钱红光

【摘要】本文主要是结合当前的学校管理工作现状，对当前的档案管理工作中的问题进行了初步的分析，对提高目前的学校档案管理工作效率，完善相应的管理制度提出了相关的建议，为当前的学校规范档案管理工作提供参考。

【关键词】学校管理工作;档案管理;规范化

一、规范档案管理工作的意义

（一）提供查证的相关依据。档案能够记录学生在学校的学习和生活情况，能够记录学生的成长和发展过程，并且能够为学生提供相应的学历证明，在学生进行就业时，如果发生了毕业证丢失的现象，学校可以查阅相关的档案记录，为学生提供相应的证明，因此学校需要做好相应的档案管理工作，为学生的就业和发展提供便利。

（二）反映学校的工作情况。档案能够反映学生在学校的日常学习和管理情况，同时学校就管理工作进行总结时，也可以查阅相关的资料，为学校的发展提供理论的依据，为学校开展调研工作和教学工作提供支持，进一步提高学校的教学管理质量。

（三）记录学校的发展历史。在开展学校的历史调研工作时，可以分析学校的发展情况，利用现代化的信息技术手段能够有效地对档案进行分析，研究学校的发展规律，将信息资源作为学校建设的一部分资料，实现资源共享，提高档案管理工作的服务职能，除此之外，还能有效地提高档案管理工作的质量。

二、学校档案管理工作的现状

（一）重视程度比较低。当前许多学校对于档案管理工作不够重视，把工作的重点放在教学上，甚至有一部分学校领导认为档案管理工作无关紧要，因此相关的工作人员在工作的时候往往没有进行认真归类处理，而是随意摆放，这样就导致管理工作的混乱，除此之外，一些学校的档案管理部门未对相关工作人员进行培训，导致档案管理工作长期不受重视，一些工作人员没有工作的积极性，责任感比较差，工作态度不认真，这与学校领导的不重视是有关联的。

（二）管理制度不完善。一些学校在管理档案的过程中，没有建立起良好的管理制度，这就使得档案管理工作混乱，有时甚至会出现档案丢失的现象，泄露了学校的机密和学生的个人隐私，造成财产的损失。除此之外，随着信息技术的发展，在目前的档案管理工作中，信息技术得到了广泛的应用，而一些学校仍然采用传统的落后管理方式进行档案的管理，没有建立起信息化的管理系统，而是利用纸质档案的形式进行保管，这样不仅保存起来容易受损，同时查找起来费时费力，占据了大量的空间，降低了管理工作的效率。除此之外，一些学校未对档案进行定期的整理，在查找档案时需要花费大量的时间。

（三）管理人员业务能力不强。学校的档案管理工作涉及的内容比较多，需要整理大量的学生信息和教师信息，由于学校的学生较多，档案的数量也比较多，这就对管理工作人员的水平提出了一定的要求，但是由于现在对于档案管理工作不重视，因此管理人员的素质也普遍偏低，不能够对档案进行科学化地管理，合理地整理档案，许多学校由教师兼职档案管理工作，课后进行档案整理，也影响了教师的正常教学，不利于档案管理工作的开展。

（四）利用率低。在目前的档案管理工作中，工作的重点放在了档案的保存与管理工作上，而忽视了对档案进行利用，通过档案了解学校的发展历史和学校的教学情况，浪费了大量的资源，有一些学校在对档案进行存放后，就没有再次打开整理过，这样就很难发挥档案的真正价值。

三、学校管理工作的相关策略

（一）转变管理观念。为了使得当前的档案管理工作更加规范化，需要学校的管理工作人员转变管理意识，认识到档案管理工作的重要性，例如组织优秀的管理人才对学校的工作人员进行培训，提高管理工作人员的业务水平，使他们能够意识到档案管理工作的重要性，有利于档案管理工作的开展。

（二）完善档案管理制度。要想使学校档案管理规范化，就需要建立起相应的管理制度，对相关的工作进行分配，明确各自的职责，例如对相关的工作人员进行分组，选出组长进行管理工作，做好档案工作的登记，并且在工作中落实个人责任，进而提高管理的科学化与规范化。

（三）提高管理人员的综合素质。为了保障档案管理工作的规范化，需要学校投入相应的资金，对工作人员进行职业技能的培养，使他们能够提高工作的水平，除此之外，学校还应当引进先进的管理技术，定期开展培训活动，讲解先进的管理理念和管理方法。学校还应当多多选择年轻的工作人员从事相关的工作，增强管理工作的生机与活力。

（四）提高档案的利用率。档案中具有许多可以用的信息资源，因此学校的档案管理需要充分利用这些资源开展工作，例如，在进行档案整理的过程中，对涉及学校的发展情况和教学情况的相关资料进行整理，例如学生的学习成绩情况，生源结构情况，提高档案的利用率。

四、总结

总而言之，学校要想实现档案管理工作的规范化，就需要重视档案管理工作，采取各种措施开展相关的工作，为做好档案管理提供必要的基础保障。

【参考文獻】

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[3]韦卫.加强档案管理建设 促进学校持续发展——浅谈新形势下技师学院档案管理现状及规范化、信息化建设[J].档案学研究，2017（s2）.