李海峰

摘 要：随着信息技术的快速发展，信息技术在人们的日常生活中已经得到了较为广泛的应用和普及。传统档案所采用的管理模式和服务方式，已经不能很好的适应新时期档案事业到发展。随着档案事业的不断成熟，电子档案也逐渐用于档案工作在开展中，这既是纸质档案进一步发展，又是纸质档案发展的创新。本文以此为出发点，详细分析了纸质档案向电子档案管理过渡中的问题及对策。

关键词：纸质档案；电子档案；管理过渡；问题及策略；分析研究

随着我国档案事业的不断发展，电子档案可以不受时间因素、地点因素和距离因素等多种因素的限制，只要借助计算机，就可以实现档案管理工作的开展，在开展档案管理工作是能迅速的处理和传递各种所需文件。同时电子档案的存储量比纸质档案的存储量要大的多。尽管如此，电子档案具有很多的技术条件优势，但是现阶段的电子档案仍然不能完全取代纸质档案。下面我们详细分析一下，纸质档案向电子档案管理过渡中的问题及对策。

1 纸质档案向电子档案管理过渡中的问题

在现今的现代技术条件下，纸质档案向电子档案管理过渡中仍然存在着许多问题，主要体现在以下四个方面：其一，在电子档案管理工作开展中，许多个性的电子文件处于一种“放任自流”的状态。在自动化办公极为普及的当下时代，多数办公室使用电子计算机来起草相应的文件，这些起草性文件一旦被打印成正式的纸质文件，那么之前所产生的起草性文件通常都会被人们所忽视[1]。其二，在开展电子文件管理工作时，那些辅助性电子文件都处于一种无人问津的状态。现阶段的办公自动化网络已经处于较为完善的水平，虽然纸质文件属于正式文件，但是在开展档案管理工作时也会将电子文件作为一种辅助性文件，以这样的形式来使用电子文件，但是对已使用的电子文件，却没有及时的传送到相应档案管理部门，并对其进行归档保存，因此电子文件处于一种无人管理和各自保管的状态。其三，部分电子文件所运用的贮存载体团队一定的安全风险，同时部分电子文件的信息记录格式也缺乏一定的标准。由于在开展电子档案管理工作时，缺乏统一的电子档案管理规章制度，这在选择相应电子文件载体的过程中，难免会存在一定的随意性，将电子档案保存在各自的硬盘储存器上，如果一旦储存电子档案的硬盘储存器发生故障，或者是在使用的过程中被病毒感染，那么非常容易造成电子档案文件和相应数据信息的丢失[2]。其四，生成电子档案文件的设、环境及其所产生的数据等信息缺乏一定的登记记录，同时生成电子档案文件的一些相关软件参数也缺乏完善的保护措施。

2 纸质档案的不可替代性

从法律效力的角度方面进行分析，传统纸质档案中的字体、字迹以及相应的图像和印章等信息都清晰可见，这也很容易辨别纸质档案的真伪，司法部门都具备一套相对成熟的物证鉴定技术和鉴定经验。纸质档案可以作为有效的法律证据，发挥其所具有的法律效力，得到法律的认可和保障。纸质档案具有的最大作用就是能够有效见证法律效力，因此只知道爱档案管理工作的开展中仍然具有非常重要的作用。而电子档案文件在此方面都会具有更多的疑虑，因为难以清楚的界定电子档案的原始性[3]。对于那些具有凭证作用和具备法律效率的电子档案文件，有必要加重要的信息和数据进行拷贝存档，以这样的方式才能有效确保电子档案文件的安全性，因此在開展档案管理工作时，纸质档案是不可替代的，同时更需加强电子档案的发展，一纸质档案和电子档案并存的形式来开展档案文件管理工作。

3 纸质档案向电子档案管理过渡的策略

3.1 做好电子文件的归档

纸质档案向电子档案管理过渡的过程中，需要充分做好电子文件的归档工作，在专业人员的指导下，电子档案文件管理人员在开展档案管理工作时，需要学会运用专门的档案信息接收管理平台，充分了解电子档案文件信息组合的来源和去向，充分保护电子档案文件所具备的原始信息，在开展电子档案管理工作的过程中，充分掌握电子档案信息的收集、调阅和管理的各个环节，对电子档案买家进行有效的控制，维护电子档案信息资源，是电子，那具备良好的实效性和可靠性[4]。同时也要在开展工作的过程中制定严格的规章制度，防止工作中漏洞的出现。通过先进的技术对电子档案进行处理，已经归档的电子档案文件更改为只可以进行读取的文件，同时在与之相对应的纸质文件之间建立能够相互对应的标识关系，有的时候也可以在电子档案收集和积累的过程中，将其制作成相应的纸质拷贝文件，或者是将其制成相应的文件微缩品，以此来便于电子档案文件的长时间保存，同时还要对已归档的电子文件进行定期的复制，以免在开展档案管理工作时，因系统发生意外导致电子档案文件信息和数据的丢失。

3.2 运用切实可行的电子文件档案信息保护措施

纸质档案向电子档案管理过渡时，需要运用切实可行的电子档案信息保护措施，以此来保证电子档案文件不会因为这环境，而导致其数据信息发生修改、删除等现象，其最有效的保护途径就是采用专业防火墙技术、电子档案文件存取权限技术、电子档案文件数据加密技术等技术[5]。将这些技术运用于电子档案管理过渡工作的开展过程中，可以有效保证电子档案文件内容的真实性和可靠性，确保电子档案人家在存储过程中和运输过程中能够实现良好的安全和保密，以此来防止他人对电子档案文件进行非法访问，或者杜绝他人对电子档案文件的非法访问可随意删改。采用这样的技术保护措施，对电子档案过渡管理工作的开展将会起到良好的效果。

3.3 开辟电子档案文件存储新途径

在开展纸质档案向电子档案管理过渡工作时，要为档案管理部门开展电子档案文件管理工作配备必要的计算机刻录设备，在开站电子档案文件归档工作和电子档案文件数据资料采集工作时，需要运用通用格式的光盘开展相应的存储工作。在开展软件管理工作时，应该及时发现管理软件所存在的安全漏洞，并对其进行修补，同时所采用的防火墙和防病毒软件要能够实现实时自动升级，以此来做好电子档案文件的病毒防范工作，同时做好电子档案文件信息数据的上传，电子档案文件设置访问权限，同时根据电子档案文件设置相应的安全等

级[6]。在电子档案文件硬件管理方面，需要进一步完善电子档案文件和相应计算机设备的保管设施，同时对其环境进行优化，优化电子档案文件打防高温、防腐蚀、防磁场干扰等防护设施的完善和维护，以此来对电子档案文件进行有效的保护，条件优越的单位还可以即使升级服务器的主机和数据控相应的硬件设施，以这样的方式来确保电子档案文件数据信息保存的完整性，同时充分保证电子档案文件传输的安全和稳定。

3.4 数字化与档案销毁相结合

现有纸质档案由于种种原因导致“能进不能出”，很多过期档案不能及时销毁，导致管理成本增加，档案利用率得不到提高。在鉴定销毁档案前做好电子档案备份，能够有效保存过期资料，降低管理成本，提高档案管理工作效率，合理规避风险。

4 结语

在开展档案管理过渡工作时，既需要保证纸质档案管理工作的开展，又要加快发展电子档案，使档案管理过渡工作能够保持高效的开展状态。

参考文献

[1]岳伶阳.分析由纸质档案向电子档案管理过渡中遇到的问题[J].现代经济信息，2010（24）：77.

[2]张金琳.纸质档案向电子档案过渡所面临的问题[J].露天采矿技术，2010（04）：94-96.

[3]郑加辉.浅析新形势下电大开放教育档案管理——电子档案与纸质档案共存并用[J].厦门广播电视大学学报，2010，13（02）：10-12.

[4]阎立明.对纸质档案与电子档案并存阶段工作的思考[J].延边大学学报（社会科学版），2001（04）：110-111.

[5]孙淑云.论电子档案与纸质档案的关系及发展趋势[J].山东省农业管理干部学院学报，2001（02）：114-115.

[6]苏晓轩.纸质档案与电子档案并存时期档案管理若干问题的思考[J].辽宁大学学报（哲学社会科学版），2000（06）：53-57.