文/王 芳

陕西省现有部属高校6所，省属公办本科院校28所。2017年下半年陕西省教育厅委托陕西高教系统档案学会组织专家对全省普通高等学校档案工作进行了检查，笔者有幸作为专家组的成员，参与了对部分高校的检查工作。结合调查情况，对省内公办本科院校档案工作的基本情况进行统计，在此基础上描述陕西省公办本科院校档案工作的现状、分析存在的问题、提出相关建议。

一、陕西省公办本科院校档案工作的现状

高校档案机构的设置、档案馆馆藏数量、档案数字化程度以及专职档案人员配备情况，都是衡量一所高校档案工作水平的重要指标。（图1）

从图1中可以看出，陕西34所公办本科院校的档案机构设置情况，其中有21所高校成立了档案馆，13所高校设立档案室，其中正处级档案馆有11所，副处级档案馆有10所，科级建制档案室有13所，其中6所部属高校都成立处级建制档案馆，在省属28所高校中，有15所高校成立档案馆，13所高校设立档案室。（图2）

图2反映了不同类别高校的档案数字化程度，在部属高校中，西安交通大学档案馆的档案数字化条目达到145万多条，是所有高校中数字化程度最多的，另外4所高校数字化条目也都在60万到100万之间。在省属高校档案馆中，陕西科技大学档案馆数字化条目达到140万多条，西安工业大学档案馆达到60万条，大多数档案馆的条目都在10万条以上。而在高校档案室中数字化条目最多的只有39万条，有6所高校档案室的数字化条目都小于6万条。（图3）

高校档案工作是高校重要的基础工作，是高校各项工作和师生各方面情况的真实记录。本文通过选取“档案机构设置”、“档案数字化程度”、“档案馆藏数量”及“专职档案人员配备情况”四项指标，对高校档案工作进行统计、分析并提出建议

图3通过对34所公办本科高校档案机构馆藏数量对比，可以看出在部属高校档案馆中，馆藏数量大于20万卷的高校有2所，分别是西安交通大学和陕西师范大学档案馆，其余4所高校档案馆馆藏都在15万卷到20万卷之间。在15所省属高校档案馆中，馆藏最多的西安理工大学和西安建筑科技大学，这2所高校都在10万卷至15万卷之间，馆藏5万卷以上的高校有7所。在13所高校档案室中，馆藏最多的是西安财经学院档案室，有41600卷，有9所高校档案室馆藏少于3万卷。（图4）

根据《陕西省普通高等学校档案工作检查标准》的文件精神，高校专职档案人员配备的标准：“必须配备足够的列入学校事业编制的专职档案工作人员，其中，全日制在校生1万人以下不少于3名专职档案员，每增加2千名折合在校学生（本专科生 1：1，硕士研究生 1：1.5，博士研究生 1：2，函授生 1：0.1，留学生 1：3），增加1名档案人员。”

根据这个标准，笔者将34所高校的各类在校生人数进行统计和计算，专职档案人员的配备情况如图4所示，得出每所高校应配专职档案人员数量，并与高校现有的专职档案人员数量与进行对比，完全达标的高校有12所，占所有本科高校的35%，其中部属高校档案馆中有2所完全达标，占部属高校的33.3%，省属高校中有6所完全达标，占省属高校的40%，在省属高校档案室中有4所达标，占省属高校档案室的30.8%。在未达标的高校中，根据达标的百分比的不同，将这部分高校分为基本达标和未达标，如果将已经达到应配人数标准的60%以上的高校列为基本达标，只达到60%以下的高校列为未达标高校，那么6所部属高校档案馆中有2所基本达标，有2所未达标，在13所省属高校档案室中有4所达标，6所高校未达标。

二、陕西高校档案存在的问题

通过统计发现，陕西高校档案建设已取得一定成绩。通过选取“档案机构设置”、“档案数字化程度”、“档案馆藏数量”以及“专职档案人员配备情况”等四项指标，对全省高校档案工作现状进行统计，基本能反映出档案工作的真实现状，下面根据这几项指标的统计数据分析陕西高校档案存在的问题。

1.高校档案机构升级发展需要与时俱进。高校档案机构升级已经成为发展趋势。通过陕西省教育厅组织专家从2008年开始对全省高校档案工作进行的三轮检查，大大提高了档案工作在高校中的地位，增强了广大师生的档案意识，使档案工作受到了各级领导的重视，因此，很多高校的档案机构设置都得到了提升。根据《高等学校档案管理办法》中的规定：“高校档案机构包括档案馆和综合档案室。具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：（一）建校历史在50年以上；（二）全日制在校生规模在1万人以上；（三）已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上；”另外《办法》中还规定：“高校应建立健全与办学规模相适应的高校档案机构”。据统计，还有部分高校已经满足这三个建馆条件，但仍然未成立档案馆，还只是综合档案室，由党委办公室、校长办公室代管。降低档案机构设置会带来很多问题，比如：档案经费不能独立核算，专职档案人员的岗位职数受到限制，档案馆舍条件达不到档案工作的需要，专职档案人员的职位没有提升空间，档案队伍也无法得到稳定发展等，往往吸引不到业务水平和学历层次较高的人员，档案人员素质受到限制，更谈不上对档案信息的开发和编研工作，也无法更好地履行档案机构的管理职责，长此以往，会使档案工作形成恶性循环，因此对已经达到建馆标准的高校及时提升档案机构设置是非常必要的。

2.需要快速强化档案数字化发展。从统计数据中可以看出，6所部属高校的档案数字化条目都在60万条以上，最高的达到145万多条。省属高校档案馆中有2所数字化条目达到60万条以上，有10所高校数字化条目介于10万到50万条之间，只有3所高校少于10万条。在省属高校档案室中，只有一家高校达到30万条以上，从档案数字化率来看，档案馆的数字化程度远远高于档案室，造成这个结果的主要原因是档案室在学校各项工作中的地位不高，领导重视不够，缺乏对档案工作的长远规划，没有自己的独立经费，因此档案数据库建设往往落后。

3.多数高校档案馆藏建设需要进一步丰富。馆藏是档案馆的立馆之本，馆藏资源建设对学校各项工作的作用及记载学校发展历史的意义重大，因此，很多档案馆都下大力气收各种载体、各门类的档案，将档案资源建设列为档案馆（室）建设的重要任务。如西安交通大学、陕西师范大学、西北工业大学、长安大学、西北农林科技大学、西安电子科技大学馆藏档案均达到10万卷以上，丰富的馆藏对记录学校悠久的办学历史、传承学校优良的文化起到了不可替代的作用。在省属高校档案馆中，有2所馆藏达到10万卷以上，在13所省属高校档案室中，有4所馆藏介于3万卷至5万卷之间，其余9所高校档案室馆藏均在3万卷以下。显然，馆藏资源建设非常重要，需要不断丰富。

4.专职档案人员素质需要不断提高。通过这次检查，很多高校专职档案队伍的学历结构和业务水平都有了显著提升。例如：西安交通大学档案馆有博士1人，硕士12人，高级职称8人，西北工业大学档案馆有硕士7人；陕西师范大学档案馆有硕士8人，高级职称3人；延安大学档案馆有硕士8人，高级职称5人。根据档案检查标准中对专职档案人员数量的要求，完全达到标准的高校占总数的35.3%，基本达标的高校占29.4%，没有达标的高校数量占35%，大多数高校都未完全达到专职人员的配备标准，因此对教育部27号令《高等学校档案管理办法》的文件精神的贯彻执行还有待于进一步加强，健全专职档案队伍是做好高校档案工作最重要的因素。

三、对不同层次的档案机构的工作目标和定位的建议

通过对全省34所公办本科高校档案工作情况的调查和统计，全省高校档案工作大体可以分为三个梯队，这三个梯队之间存在很大差距，各自具有独特的优势。因此，我们建议省教育厅、省高校档案学会、省档案局加强高校档案工作的统筹规划，分别定位三个梯队档案工作的发展方向，并加强督促，使各梯队之间互相促进，达到共赢，进一步推动我省高校档案工作上层次、上水平。

1.第一梯队：开拓进取，勇于担当，为省内高校档案工作做好引领示范。

第一个梯队有西安交通大学、陕西师范大学、西北工业大学、西北农林科技大学、西安电子科技大学、长安大学等6所部属高校。他们的档案工作在全省高校中一直处于领先地位，这些高校档案馆馆藏丰富，大多都有一支人数充足的专、兼职档案队伍，且学历层次和学术水平较高，人员结构比较合理，有健全的档案工作网络，档案机构设置合理，档案数字化建设成效显著，档案管理已经实现现代化、信息化，档案装具和配套设施完备。因此，对这类高校主要提出以下几点要求：一是这类高校应立足本省，放眼全国，不断向国内外一流大学的档案馆学习，了解高校档案管理的前沿知识和管理理念，并愿意与同行分享学习成果和经验，以提高我省高校整体档案工作水平。二是依托本校开设计算机专业的科研优势，结合自身档案管理经验，开发出适应高校各类档案管理的软件和系统，以促进档案馆的研发能力，提高档案服务的层次和水平，为档案馆培养出既懂档案业务又懂软件开发的复合型人才。三是做好本校档案的编研以及文化传承工作，为省内高校做好示范引领，例如西安交通大学档案馆编写的《南洋公学——交通大学年谱（1896-1949）》《西安交通大学西迁纪念册》《兴学强国120年——我们的交大学长》等。西北工业大学档案馆编写的《西北工业大学图说校史》《老照片》、陕西师范大学档案馆编写的《陕西师范大学校编年记事》《陕西师范大学校史人物传略》等，都为其他兄弟院校树立了样板。四是在本校设立档案管理的选修课，《高等学校档案管理办法》中规定：“高校档案机构应采取多种形式，积极开展档案宣传工作。有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。”高校档案机构的工作者往往具有丰富的实践经验，可以为高校的文秘等相关专业开设档案管理方面的选修课程。这样不但为高校档案机构中既有理论水平又有实践经验的人员提供一个施展才华的舞台，更为重要的是，可以让学生切实接触到实际的档案和档案工作，多一个学习专业知识的选择机会，为学生拓宽了就业渠道，增强了档案意识，同时也可以让档案人员将档案理论与工作实践相结合，提高自己的档案管理水平和科研能力。这样可以使档案机构的职能得到更大的发挥和延伸。

2.第二梯队：追赶超越，不断创新，更好履行档案部门的职责。

第二个梯队是以西安建筑科技大学、陕西科技大学、延安大学、西安理工大学等为代表的省属高校档案馆，他们的档案机构设置合理，馆藏档案数量比较丰富，馆库条件较好，档案数字化程度较高。他们的档案工作在全省档案检查中都获得优秀，这些高校档案可以结合本校实际不断创新档案管理和利用模式。做好档案馆的网页建设和档案信息的数字化，以实现档案的服务、宣传、交流等项功能，变被动服务为主动服务，可以服务更多师生，发挥更大作用。继续加大档案的宣传工作，利用每年6月9日“国际档案日”做好宣传，增强全校师生的档案意识，档案部门积极参与学校校史馆以及各类纪念馆的建设和管理工作，通过参与建设和管理扩大档案机构的影响力，提高档案工作在学校的地位。如果可能，档案机构还可以接手校史馆的管理工作，让校史馆成为校园文化展示和传承的一个重要窗口和平台，并努力将其打造成爱国主义教育基地，让校史馆成为档案机构职能的延伸，实现两馆合一。

3.第三梯队：比学赶超，务实苦干，争取档案工作与学校其他各项工作同步发展。

第三个梯队是档案工作相对比较弱的高校，这些高校都部分存在机构设置不合理，专职人员配备不到位，档案管理不规范，档案信息数字化工作开展比较少，档案馆舍条件不达标等问题。这类高校应该对照检查标准，找出自身的弱项和存在的问题，提出整改方案，及时与学校主管领导沟通，多向兄弟院校学习，积极参加省高校档案学会和省档案局组织的各类培训和学习，听取专家意见和建议，争取早日解决存在的问题，补齐短板，不断提高自己的业务水平和管理水平。