摘 要：计算机技术在我国起步较晚，但是发展迅速。我国于上世纪九十年代开始普及算计机技术，到如今已经成为经济活动中重要的应用技术。计算机的用途比较广泛，对于数据的记录和处理是其中常用的一个功能。通过计算机的处理技术对于数据的整理和分析变得更加高效，相比于传统的纸质记录，是重大的进步和升级。本将会着重讨论计算机技术中对人事档案方面的管理，希望可以帮助到相关行业的从事人员和机关单位。

关键词：计算机技术；人事档案管理；分析研究

随着我国经济改革开放四十余年的发展，计算机技术已经成为经济发展中重要的应用环节。人事档案管理往往涉及到复杂的人员调配和薪资记录情况在，传统的纸质记录方式，对于人事档案记录来说工作繁琐，容易出现疏漏。如果改用计算机技术，则能够有效的对人事档案进行记录分析，提升档案记录管理的效率。随着时代的发展，对人事记录的数据要求和因素越来越多，计算机技术的信心化和高效率的特性，可以有效的解决人事档案记录庞杂带来的问题。

1 人事档案的数据库建立和管理软件的设计工作

1.1 人事档案数据库的建立

数据库建立是对计算机进行信息输入和储存的过程。数据库在建立的过程，首先是需要对数据的条目数量和信息量进行总结分析，确定收集到足够完整真实的数据。然后按照设计的条目对数据进行整理编排，建立数据分层和检索系统，方便对数据的整理和查找。

1.2 管理软件的设计工作

使用VFP软件进行程序设计。人事档案管理的数据库，一般建立为人员数据库、部门数据库、处科室数据库。按照不同的数据库名称进行数据的整理编辑工作。在数据库的设计过程中，应该遵照“从上到下”的设计原则，从级别较高的部门单位开始设计，以助于对数据的分层管理和保证对数据记录的完整性和真实性[1]。在底层的数据设计中对数据收集条目的收集设计工作，保证数据收集的完整性。条目包括：入职时间、员工姓名、年龄、性别、职务、政治面貌、入职时间、工作记录、工薪记录、学历等一系列关于人事档案记录的条目。计算机人事档案的编程设计一般为两个程序，一个是数据的录入整理程序，第二个为数据的检索分析程序，两个系统的配合使用，能有有效的促进人事档案管理的效率。

2 通过计算机技术实现的进行人事档案管理的特点

2.1 计算机技术具备更好的保密性

在传统的人事档案管理中，纸质的档案信息可能因为种种原因造成泄漏。人事档案记录着人事调用中个人的工作业绩和处罚奖励明细，被泄漏可能造成一些严重的问题和麻烦。计算机技术的数据处理有效的避免了数据泄漏的问题，虽然也有一定的风险，但是相比于传统方式而言，已经是巨大的进步。计算机技术可以通过多种加密方式对人事记录档案进行保护，实现数据检索调用的安全性。

2.2 计算机的数据记录可以保证人事档案记录数据的真实和全面

经过计算机输入的真实数据可以进行长期的保护，减少数据发生丢失和篡改的可能。计算机数据管理记录着每一个工作人员的详细档案，对于每个人的数据都是独一无二的，任何对数据的调用和修改都会生成浏览记录和修改痕迹，保证数据的真实有效性。2计算机技术可以提升数据检索统计的效率。在进行业绩考评和工作发放的过程中，通过计算机检索可以快速的分析出匹配的人员，完成对工资发放的统计工作，极大的提升统计部门的统计效率。另外计算机可以对人员的调动情况和绩效考评进行评估分析，方便管理人员对单位运行状况的了解。

2.3 计算机技术提升了人事档案管理的效率

当出现人事安排调动等管理变动时，可以对人事档案数据进行及时的数据修改，确保数据档案的及时性和准确性。相比于传统的纸质记录修改手段，计算机档案管理系统，无疑提升了数据运行的效率，减少了人工的工作时间和工作量。

3 计算机技术在档案管理中的作用分析

3.1 计算机技术提升了人事档案管理的效率

现代计算机的数据控制管理技术，对数据的处理和分析能力大大的加强，通过计算机的处理能力，有效的提升了数据处理效率，解放了人的脑力劳动。3人事档案管理是数据管理中比较庞杂的数据管理项目，人事档案的记录必须保证对每个在职人员的工作经历负责，数据的调动和修改频率也比较高，造成了人事档案管理工作冗长复杂。另外对在职人员的档案调用和查看也是档案管理的重要任务之一。通过计算机数据库的检索功能，可以轻松的实现以上的数据管理要求。当面对人事档案管理较多的情况时，通过计算机的輔助大大提升了人事档案管理的效率，相比于传统方式实现了本质的飞跃。

3.2 计算机数据处理的普及，节省了一定的时间和人工成本

人事档案管理的复杂性体现在：人事档案是对每个工作人员的工作履历记录、人事档案面临着多次查看调用的情况、人事档案涉及的记录广度非常庞杂，以上这些原因使人事档案管理工作成为繁重复杂的工作。传统的纸质记录方式，不仅占用了大量的资源和空间，同时在保存的过程中，还有注意防潮防蛀的工作。对数据的整理和调用消耗了大量的资源。计算机数据处理技术有效的缓解以上资源消耗的问题，通过计算机的数据整合不仅提升了工作效率，同时节省了大量的资源成本。4同时对认识档案进行计算机线上管理，通过网络的传输分享功能，既减少了重复劳动，同时减少了纸质材料的使用，提升了人事档案管理调用的效率。

4 计算机技术在管理人事档案工作中应该注意的问题

4.1 不断优化计算机的数据处理程序，建设更加高效的数据处理系统

计算机的数据处理能力在不断的进行发展，新的编程程序和软件也在不断的开发和应用。通过对计算机数据管理系统的不断优化和翻新，提升计算机的数据统计分析能力，优化录入数据的结构和完整性。

4.2 录用一批熟悉档案管理和计算机技术的人才进行人事档案管理工作

在人事档案管理的工作中，需要工作人员对档案记录和计算机程序检索进行熟练的操作，同时对计算机发展和程序编辑有一定的了解，保证人事档案管理系统能够正常的运行，保证数据调用的效率。

4.3 加强对人事信息档案的保密工作

对人事档案的管理人员进行保密方面的教育和考核，防止工作人员泄漏档案数据的可能出现。同时加强对人事信息档案的网络保护，和调用保护，防止人事档案数据在网络上遭到攻击而泄漏，或者在调用分享的过程中，出现数据泄漏的情况。对存放数据的机器设施进行必要的监控，防止数据出现无端的损毁或者篡改的情况。

5 结束语

随着我国现代化道路上的不断进步，对现代技术的使用和应用范围不断扩大。人事档案管理在传统方法是耗时耗力的工作，计算机技术的应用，极大的方便了人事档案信息的处理。人事档案管理工作在新的要求下，面临着新的挑战和问题，不断加深对计算技术和档案数据相结合的处理方法的研究，是高效进行人事档案管理的必然要求。在现今的人事档案管理中，我国的计算机技术在人事数据处理方面已经取得了巨大的进步，提升了企业单位的人事档案管理效率，但是计算机进行数据处理的能力也在不断的发生着变化，需要档案管理人员和计算机技术人员进行紧密的联系和配合，不断的提升人事档案管理的水平。

参考文献

[1]谢阿秋.浅析医院人事档案的计算机管理应用[J].中国市场，2017（7）：180-181.

[2]黄梅英.浅析计算机网络技术在高校档案管理中的应用[J].人力资源管理，2017（12）：308-309.

[3]路海玉.浅析计算机在现代档案管理中的应用[J].科学技术创新，2016（20）：158-158.

[4]陈思音.计算机信息技术在人事档案管理中的应用[J].科技风，2017（15）：55-55.

作者简介

朱永琼（1975-），女，兴山县中医医院（兴山县昭君镇卫生院），副院长，馆员，研究方向档案管理和运用。