王腾飞 林华虎 叶朋 王美

1 概述

1.1 应用背景

项目管理总承包是水利工程建设项目管理的发展趋势，其档案工作涉及全面、内容丰富，并且在工程建设的各个环节都发挥着重要作用。作为项目管理总承包在保证工程档案资料完整的同时，要重视各方档案工作，强化过程管理，发挥档案工作的纽带作用，促进建设项目圆满完成。但随着国际经济的大力发展及我国改革开放政策的实施，我国水利工程建设规模越来越大，投资额越来越高，工程越来越复杂，传统的档案管理模式已经不能适应快速发展的经济需要。因此，引进水利工程电子档案系统，应用到工程建设中，成为必然的趋势。

水利工程电子档案系统，总体上覆盖水利工程建设全过程档案资料形成、采集、整理和归档，实现全生命周期管理模式下的档案过程管理工作，满足水利工程建设档案“同步开始、同步进行、同步验收”，切实提升水利工程建设项目的档案管理信息化水平。

铜仁市大兴水利枢纽工程作为中水北方勘测设计研究有限责任公司承接的项目管理总承包业务，投入了大量的管理力量和技术力量，以优质档案为导向，以竣工档案验收为目标实施工程建设档案工作。工程建设前期就编制大兴水利枢纽工程建设档案管理制度及管理实施细则，以水利工程质量评定验收规程、规范为基础，利用电子文件模板规范日常行文版式，力求参建各方工程建设资料规范、一致。从制度上、技术上保证档案形成、收集、整理完整性和系统性。过程中编制《大兴水利枢纽工程档案分类与编号方案》指导各参建单位档案整编工作，并开发工程竣工档案管理系统，实施项目管理总承包PMC模式下工程建设档案管理的标准化。结合工程档案工作实际与应用，研究当前档案信息化工作趋势，分析PMC模式下如何进行电子档案系统实施，促进电子档案在水利工程建设的推广及应用。

1.2 依据和原则

系统设计在专业技术上依据GB/T 50328—2016《建设工程文件归档规范》、DA/T 28—2018《建设项目档案管理规范》、GB/T 11822—2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》、GB/T 18894—2016《电子文件归档与电子档案管理规范》等国家和行业规范，以及《水利科学技术档案管理规定》（水办[2010]80号）、《水利工程建设项目档案管理规定》（水办[2005]480号）、《水利工程建设项目档案验收管理办法》（水办[2008]366号）等水利行业工程建设项目档案管理规定和办法，保证系统设计的技术基础无偏差。

在系统设计中充分考虑系统的体系结构、硬件设备、软件设计等多方面的优化，技术上采用结构化、模块化设计原则，基于Java的B/S技术架构设计；系统分为数据存储、数据处理和数据显示三大层次，各部分相对独立，保证系统的扩展性；便捷的系统安装和实施，低成本的系统维护，符合互联网时代的用户需求和操作习惯。

功能上要综合化、集成化。内容包括项目管理、工程管理、数据管理、安全管理和系统管理；可进行多个工程项目的管理，便于管理大量的水利工程建设项目；为多个施工单位跨部门的大规模应用，提供工程资料集中、统一和安全的管理，系统分别形成施工、监理、建设、设计、勘察等单位工程文件目录和工程建设管理有关人员的职责分配；针对每一个工程项目分别设定文件管理流程，根据有关人员的工作职责分配工程建设形成的文件进行一对一跟踪管理。

系统性能上安全稳定，运行稳健，准确可靠，可维护性、可扩展性强。

1.3 研究意义

（1）建设公司工程总承包与项目管理工程建设档案数据库，管理公司所承接的建设工程项目管理的档案信息。

（2）建设面向建设工程各参建单位的工程电子档案管理系统，实现工程建设全周期档案信息规范化、流程化信息管理，提高工程档案建设效率、质量，保证建设工程竣工档案验收。

2 需求分析

2.1 水利工程建设档案管理的宏观需求

目前，水利工程开展档案管理的时间相对较短，相对其他行业来说，其在法规制度建设上还明显跟不上发展进度，并且也只是针对一些国家重点项目实施相关档案管理制度。到目前为止，我国在基层水利工程档案管理上仍未建立一套全面性、系统性、操作性的档案管理制度，造成相关档案管理人员在实际管理工作中缺乏相应的制度约束，致使档案管理工作执法力度不够，无法对管理工作进行有效约束。

水利工程建设规模、性质和地域上的不同，其档案资料的复杂程度也相应不同，企事业单位常用的档案管理软件在水利工程建设档案管理中往往不适用，也很难开发出一套能够适用于所有大大小小的水利工程建设的相关管理软件，而且开发适用于不同需求的管理软件也需要耗费大量的资金成本。

现阶段大多数水利工程建设在档案管理上仅仅是内部使用一些小规模的管理软件，对外仍然采用纸质文档，一些建设单位所谓的推进档案信息化建设，也仅仅是将纸质文档扫描转变为电子文档。

2.2 水利工程电子档案管理的需求

2.2.1 应用需求

可进行多个工程项目的管理，便于管理大量的水利工程建设项目。

从使用的角度，作为系统的工作中心，用户根据工程项目实际情况，进行工程档案分类和编号，制定本项目工程管理模板或直接引用系统内置的工程管理模板，通过预设好的分类，形成各类竣工档案模板（安全、测量、报告单、评定、汇总、统计、试验、施检、监理管理、建设方管理…）。

通过网络技术实现各类竣工文档的实时收集、整理、归纳、分类存储、检索、统计等电子化管理，建立完善的水利工程竣工资料电子版。

设置用户权限，根据使用人员对文件增加、删除、修改等权限管理，并对用户在系统进行了任何操作都有记录痕迹保留，形成用户对系统的操作流水记录。

系统使用的开发工具和内部模块设计需保障电子签名、与外部系统数据交换等应用提供了技术保障。

B/S技术架构，便捷的系统安装和实施，低成本的系统维护，符合水利工程项目管理的用户需求和操作习惯。

2.2.2 基本目标

（1）满足工程总承包与项目管理公司对各个总包项目的工程建设档案管理。

（2）满足工程参建各方通过网络和授权用户使用。

（3）满足工程建设过程中文件报送流程规范化、资料数字化、组卷自动化、应用信息化。

（4）满足与公司总承包项目管理信息系统无缝链接。

（5）满足与公司档案管理系统数据共享。

（6）连接BIM与GIS桥梁，服务于水利水电工程信息管理，为数字水利、智慧水利提供更多的基础信息。

3 系统总体设计思路

3.1 总体框架

3.1.1 系统结构图

系统结构如图1所示。

图1 系统结构图

3.1.2 工程文件管理流程

系统基本流程：

第一步：进行表格导入（主要有业主管理表、监理管理表、安全表、报告单、测量表、汇总表、评定表、施检表、试验表、统计表、总评表等，公路项目3 000张左右）、每一张表格的表头数据引用、自动计算设定等、设定数据字典里面的数据和根据行业不同设定使用分类模板。

第二步：基础的数据配置完成后，建立项目、建立使用单位（业主单位、总承包单位、监理单位和施工单位），然后使用单位引用设定好的模板，相关参建单位就可以开始使用本系统。

第三步：工程文件资料的形成。利用系统定制模板各参建单位根据系统设定角色完成每一份工程文件资料的形成及闭环，至少实现网络化、电子化、流程化的工程资料管理目标，达到工程建设全周期各类文件资料的完整性、统一性及其便利的查询、检索、浏览。

第四步：根据项目特点，制定其工程建设档案分类与代码，建立建设全周期工程资料与竣工档案之间逻辑关系，通过系统功能实现竣工档案组卷自动化、归档智能化。

3.2 功能设计

功能设计主要分为项目管理、工程管理、数据管理、安全管理和系统管理。

3.2.1 项目管理

可进行多个工程项目的管理，便于管理大量的水利工程建设项目。

3.2.2 工程管理

从使用的角度，作为系统的工作中心，用户根据工程项目实际情况，进行工程档案分类和编号，制定本项目工程管理模板或直接引用系统内置的工程管理模板，通过预设好的分类，形成各类竣工档案（安全、测量、报告单、评定、汇总、统计、试验、施检、监理管理、建设方管理…）。

3.2.2.1 模板管理

每一类都有对应的电子表格，填报安全资料有对应的安全表格，填报评定有对应的评定表格，每一类别需要用到什么表格、用到多少张表格，根据需要系统能预先设置。

3.2.2.2 分类整理

实现项目工程信息、文档分类方法以及文档进行增加、删除、修改、合卷、拆卷、插卷、查阅、导入、打印以及统计等。

3.2.2.3 检索查阅

实现对系统全部文档进行分类查找和按文档内容进行全文检索。

3.2.3 数据管理

数据管理主要有三部分：表格管理、数据字典、模板管理。

3.2.3.1 表格管理

能将使用的规范表格按照分类导入系统，然后通过表格管理设置引用、计算、汇总等。通过表格管理，实现表格进行数据引用、自动计算设定等功能，极大地提高了使用同类表格的填写效率。

3.2.3.2 数据字典

通过系统数据字典定义常量，便于计算、引用方面应用，提高应用效率。

3.2.3.3 模板管理

对具体工程档案分类预定义每一分类用到的规范表格，实现施工单位根据项目需求选用表格，无需重复设定。

3.2.4 竣工档案管理

通过设定建设全周期工程资料与竣工档案之间逻辑关系，实现竣工档案组卷自动化、归档智能化，在形成电子档案的同时还可以根据用户需求，按照国家相关档案标准制作、打印档案资料、案卷目录、卷内目录、巻封、备考表、脊背等直接装订形成整齐划一的纸质案卷。

3.2.5 安全管理

设置用户权限，根据使用人员对文件增加、删除、修改等权限管理，并对用户在系统进行了任何操作都有记录痕迹保留，形成用户对系统的操作流水记录。

3.2.6 系统管理

实现数据库备份还原、log日志下载查看、与总承包项目管理信息系统中文书管理模块进行数据同步和系统参数设置等。

4 结语

建设在项目管理总承包（PMC）模式下水利工程建设档案全过程信息化管理的《水利工程电子档案系统》，服务于中水北方勘测设计研究有限责任公司所承担的水利工程档案建设，继而为公司智慧水利提供更多的基础信息，并在实际应用和水利行业进行推广过程中不断积累、完善，争取成为水利行业电子档案的标杆、标准。