文/吕丹玲

干部人事档案管理无论在工作要求上，还是方式方法上、管理思路上都要全面遵循《干部人事档案工作条例》的要求，努力做到规范化、标准化、数字化管理好人事档案工作，充分发挥好干部人事档案的作用?

中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》从2018年11月20日起施行，通知要求各地区各部门认真遵照执行。

《干部人事档案工作条例》(以下简称《条例》)第一章第二条明确指出：“干部人事档案是各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。”第三条：“干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源，属于党和国家所有。”“干部人事档案材料具体内容和分类标准由中央组织部确定。”《条例》深刻阐述了档案材料的形成、内容、性质和作用。因此，管好、用好干部人事档案尤为重要。

一、组织人事部门对档案集中管理要树立正确认识，将干部人事档案管理纳入议事日程

按照《条例》第二章第七条：“全国干部人事档案工作在党中央领导下，由中央组织部主管，各地区各部门各单位按照干部管理权限分级负责、集中管理。”第九条：“各级党委（党组）领导本地区本部门本单位干部人事档案工作，贯彻落实党中央相关部署要求，研究解决工作机构、经费和条件保障等问题，将干部人事档案工作列为党建工作目标考核内容。”可见，党中央对干部人事档案管理的重视程度。而在现实中，无论是档案管理人员的配备，档案库房、装具设施设备的配置，还是档案转递、查（借）阅、信息研究、信息化建设等每一项工作都离不开领导的决策和审批，领导在档案管理中起着导航作用。同时，干部人事档案也是组织人事部门考察提拔干部、挖掘人才的依据。所以，各级组织人事部门一定要将人事档案管理工作作为一项重要的日常工作，常抓不懈，抓出成效。

二、管理人员应具备从事档案管理工作的基本条件和职业素养

管理人员首先应是中共正式党员，同时还要具有“爱岗敬业，吃苦耐劳，耐心细致，勇于奉献”的个人品质，具有“坚持原则，立场坚定，公平公正，作风正派”的思想境界。《条例》第二章第十七条提出“组织人事部门应当选配政治素质好、专业能力强、作风正派的党员干部从事干部人事档案工作。干部人事档案工作人员应当政治坚定、坚持原则、忠于职守、甘于奉献、严守纪律”的要求。

（一）默默无闻，乐于奉献精神。在干部人事档案的日常管理工作中，一是归档整理的程序繁多，标准细致，管理人员必须先将材料按个人档案在档案柜排列顺序整理好，进档时要把材料信息和档案袋内所装信息核对，认真甄别，特别是重名人员，对号入座，严防错装，张冠李戴，也不能有夹页现象。稍有疏忽，将会出现连带将其他个人材料一起装入同一档案袋中的现象，导致工作出现失误。二是在档案的传递、查阅利用的过程中程序要求严，管理人员必须坚持原则和程序，要按照“转递干部人事档案必须通过机要交通或者安排专人送取，转递单位和接收单位应当严格履行转递手续。”的要求来执行，要按照“查阅单位如实填写干部人事档案查阅审批材料，按照程序报单位负责同志审批签字并加盖公章”和“查阅档案应当2人以上，一般均为党员”的要求来检查查档人员的审批手续和身份证明，要按照审批的查阅内容来提供该提供的信息，切不可以人情代替规定，发生违规的事情。干部人事档案管理工作没有轰轰烈烈的事情，有的都是些材料分类、装订整理、装袋装盒、进柜保管、提档还档、查阅利用等等平凡单调、繁琐重复的劳动，在外人看来很不起眼，干得再好也好像没有什么发展前途，提干、晋职等名利事情很难沾边，管理人员如果自己思想认识不端正，心浮气躁、牢骚满腹，那肯定是干不好的。只有那些甘于默默无闻、乐于奉献的人才能把这项工作做好。所以说管理人员如果没有崇高的道德情操和爱岗敬业精神，那一定是不会胜任和干好这项工作的。

（二）敢于担当，管好干部人事档案。在干部人事档案审核方面，必须坚持一把尺子量到底，统一标准，实事求是，不能优亲厚友，怕得罪人。《条例》第三十六条：干部人事档案审核应当在全面审核档案内容的基础上，重点审核干部的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、家庭主要成员及重要社会关系、专业技术职务（职称）、学术评鉴、奖惩等基本信息，审核档案内容是否真实、档案材料是否齐全、档案材料记载内容之间的关联性是否合理以及是否有影响干部使用的情形等。第三十七条：干部人事档案审核中发现的问题应当按照相关规定及时进行整改和处理。涉及干部个人信息重新认定的，应当及时通知干部所在单位和干部本人。比如我县在2015年干部档案专项审核中，对参加工作时间的认定，存在以人事代理时间还是以县级主管部门和县级及以上组织人事部门发文时间为准的问题，干部意见比较大，后来经组织部统一口径，按人事代理时间计算工龄，参加工作时间只认县级及以上组织人事部门文件，矛盾问题才得以化解。

三、加强管理员培训，实行激励措施，提高管理水平

《条例》中讲“强化党性教育和业务培训，从严管理，加强激励保障。对于表现优秀的干部人事档案工作人员，应当注重培养使用。”干部人事档案管理人员不仅要品行端正，而且要熟悉干部人事档案业务知识。基层工作的档案管理人员外出培训机会少，靠的是自学、悟性、经验和传帮带，但在信息化快速发展的时代，要实现干部人事档案的数字化管理，管理人员必须走出去，通过参观学习、业务培训，才能开阔眼界、增长见识，才能促使档案管理工作达到规范化、标准化、数字化。《条例》第二十三条：干部人事数字档案是按照国家相关技术标准，利用扫描等技术手段将干部人事纸质档案转化形成的数字图像和数字文本。组织人事部门及其干部人事档案工作机构在干部人事档案数字化过程中，应当严格规范档案目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份、安全管理等基本环节，保证数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性，确保与纸质档案一致。干部人事数字档案在利用、转递和保密等方面按照纸质档案相关要求管理。这些高科技应用于档案管理必须经过培训才能掌握。另外，档案管理工作性质决定了档案管理员必须保密，要求管理员有较强的组织纪律，时时处处都要受到约束和限制、监督和管理。《条例》第三十九条：开展干部人事档案工作必须遵守下列纪律：一是严禁篡改、伪造干部人事档案；二是严禁提供虚假材料、不如实填报干部人事档案信息；三是严禁转递、接收、归档涉嫌造假或者来历不明的干部人事档案材料；四是严禁利用职务、工作上的便利，直接实施档案造假，授意、指使、纵容、默许他人档案造假，为档案造假提供方便，或者在知情后不及时向组织报告；五是严禁插手、干扰有关部门调查、处理档案造假问题；六是严禁擅自抽取、撤换、添加干部人事档案材料；七是严禁圈划、损坏、扣留、出卖、交换、转让、赠送干部人事档案；八是严禁擅自提供、摘录、复制、拍摄、保存、丢弃、销毁干部人事档案；九是严禁违规转递、接收和查（借）阅干部人事档案；十是严禁擅自将干部人事档案带出国（境）外；十一是严禁泄露或者擅自对外公开干部人事档案内容。这些对档案管理人员既约束又保护，时常听到人说档案室工作是良心活，这是不了解档案工作性质，档案管理工作是神圣而严肃的。组织上应多些关心和爱护，实施奖励激励措施，提高管理人员的工作积极性和效率。

四、充分发挥干部人事档案在建设高素质专业化干部队伍中的重要作用

《条例》第三十五条：组织人事部门应当坚持“凡提必审”、“凡进必审”、干部管理权限发生变化的“凡转必审”，在干部动议、考察、任职前公示、录用、聘用、遴选、选调、交流，人才引进，军队转业（复员）安置，档案转递、接收等环节，严格按照有关政策和标准，及时做好干部人事档案审核工作。干部人事档案是干部本人自中学以来学习、工作经历的印证，从中可以看出人生态度、价值观及学习和工作轨迹。用的最多的是“评优树模”、晋职、工资待遇、退休、养老等方面。人事档案本身来源清楚、内容准确、真实可靠，并随着人的发展而不断丰富内容，具有现实效力，发挥凭证和参考作用。作为管理人员一要对接收的档案材料及时归档，否则，转档会产生零散档案材料遗留等问题。《条例》第十八条：干部人事档案内容根据新时代党的建设和组织人事工作以及经济社会发展需要确定，保证真实准确、全面规范、鲜活及时。二要严把档案材料真实性、规范性审核关。《条例》规定，各级党政机关、国有企事业单位和其他组织应当按照要求制发材料。干部本人和材料形成部门必须如实、规范填写材料。材料形成部门应当按照相关规定审核材料，在材料形成后1个月内主动向相应的干部人事档案工作机构移交。有些单位不重视，档案材料在形成过程中，漏洞百出，错误连篇，大多由个人和组织不认真造成，也有不诚实因素。比如：有的出生和参加工作是几个时间，有些个人基本信息填写不一致，等等。没有真实性和规范性的档案材料就没有参考价值。三是杜绝涂改档案材料或造假。档案涂改或造假有些是档案管理员工作作风不过硬，有些是抽调人员整档、归档时所为。杜绝涂改或造假必须强化管理员管理、教育和培训，加强档案审核环节的管理和档案再审核。

五、建立健全各项规章制度，遵循《条例》认真负责管理档案

无规矩不成方圆。立规矩，重落实，达到心中有数。一是收档登记、签字，对人对己负责。举个例子，某年某县招考一批特岗教师，市上要审核学籍档、毕业证等材料，县人事干部收档后临时放在档案室，管理人员没有登记档案袋数，更没有查看档案内容并登记，也没有要求本人签字确认。人事干部将特岗教师材料送市上审阅，时隔5个月取回又放档案室让管理员通知本人认领，结果有一位教师领取材料时，她的档案袋里只有一份交学籍档的保证书，没有学籍档。这个教师声称她的学籍档案交给了管理员（这位特岗教师是外县人，学籍档在其县人才交流中心，未提交，交材料时写了保证书）。管理员没办法，该找的地方都找了，时隔两个月后，市上打来电话说该教师学籍档在市上。事实告诉我们，不管什么情况，都要按制度和程序办理，档案入库、出库登记清楚，需要签字确认的必须签字。另外，这个例子还违反了转档规定。二是档案是党和国家所有，严格查（借）阅制度。遵循《条例》，不接待个人查档，单位查档填写审批表，手续必须完善，在阅档室查阅，非工作人员禁止进入档案库房。然而在实际操作中“人情难违”，如“民代”人员登记、退伍军人信息采集等等，采集单位不按程序查档，要求相关人员自己查档案找证据，出现个人来档案室查档现象，按照档案管理规定，这都是不允许发生的事情。三是要严格贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，严密保管干部人事档案。人事档案的严肃性和权威性决定了其工作的特殊性，在工作性质上是保密性极强的工作，必须确保其完整与安全。《条例》规定：“各级党政机关、国有企事业单位和其他组织及个人，对于属于国家秘密、工作秘密的干部人事档案材料和信息，应当严格保密；对于涉及商业秘密、个人隐私的材料和信息，应当按照国家有关法律规定进行管理。”如：不在不利于保密的场合谈论具有保密性质的内容；不通过电话、电子邮件、普通邮政等形式传递人事档案信息和档案材料；妥善保管尚未整理的档案材料，不随意堆放，以免造成丢失和泄密；不在不利于保密的地方存放和查阅个人人事档案；未经主管领导同意，任何人不能擅自摘录、拍摄、复制人事档案内容；提供查阅档案前，必须弄清查阅档案的用途或理由、查阅者与被查阅人员的关系，对不符合查阅手续和条件的，不予查阅；任何个人不得查阅或借用本人及亲属的档案；在工作中形成的各种草稿、废纸等，不乱扔、乱抛，一律按保密规定处理或销毁。

总之，做好干部人事档案管理，一定要始终如一地遵循《条例》要求，既要在思想上高度重视，做到规范管理，还要在工作中坚持原则标准，做到分类科学、内容真实，只有这样，才能更好地发挥出干部人事档案的作用。