仅要能发挥信息化处理技术的优势，更能够快速、准确、直观地提供和计算所需要的信息。同时，院校所选择的软件后期要有可持续更新可拓展的能力，满足院校的发展所带来的新需求。

2.硬件

第一，财务档案的库房建设是保障财务档案安全的重中之重，因此中职院校需要增加对档案管理经费的投入，加强档案存储库房建设以及相关设备的安装。中职院校需要根据自身的财务状况投入合理的资金来建设财务档案管理的硬件设备。依据我国对档案管理的相关规定，需要建立防火、防潮、防盗的专业档案库房，且档案柜需铁制，实现档案存放库房、档案阅览室、办公室三室互相独立分开。此外，档案室还需要配置计算机、打印机、扫描仪、刻录仪等专业设备，保证档案的存储、提阅等有序进行，以此提升档案管理的效率。

第二，提升中职院校财务档案管理工作的电子化、信息化和现代化程度。随着计算机技术的不断进步，实现电子化、信息化和现代化的信息管理是财务档案管理工作的必然趋势。现代化的信息管理技术有着方便快捷、准确直观、省时省力等优点，在中职院校的财务档案开发和利用过程中，应用计算机技术和先进的管理体系，可以极大地提升财务档案管理工作的效率。运用现代化的信息管理技术进行财务档案管理工作主要包括以下几个方面：

一是在整理金融电子档案的过程中，根据不同档案的特点和中等职业学校金融档案的具体情况，建立了完整的电子金融档案管理系统。依靠系统的可靠性，有效规范财务记录的管理。

二是在财务档案的整理过程中，将那些可公开的档案材料，利用电子档案易传播的优势，信息化的方式向社会公开，充分利用财务档案的价值，发掘电子财务档案信息的利用价值，这样做既可以形成广告宣传效应，也可以提升学校在社会中的知名度，形成品牌效应，也可以实现信息服务的社会化，方便更多需要的人利用选择这些档案资料。

三是在财务档案的整理工作中尽量取缔人工操作，用现代化的技术和设备完成财务档案资料的处理、存储、调用等，逐步实现计算机数字化处理。数字化的信息在传送、处理、调用时更加方便快捷，这样可以大大提升财务档案工作的效率和利用财务档案资料的效率，也有效地避免了财务档案资料在处理过程中可能造成的缺失、损坏等现象的发生。

三、中职院校财务档案的利用

财务档案管理的目的不是将档案分门别类放置好然后放在库房中不闻不问，而是要充分利用这些档案进行分析处理形成可靠的作为学校制定经济发展策略的依据。

1.通过宣传引导人们科学利用档案

有效合理利用资源需要正确指导，中等职业学校档案管理部门应充分利用媒体、学校网络等宣传渠道，加强财务档案利用价值的宣传，并指导大家正确、积极查阅档案。只有使他们更加了解和重视财务档案的使用，才能获得人力、财力和物力的基本支持，更好地开展财务档案的使用。

2.分析档案利用者需求，提高档案利用率

中职院校财务档案的利用依赖的是档案利用者的需求。财务档案管理工作者与利用者积极的沟通交流，是提升财务档案利用价值的重要条件。中职院校财务档案管理部门只有加强分析，清晰地掌握利用者的需求，才能有针对性的开展档案利用工作，最大化的满足档案利用者的需求，提升档案利用率。

3.改善阅览室环境

中职院校应该积极改善档案阅览室的条件，为查阅档案的人提供一个舒适良好的阅读环境。例如档案管理部门可以在阅览室中多挂一些名人名言等具有励志性的条幅，为阅览室构建一种积极进取、拼搏向上的人文环境，让档案查阅者可以快速进入学习状态，更加认真、仔细地查阅档案，让档案的利用率进一步提升。

四、中职院校财务档案开发和利用取得的成果

1.将档案管理工作提升了一个台阶

在中职院校财务档案的开发和利用过程中，档案管理部门运用现代化的信息管理技术科学地手机、开发、管理、利用中职院校财务档案，让档案更加现代化、科技化电子化、无纸化，更加智能的服务于教学与科研工作，形成一次付出、多次回报的良好循环，让档案的利用更加高效，让档案信息资源产生最大化的价值。

2.全面掌握中职院校发展规律

数据不会欺骗任何人，分析有效的数据可以发现事物发展的基本规律。通过对中职院校财务档案的开发利用，掌握了全面详细的信息资源，这些信息资源可以有效地反映中职院校的发展历程和规律，因此能够为中职院校的未来发展提供一个可供参考的预期。

3.为领导决策提供依据

通过对已经掌握的历史财务数据进行分析，可以对中职院校未来的发展前途

进行大致判断，这样领导除了遵循院校发展的基本规律外，多一个可供参考的理论依据，更好地制定出适合中职院校发展的长期战略，促进院校的稳步前进，健康发展。

4.培养职工的主人翁意识

中职院校财务档案的开发和利用，能够将院校的财务状况清晰明了的公开，让院校职工对院校的财务状况有一个清晰的了解，院校去年的收入是多少、院校的支出都有哪些方面、职工工资的上涨额度、院校未来的发展前途都能让职工一目了然的看清楚，做到心中有数，以此激发职工的主人翁意识，对工作更加尽职尽责，更好地为院校发展做贡献。

5.提高領导反腐倡廉的自律意识

数字化的原始数据很难篡改，让财务管理与会计核算的过程更加透明和规范，多部门的流程化运转，监督人员、审查人员的积极参与，使用多种方式进行全面监督，让财务管理的整个过程都在监督之下，可以有效地避免贪污贪没等现象的发生，也有效推进了院校的财务公开制度，且有益于建立公开、透明和严谨的财务监督制度，以此加强廉政建设。

结语

综上所述，中职院校在今后的财务档案管理工作中必须重视财务档案的开发和利用，提升财务档案管理效率，利用现代化、科学化的信息处理技术让财务档案的利用更加高效。

参考文献

[1]李婧.关于固定资产管理与财务档案管理的研究[J].今日财富，2017（16）：117.

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