网络环境下企业档案管理的信息共享机制建构分析

2019-04-20盛卫红

卷宗 2019年12期

摘要：本文主要先是介绍了传统档案管理方式的缺点，接下来介绍企业档案信息共享的意义与存在的问题，然后简单的阐述了档案信息资源共享机制的构建的一些基本步骤和其中的注意事项等内容。

关键词：档案管理；企业信息共享；网络环境

随着网络的发展以及计算机的普及，信息化也随之而来。传统的档案管理方式不仅仅浪费空间，管理上也十分的不便，而将档案数字化储存在计算机当中，不仅仅管理检索方便，还可以将档案在企业内部进行资源共享，好处多多。档案资源共享的优点使其逐渐代替了传统的档案管理方式，如何将企业的档案信息数字化进行共享，成为每个企业要思考的重要问题。

1 传统档案管理的缺点

企业的档案通常代表着一个企业的过往，是企业的历史与荣耀，每个部门的档案也记载着部门的历史，同时也是每一个工程、每一次活动的重要记录。传统的档案管理通常是对纸质版的档案进行管理，纸质版档案首先非常的容易破损造成保管不利，在保存的过程中也容易受到环境的侵蚀与蚊虫的破坏，容易造成重要档案内容的损坏；在对纸质版档案保管的过程中，需要设定专门的存放位置，小到柜子大到办公室，然而随着企业档案文件的增多，需要的存放位置也越来越大，会平白的造成空间的浪费；在对过往档案进行整理与销毁时，如果对档案的管理不够规范化，很容易造成档案的混乱，同时也不利于对于档案的查询；而不同部门之间往往有着各自的档案管理室，然而一个工程往往需要整个企业共同去努力，这时当不同部门之间需要进行档案查询时就会很不方便，即浪费时间也浪费人力，而企业档案信息化管理将大量的资料储存在电脑上及网络中，可以节省大量的空间，同时对于档案的管理也可以十分的方便快捷，档案的查找、处理和分类同样便于操作，因此进行企业档案管理的信息共享就十分的重要了。

2 开展档案信息资源共享的意义

2.1 信息技术的日益成熟

网络的发展以及电脑等设备的平民化为档案信息资源共享提供了基础，数字化与信息化的发展更是促进档案信息共享的发展的基石，随着企业局域网的建立，档案共享早已成为每个企业的基础设施。企业档案共享的基础是将档案数字化，对于以往的纸质档案、图像档案和语音档案进行数字化，将其储存在电脑当中，读于档案的目录进行数字化以方便尽享查找与检索，将新的档案录入到电脑中等等，如今许多企业已经开始将档案数字化且已经取得了很大的成效。

2.2 企业立足社会的要求

社会是企业发展的根本与企业的档案管理具有密不可分的关系。企业人才的组织与培养是把服务社会作为前提的，因此在企业人事档案管理的过程中要充分考虑到社会的发展，结合实际情况对人才进行了解保障人事管理具有具体明确的思路而不是随机的胡乱的分配。在当今社会环境下，计算机已经成为我们生活中必不可少的一部分，在人事档案的管理中应用计算机技术将资料数字化的存在计算机中形成资料库，这样可以更好的保存人事档案同时节约空间，也更方便查找，在人事进行变动岗位调整时也更方便处理，同时对其进行网络共享也可以在防止档案丢失的同时做到公开透明，使员工更加信服更具有信服力，还能与社会紧密的联系起来更好的服务社会。

2.3 满足员工对档案信息的多元化需求

以人为本是如今发展的主流，员工是企业的基石，随着社会的发展，企业的员工对于企业的档案信息需求的社会化趋势日益明显，在工作中需要档案透明化已达到公正公平，对于工作档案也需要了解去方便工作，而在工作之余还要求了解企业的档案，了解企业的历史与发展的过程，多样化的需求对于企业档案的管理有着更高的要求，因此企业档案管理的信息共享势在必行。

3 档案信息资源共享存在的问题

3.1 对会计档案重视不够

目前，在有些企业管理人员对于企业的档案不够重视，对于未完成项目的档案还好，而对以往的历史档案、人员信息档案甚至是企业的档案都不够重视，认为其可有可无，且基本上想不起来档案这回事，因此对于档案的保管与处理存在很大的漏洞，往往没有专门的人员去进行管理，更别提进行档案信息资源的共享了，殊不知企业的档案是企业的历史与辉煌的记录，员工的档案是企业进行管理与调动的基础，工程的档案是当出现突发事故去解决的重要参考。

3.2 责任主体缺失、缺乏统一规划

企业的档案管理通常是统一领导分级处理，即在整体上实行一个策略而随着部门的不同略有变化，每个部门都有其特色与特点，然而在实际的管理当中由于各个部门之间没有紧密的联系甚至有些都没有联系，导致统一领导成为了一种宏观指导，并没有强制性。每个部门的档案信息化建设都是自发且分散的，在发展上也十分的不平衡，由于各个部门之间没有联系，导致档案信息化工作也很难合作，在建设的过程中十分容易出现重复的情况浪费人力物力，同时也可能出现遗漏造成永久性的档案缺失，信息孤岛系统间资源布局不合理也会导致难以档案共享等问题。

3.3 资金不足

档案信息资源共享是一个复杂的且周期性很长的工程，从购买数字化所需的基础设施到相关应用软件的开发，从前期的档案数字化到后期的档案整理与维护，都需要对其进行持续的投资。基础设备的购买与软件的开发需要大量的资金，档案的数字化建设与管理需要大量的人力物力，也需要持续的对其进行投入，将大量的资金投入到企业的档案信息共享上而没有明确的收益，企业的领导往往不会这么做，所以资金往往是企业档案信息共享的重要限制。实际上企业的档案信息化共享只有前期购买设备与系统这一项有很大的投资，然而这些设备还可以有其他的用途，而且投资一次起到的是持续性的作用，而持续的录入与管理这些资金都很少了，相比于提高的工作效率来说可以忽略不计，因此企业档案信息化管理是很有必要的。

3.4 档案信息资源共享的制度与标准不够完善

企业档案信息资源共享是随着网络与数字化的发展而兴起的一项技术，由于其发展的时间较短，所以规章制度与执行标准并不完善。虽然随着档案信息的建立也制定了很多的规章制度，然而其约束力并不强，许多员工的权限不明，造成他們可以打开其职权之上的档案，这会造成企业信息的泄露，也不利于企业的管理。而档案数字化工作的相关标准的模糊导致档案信息在数字化的过程中，对其标识、描述与存储都不规范，这样在进行管理与查询的时候会造成很大的麻烦，不明确的描述与标识会造成检索的困难，虽然档案就在那里，但是你却找不到它。特别是不同部门之间的档案信息化处理往往以部门标准为准，已解决部门的问题为出发点而缺乏整体的规划，部门之间的差异既为档案资源共享增加了难度，也增加了档案信息资源共享平台系统使用和管理的复杂度及维护成本。

3.5 档案人力资源队伍建设有待完善

许多企业的档案管理员并不是专业的档案人员，他们的素质参差不齐，这样对于档案的建立有着很大的影响，有些档案管理人员甚至对于电子文档形成及通讯、网络技术知之甚少，这样对于档案信息的录入有着很大的影响，因此如何选取合适的企业档案管理人员并对其培训将其培养成符合企业要求的人才已成为亟待解决的问题。

4 档案信息资源共享机制的构建

4.1 体系的构建

4.1.1 组织建设

首先要建立企业的档案信息资源共享的管理组织，负责管理和协调整个企业档案资源共享体系，该部门需要制定档案信息资源共享总体规划、实施方案等，同时还要制定有关档案信息资源共享所需政策法规、管理规范、技术标准等，特别是要建立一个专业的网络运行维护中心，负责员工的用户认证与权限设置，数据库的管理与维护，只有将整个企业有序的整合在一起，才能够对整个共享体系进行宏观调控，统一管理各个档案室的人力资源、设备资源及技术资源，带动整个共享体系协调发展，最终提高档案信息资源共享水平的。

4.1.2 制度建设

档案信息资源共享需要整个企业的每个部门配合，想要保证资源共享的持续有效展开，完善的档案信息管理制度是前提，在其中首先需要明确整个企业档案信息共享的标准，需要明确每一个部门的档案管理范围，以免造成档案遗失或者出现档案重复造成资源浪费的现象。同时要明确资源共享的原则与要求，共享模式等具体实施措施等。最后，建立健全档案数字化应用系统、数据库管理等环节的档案信息安全管理制度。制定重要数据备份制度，定时对重要数据进行备份以防万一，明确不同职位员工的权限，防止重要信息的泄露以及有人对重要档案进行修改或者无意间破坏重要档案。

4.1.3 规范档案信息资源共享的标准化建设

标准化是企业档案资源共享的前提，只有具有一个明确的标准，在能够合理的进行档案资源共享，主要包括总体的框架标准、网络及硬件标准、数据库的标准等等，特别是安全标准，只有做好病毒和漏洞防护，才能够有效的保护企业的档案资源，同时还要制定好不同员工的档案查看权限，只有这样才能够保证企业档案有效的进行共享。

4.2 资源整合机制

4.2.1 加大归档力度

企业档案信息共享平台一旦建立，需要尽可能的将以往的档案进行归档，特别是企业员工的档案以及各种具有经济价值和参考价值的档案，要尽可能的将其数字化，还有一些老员工的工作经验与自己总结的知识，还有项目展开的调研报告、工作方法和方案总结等等，都要尽可能的将其进行整理，单独设置一个检索目录，方便员工进行搜索学习，按照组织知识资源体系扩大归档范围，在日常的工作中不断的一点一点的对其进行完善与丰富。

4.2.2 加强电子档案收集

在没有网络与计算机的年代，档案往往以纸质和电子文件的形式存储，所以要重视电子文件的收集，确保文件真实性的情况下将其数字化，特别是有些项目的工程周期较长，要注重对其进行整理，分阶段的进行收集，保证信息的完整性，特别要避免电子文件的丢失，在进行档案数字化是，也要注意档案的重要程度以及类别，优先重要的文件，同时在进行数字化时要优先一类文件，完成后再进行下一类，这样可以有效的避免档案混乱，也方便后期的查找。

4.2.3 努力挖掘特色资源，构建特色数据库

网络环境下，企业档案的信息资源应该不仅仅是企业的档案集合，也应该充分利用网上的资源，将有用的适合企业的资料引用到企业的档案当中，同时也可以将有利用价值的特色信息进行归类、整理、加工形成具有企业特色的资源。另外要加大各类专题数据库，如科研成果数据库，还有文献型、索引型、事实型数据库，做到各有千秋、各具特色。

4.2.4 经济机制

首先企业要加大对档案信息资源共享建设的投资力度，在企业的财政支持的基础上，还要加强对企业档案的重视，同时也需要让员工认识到档案的重要性，增强员工的档案存档意识，让每个员工都能做到将自己的工作认真存档，减小档案管理人员的负担。

4.3 技术机制

企业的档案资料不说是企业的全部也可以说是企业非常重要的资料，可以说我国企业的隐形财富，在将其放到互联网上进行企业内部资源共享的同时，由于互联网的虚拟化以及网络的复杂化，如何对其进行保护是十分重要的。

4.3.1 采用实用、可靠的防火墻

防火墙是保护电脑不被入侵，防止资料泄露与被破坏的重要手段，硬件与软件的有效结合可以说是当前网络环境下最有效的网络隔离手段，可以有效的防止黑客入侵，保护企业的档案资料，所以企业的保护部门应该根据自身的特点与需求，选用合适的防火墙。

4.3.2 利用数据加密技术和身份认证技术

数据加密是借助网络中的加密机构，对原始信息进行重新组合，相当于对数据加了密码，可以有效的对数据进行保护。而身份认证是通过CA认证系统验证访问者身份的合法性并确定其相应的权限，通常最高权限由管理部门掌管，而工作人员只有二级权限，这样可以有效的避免员工对于计算机的更改，同时最好避免将计算机进行联网，如果有需要进行权限申请，这样也可以有效的保护企业的数据不被泄露。

4.3.3 做好安全管理工作，防范网络病毒

病毒往往会对计算机中的文件造成破坏，所以要做好病毒防范工作，可以安装杀毒软件，同时注意软件的升级和更新，这样基本就可以防止网络病毒的入侵。同时还要定期的对重要数据进行备份，最好是将其被分到硬盘当中，避免联网，这样可以有效的对数据进行保护。同时限制员工的权限，限制他们电脑的连网，如飞非特殊必要不给与联网权限，对于软件的安装和文件的下载也要给予限制。

4.4 人才保障机制

高素质人才是企业的保障，良好的职业素质可以对档案进行完善有效的处理，所以企业应该选用合适的高素质人才。

4.4.1 加强教育培训，提高业务素质

要想提高档案人员的业务素质，除了不断补充引进档案专业、计算机专业人才，还要对现有人员进行教育培训，不断的学习与更新专业知识。首先应该定期对档案管理人员进行培训，并针对每次培训做出相应的考核以保证培训的有效性，同时鼓励员工自主进行学习，还要让他们了解到档案管理的重要性，增加他们的荣耀感，激发工作的热情。

4.4.2 建立完善的激励体系

档案管理比较枯燥且不能像正常项目那样直接看到结果，对于档案管理人员也应该有一定的鼓励措施，部门内应该建立以竞争的工作气氛，同时也需要建立一些考核措施，对于表现较好的员工做出奖励，进一步激励档案管理人员的工作热情。

5 结论

随着网络的发展，企业档案管理的信息共享具有着许多的优势，逐渐成为今后企业档案管理的主要方式，如何做好共享平台的构建，完善档案共享机制，是每个企业都要考虑的重中之重。

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