郑淯娓

摘 要：在信息技术快速普及的基础上，信息量快速增长，这也标志着我国已经进入现代化发展时代。信息技术因具备数据处理速度快等多种应用优势，在各个领域中均取得了较好的应用成果。对于档案管理工作来说，其日常工作就是对各类信息的分类与处理，信息技术的应用可以有效提升档案处理的效率和管理质量，对档案管理工作的顺利开展具有积极作用。而同时档案管理信息化还存在很多风险问题，要想保障档案管理信息化的有效建设，就必须研究风险控制措施。

关键词：档案管理；信息化；风险控制

由于数据量的逐渐增多，档案管理工作所面临的管理任务呈现出大幅度增长的趋势，在档案信息暴涨的今天，如果还是采取人工管理的方式，必定会严重阻碍档案事业的快速发展。同时档案管理的质量还会受到人为因素的影响。为了改变这种发展局面，就要求档案管理工作要顺应时代发展，借助信息技术开展档案管理工作，利用计算机系统软件实现对档案信息的快速分类与同步，为档案资料的利用提供便利，这也可在一定程度上提升档案服务的水平。

1 档案管理的内容

档案管理的过程就是对各类信息档案进行整合、分类和利用的过程，在此过程中，为了保障档案信息的真实性与可靠性，需要采取适当的管理手段。档案信息可以真实的反馈组织形成和发展的历程，同时还可以对各类经济活动以及经营活动的开展进行详细记录，为后期的发展工作提供较为全面的资料参考。对于组织发展来说，档案资料无疑是重要的发展凭证。在进行档案管理的过程中，需要采取适当的管理手段提升档案信息的真实性与可靠性，使其能够直接反映出组织的形成与发展，为后期工作的开展提供更为全面的信息支持。

2 档案管理信息化的相关方法

现在社会信息呈现出高速化发展的趋势，利益是现代社会各项工作追求的主要目标。在实际追求档案管理工作高效化的过程中必须实现对速度快以及精度高计算机的科学利用，这对企事业单位来说是档案管理工作未来发展的方向趋势。从单位角度对档案工作分析后发现，实现对管理效率以及精确度的提高是档案管理工作的必然要求。为在真正意义上实现对档案整理分类以及检索实践的有效缩短。必须在实际进行档案管理工作时结合实际情况实现对计算机的合理运用，同时工作效率也可在这一过程中实现有效的提升。在实际进行电子档案输入时为实现对档案安全的保证，必须实现对计算机防护系统的科学建立，注意对重要的档案进行纸质备份。自身的实际情况建设数字化档案室，以数字化进行档案的输入和输出，有效对档案进行管理，缩短档案管理的时间，提高单位管理工作的效率，有效实现各单位的信息共享。

3 档案管理信息化建设面临的风险问题

1）受到技术水平限制，平台建设功能不足。我国在进入信息化发展时代之后，信息技术的应用领域也在逐渐增多。在档案管理工作中的应用需要先构建档案平台，在平台内部实现资源共享，从而提升档案服务的整体水平。而在进行平台构建的过程中，由于技术人员的专业能力限制，平台的功能无法有效完善，不能为档案管理信息化的发展提供技术支持，这无疑会阻碍档案管理信息化建设的进程。部分组织在认识到平台建设的重要性之后，加大了对平台建设的资金投入，但由于相关的技术能力并不娴熟不能保障平台建设的质量，这不仅加大了档案管理的成本投入，还会对档案管理的信息化建设带来很多不良影响。

2）信息软件自身存在的缺陷问题。经调研，目前的档案信息管理软件在运用中存在缺陷，由于在档案信息化的过程中，软件的使用难度较高，对使用人员的要求较高，一方面必须要专门的档案管理人员进行软件应用，另一方面还必须掌握软件操作的方法。在使用软件时，出现实际操作能力与实际工作不符的情况。另外在进行档案整理时，会大量消耗计算机的资源，使得到的结果不能符合工作要求，还有些信息软件的一些操作方法与档案管理条例相违背，如电子归档数据可以进行更改等。

3）档案管理人员自身素质的影响。档案管理信息化建设的过程中，对管理人员的自身素质也提出了较高的要求，受到传统管理工作的影响，一些管理人员无法快速掌握计算机软件的操作技术，在具体应用软件进行管理作业时，很容易产生操作失误现象，对档案管理的信息可靠性造成影响。一些年龄稍大的管理人员很难转变管理理念，也是制约档案管理信息化建设的主要原因之一。

4 档案管理信息化风险问题的控制对策

1）提升信息平台建设水平。档案管理信息化的开展需要有良好的信息平台作为支持，在进行平台构建时，需要充分考虑到档案管理的实际要求，对信息平台的功能进行准确确定，围绕平台的功能性来进行平台建设。档案管理信息化建设的过程中，领导人员需要给予一定的重视，适当加大对平台建设的投入，引入专业的人才进行平台建设工作，确保平台的功能能够满足档案管理的实际需求。同时，还应用为档案管理人员树立正确的管理观念，根据时代发展形式对档案管理观念进行更新，积极利用先进技术开展档案管理工作，从而使档案管理工作可以更加高效的开展。要求相关管理人员能够正确认识信息平台建设的重要性，积极引入先进的技术完善平台功能，为档案管理工作提供更好的平台服务。

2）设置安全防护系统。档案管理的信息化平台是借助计算机技术和网络技术构建起来的，网络环境中的安全问题成为档案管理工作中所面临的重点风险问题。要想对网络安全问题进行有效控制，就必须形成单一的局域网，同时在计算机系统中增设多道防火墙，对档案信息实行多方面的保护，避免受到网络攻击影响对档案信息的安全性造成威胁。对于重要的档案信息需要增设访问权限，在针对此类档案信息进行提取时，需要通过访问验证才能使用。除此之外，还需要定期备份档案信息，以免由于系统受到攻击导致档案内容缺失。

3）制定档案管理信息化的制度标准。管理制度的制定有益于档案管理信息化工作的顺利开展，任何工作只要做到有法可依就可以保证规范开展，档案管理信息化建设工作也不例外。针对以往的档案管理工作进行总结分析之后，列举出一些常见问题，并且有针对性的制定管理措施，可以有效提升档案管理工作的效率与质量。同时，在进行信息平台建设时，也可对一些常见的安全问题进行有效汇总，并且找出相应的管理办法，对相关管理人员的作业行为进行有效约束，从而提升档案管理信息化建设的安全性与可靠性。另外，还需要设立监督部门，对各项管理制度的落实情况进行有效监督，保证管理制度职能作用的有效发挥，从根本上降低信息化风险问题的发生几率。

4）加大对管理人员的培养力度。档案管理信息化的必要的因素就是要提高管理人员的实际操作水平，改变管理人员的固有观念，用现代的信息技术进行管理，对相关人员进行定期信息培训，加强管理人员的信息安全意识。开展檔案管理培训工作，聘任相关的专家，定期对管理人员进行档案管理的信息技术培训，传授档案信息化管理的方法和知识，提高管理人员的基本素质。结合多种形式开展培训，调动管理人员的学习兴趣，以便在工作中更好的应用专业知识。同时可以进行优秀单位档案管理的学习活动，吸收借鉴优秀单位的管理经验，实现档案管理的科学化。

5 结语

信息技术在档案管理工作中的应用，有效实现了档案管理工作的信息化发展，但在实际管理过程中存在的风险问题也是不可忽视的。要想对档案管理信息化的相关风险进行有效控制，就需要从平台建设、管理制度、安全防护和人才培养多个方面入手，提升档案管理信息化建设的整体水平。

参考文献

[1]白兰.档案信息化管理风险防控方法及对策[J].科学技术创新，2016（31）：181.

[2]吴宁宁.档案信息化建设的风险及防控措施分析[J].智能城市，2016（9）.