单世东

摘要：经济发展推动了信息技术的发展，社会朝着智能化、现代化和信息化的方向发展，各行各业均有所变化。在这一背景下，传统认识档案机制难以适应时代发展，对档案效率和档案质量的提升力度有限，在档案实践中产生了诸多问题。电子人事档案是近几年人资管理学界较为火热的名词，它是档案与信息技术融合后的产物，在实践中运用也较为广泛。然而，我国电子人事档案管理起步较晚，管理方式和管理机制上仍存在诸多问题有待解决。因此，有必要从理论上深化对电子人事档案的研究。

关键词：人事档案;人资管理;安全;作用

一、基本理论概括

电子人事档案以互联网技术和计算机技术为发展基点，是现代档案管理学与信息技术融合的产物。电子人事档案产生是时代发展的必然，顺应了社会发展潮流[1]。首先，信息技术对生产力的推动作用明显，能够提升单位工作质量，降低单位各项开支，保障档案服务效能最大化。同时，伴随办公自动化趋势的加强，单位许多人事文件都以电子数据的形式存在，电子人事档案有其形成基础。其次，人事档案是人资管理的核心，人事档案必须客观真实。可靠可信。纸质档案容易被人为篡改，保密措施不够严谨。纸质档案一旦被非法窃取、非法篡改和遗失，都会影响单位正常人事组织工作。与此相比，电子人事档案安全性能更强。档案管理人员可以综合利用多种数据加密技术来防止泄密事件、窃取事件和篡改事件的发生。最后，电子人事档案利用便捷，能够加快人事档案流通速率，提升档案服务标准。传统纸质人事档案管理机制当中，人事档案需求主体需要实地调取档案资源，不利于人力、物力和财力资源的节省。在电子人事档案管理机制当中，人事档案需求主体只需要在网上履行相关的报批手续，在取得许可权限后，可以网上调档，在互联网上在线检索、查阅和调阅人事档案，人事档案利用率提高，人事档案的价值被深度挖掘。

二、电子人事档案之于人资管理的作用

（一）降低管理难度

纸质档案管理难度较大，不仅需要注意保管环境，还需要防止在传输过程中被篡改和丢失[2]。同时，纸质档案备份也较为麻烦，需要利用大型复印设备，对单位人力、物力和财力的消耗较大。与此相比，电子人事档案则具有明显的优势，电子人事档案以电子数据的形式存在，无需注意保管环境，只需要做好硬盘保养工作。工作人员将电子人事档案设置为只可读和加密的模式后，他人只可以查阅相关人事信息，无法对信息进行更改。同时，电子人事档案只需要在计算机上就能实现高速复制，减轻了档案管理人员的备份压力。综上所述，电子人事档案可以解放档案管理人员的生产力，降低档案管理难度。

（二）提升服务质量

人事档案管理工作的根本出发点是服务于单位人资管理工作，帮助单位科学用人、公平用人和规范育人。电子人事档案储存难度较小，可以不断扩充档案内部的档案资源，详细的记录某一个体的各项综合信息，为人资管理部门提供决策依据。同时，电子人事档案传输方便，人事档案在异动和流通时较为快速，能够为人事组织部门提供更为高效化和科学化的服务，档案服务质量显著提升。

三、电子人事档案应用路径

（一）坚持人才先行

电子人事档案设计到大数据技术、数字化技术和网络技术，需要档案管理人员掌控相应的技术。单位即便拥有再先进的信息处理设备和档案管理设施，但在人才匮乏的条件下，也难以顺畅的开展电子人事档案管理工作，不能凸显电子人事档案的管理优势。档案管理人员不仅应具有信息技术素养，掌握最为基本的计算机操作水平，还需要熟悉的运用各种办公软件和档案管理系统，掌握一定的大数据技术和数字化技术，才能切实提升工作成效。因此，单位应当坚持“先备人，后备物”的原则，举办相应的培训活动，全面提升人才信息技术能力，打造一支勇立“兰台”的复合型人才队伍

（二）坚持安全保密

人事档案只有在安全的环境中进行管理，才能保障档案价值，这是人事档案利用的基础。虽然从安全性能角度来讲，电子人事档案较之纸质档案有显著的优势，但并不意味着电子人事档案服务与管理不存在风险。首先，单位必须健全审批程序，规范审批流程，严格落实审批责任制，做好事前防控。同时，為了防止档案数据丢失，单位可以将电子人事档案上传到云端，优化档案备份工作。其次，单位可以探索利用区块链技术、信息秘钥技术和文档加密技术进一步增强人事档案安全管理工作，弥补安全管理漏洞，加强事中防控。最后，单位必须建立应急机制，在电子人事档案泄密、丢失或损坏后，及时采取应对措施，确保人事工作正常运转。

（三）加强信息化建设

为了提升电子人事档案服务水平，单位有必要创新档案资源管理方式，优化档案管理内容。一方面，单位应当搭建“快速云服务”机制。所谓快速云服务，就是利用微信公众号或者其他社交媒体，拓宽人事档案服务功能。单位可以在公众号在插入查询、检索和借阅功能，升级人事档案服务模式。另一方面，单位可以搭建“云共享”机制。所谓云共享机制，就是以云储存系统为基点，打通与其他部门的档案共享渠道，提高人事档案的可利用率。例如，具有相同职能的异地单位之间建立共享机制，可以拓宽档案服务领域。

三、结束语

社会信息化、智能化和现代化的浪潮，加快人类生活节奏的同时，也深刻影响着人们思维方式和日常生活方式。以信息技术为载体的电子人事档案成为人事档案事业发展的新增长点和新动力，电子人事档案成为单位提升人事档案服务质量的工具。人事档案在组织人事工作中处于核心位置，人事档案一旦失真，整个人力资源管理工作就会陷入瘫痪，更谈不上公平的选人用人。在信息时代，档案管理人员必须立足于档案服务需求，紧跟时代发展步伐，充分运用信息技术推动电子人事档案的发展，打造高效化、便利化和科学化的服务平台。

参考文献：

[1]柴美汇.电子化在事业单位人事档案管理中的发展趋势[J].兰台内外，2018 （05）：63.

[2]张铁成.浅析网络环境下人事档案的数字化管理[J].办公室业务，2018 （20）：174.