Excel对生产数据的分析应用

2019-04-01高盈盈温州龙湾国际机场汉莎航空食品有限公司

新商务周刊 2019年4期

文/高盈盈，温州龙湾国际机场汉莎航空食品有限公司

Excel作为当前处理数据最为强大的软件之一，因其计算、分析、传递和共享功能，在日常工作中可以帮助我们将庞大复杂的数据转换为有效简洁的信息。在迈入大数据时代后，数据信息化已经是大势所趋。在这一现实条件的要求下，如何高效的进行数据处理，是我们现下应该学习的。

1 Excel对生产数据的整理应用

1.1 提高对函数的掌握和了解

在Excel函数中，根据来源的不同可分为以下四类，分别是内置函数，即启动Excel就可使用的函数；扩展函数，通过宏模块使用；自定义函数，通过VBA代码实现特定功能；宏表函数，即Ex cel4.0版函数。而根据函数的功能和应用领域，又可分为文本函数、信息函数、逻辑函数、查找和引用函数、日期和时间函数、统计函数、数学和三角函数、财务函数、工程函数、多维数据集函数、兼容性函数、Web函数等12种。如何熟练组合使用这些函数，以较短的时间完成多种复杂运算，提高工作效率与准确性，是当前我们亟需加强学习的一方面。

以大家最初接触的自动求和函数Sum为例，最简单的操作方法就是通过公式选项卡中的Σ符号。但是实际上，它还可以通过快捷键〈Alt+=＞来实现，并且还有相对应的衍生函数，Sumif和 Sumifs。Sum函数仅仅只能对某个选定区域的全部数据进行求和操作，Sumi f可以通过判断该区域中符合单个条件的值进行求和。Sumifs则是更进一步，可以实现多个条件组合的数据求和。如图1-1所示，S um函数可以按照销售额求和，Sumif函数可以按照费用名称求和，Sumifs函数可以按照航班号和费用名称分类求和。

图1-1按照sum、sumif、sumifs函数统计出的销售额

仅一个函数，就可以衍生出多种用法，以达到不同的目的。此外，还可通过函数组合，以更为便捷的整理数据。以常用定位函数Match和引用函数 Index为例，它们的组合可以更为强大，使得数据完成度更高。一般来说，Match函数是通过在单元格区域内搜索指定项后返回该项在单元格区域内的相对位置，以达到快速定位的效果。而Index函数则可以在指定区域内，根据制定的行和列返回一个对应值。这两个函数的有机结合，可以在完成Vlookup函数的查找功能的基础上，实现逆向查询。如图1-2所示，通过Index函数和Match函数的结合，实现动态查询。

图1-2 Index函数与Match函数结合实现工资项目动态查询

1.2 加强对功能区命令的使用和掌握

在多数情况下，由于数据录入到单元格中的数据是没有格式的。但是这样也导致数据缺乏标识，无法直观判断这个数据是电话号码还是日期。因此，通过Excel选项卡的数字命令组，来改变相应的数字格式。改变数字格式，则可以根据数据本身的意义及其所想表达出的意思这一需求，来调整显示其外观，达到完成匹配的展示效果。

此外，选项卡中格式选项还可以通过自定义的方式，根据自己的需求，设置数字格式。通过这一方法，可以创建出多种数字格式，使得单元格总的数据更富有表现力和可读性，以满足我们的各种需求。

图1-3 通过分列实现客户和购买内容的分类

一般来说，在原始生产数据中还会出现更为复杂的情况，如图1-3所示，为了分类后易于整理，还需要用到“分列”功能。选中需要分列的数据列，可以按照固定字段长度或者分隔符号两种方式，根据文本的特质填入分隔符号中，这里就是通过“(”这一符号进行分离，将公司名称和购买内容分离开来。

通过这一功能，可以把复杂的文字内容按照所想的格式分列，从而汇总数据以便于进一步分析。图1-3中就体现了各个公司的购买金额，再通过进一步排序后，就可以汇总每家公司的购买总金额。

2 Excel对生产数据的分析应用

2.1 组合使用筛选和分类汇总功能

在管理数据表时，根据某一条件筛选出匹配的数据是常见的需求。通过筛选按钮，可以使数据列表进入筛选状态。每个标题字段中，都会出现下拉箭头，通过勾选的方式，就可以根据需求完成筛选。

随着Excel版本的升级，筛选功能也越发强大。不仅可以同时筛选多列数据，还考虑用户喜欢通过单元格颜色或字体颜色来标识数据，因此增加了根据单元格的特质来筛选。以便用户根据需求对数据进行分析。

在筛选之后，只能查看分类出的数据而无法对数据进行进一步整理分析。为了便于整理分析数据，可以通过分类汇总功能，对数据列表中的甚至进行分析，比如获得求和值、计数值、平均值等等。在单项分类汇总的基础上，还可以通过取消“替换当前分类汇总”选项，达成多重分类汇总的目的。

2.2 加强对数据透视表的掌握和了解

数据透视表作为一种交互式报表，因为综合了排序、筛选、分类汇总等一系列功能，可以快速分类汇总并比较数据。尤其它的操作简便，通过鼠标移动字段的位置，就可以变化出各种类型的报表。因此，也是最常用、最便捷数据分析工具，将大量数据背后的关系联系起来，简化问题，将繁复的数据转化为有价值的信息，以供我们做出研究和决策。图1-1中，是通过sumif函数和sumifs函数实现的效果，也可以通过数据透视表一步实现，甚至更为灵活。如图1-4可以体现出。

图1-4 通过数据透视表统计出的销售额

这里因为截取的数据有限，所以其便利性不甚明显，如果是一个月甚至是一年的数据中，这一便利性体现的尤为明显。

3 提高Excel在工作中的应用

3.1 推广新版软件在工作中的应用

随着会计信息化改革的深入和大数据时代的全面推进，Excel在提高工作效率方面的优势更加明显。但是由于企业OA系统的限制，目前我司大部分人员还在使用2003版本的Office软件，既无法享受到Excel版本更新带来的便利，又限制了软件的进一步推广。

Excel2003到2007之间，在产品界面上产生了巨大的变革。由传统菜单栏和工具栏，转换为承载更加丰富内容的功能区和选项卡。至于最新的2016，这十三年的跨越，更是与时俱进，增加了云计算能力和 PowerBI功能，通过 PowerQuery和 PowerMap 功能，可以使用更为多样性的数据源，以及数据逆透视表在重新组合排列数据上所带来的便利性。

版本的迭代意味着更为便利的操作体验，因此也应加强推广新版本Office软件的大面积使用。

3.2 加强财务人员对Excel能力的培养

由于原始数据的不规范性和无序性，在数据归类整理阶段，就需要财务人员根据数据的性质，通过筛选、数据透视表和函数等工具，结合常规数据处理，将数据处理的便于分析。在数据输出分析阶段，根据实际需求选择图表，增强数据的可读性，以便为公司决策作出参考。

这就要求财务人员可以熟练辨别数据类型，进而对数据分门别类进行整理归类，以合适的方式对其归类分析。

3.3 提升Excel与ERP系统的有机结合

随着互联网系统的发展，ERP系统和 Excel的协同更加紧密，信息的共享也日益增强。这也迫使财务人员提升自身能力，加强对软件协同工作的认知，进而提高工作效率。以金蝶 EAS为例，内置的报表模板取数，均是以Excel为基础，内嵌函数获取直接数据。但是由于报表设置时和实际运用的出入，仍需我们根据实际情况进行调整。这就要求财务人员同时掌握Excel函数的运用和金蝶EAS的实操。