陈超

摘   要：随着时代的不断发展，传统的实体档案管理模式已经不再是档案管理工作中的唯一方式，当前的档案管理工作通过应用计算机技术，更好的发挥了档案在单位运营中的辅助作用，并且实现了自动化办公。办公自动化是信息技术不断发展的必然结果，和档案管理有着一定区别，又有着极其密切的联系。为了让二者更好的配合，从而促进单位的高效运行，本文对档案管理与办公自动化做了分析。

关键词：档案管理  办公自动化  对比

中圖分类号：G271                                   文献标识码：A                        文章编号：1674-098X（2019）10（c）-0139-02

办公自动化的概念具有抽象性，最开始出现于20世纪60年代，复印机的出现减轻了人们的工作压力，后来电子打印机、计算机网络等又进一步提升了人们的办公效率，后来随着信息技术的不断发展，出现了自动化的办公系统。而自动化办公必须要由相应的档案提供支持，这就要求人们必须了解二者的联系和区别，这样才能对自动化办公和档案管理进行更好的应用。

1  档案管理与办公自动化

单位在不断发展运行过程中会产生各种各样的信息，有些信息具有非常高的保存价值，可以为单位的发展运营提供有效参考。而档案管理指的就是在保存这些信息的同时对其实施良好的管理，使之能够更高效地为单位的发展和运营服务。办公自动化指的是在信息技术支持下单位所应用的一种高效办公模式，其中包含了很多现代科技，通过办公自动化可以更高效的利用单位档案，而单位档案也可以为办公自动化提供基础信息支持。

2  档案管理与办公自动化的对比

首先对单位而言，档案是其进行生产经营活动所无法离开的信息资源，真实记录了单位的一切信息，是一笔无形的财富，对单位有非常积极的作用。通过档案管理可以使单位在运行过程中所产生的各种信息资源得到更规范的管理，单位不仅可以在日常运行中使用这些资源，同时也可以将其作为制定发展战略的参考。但是档案管理工作较为复杂，并不是简单的装载档案，还需要对档案进行收集、整理、筛选、分类、编号等很多操作，这样才能使档案管理工作更加规范，也方便后期使用。另外档案对保管条件要求较高，需用的档案柜保存档案，而且还要做好档案室的防尘、防火、防潮等工作，同时还要为档案室配备各种辅助设施。办公自动化利用的是各种办公设备和手段，从而更高效的使用各种资料，这也是其和档案管理最大的不同。办公自动化简化了单位的办公流程，还可以使单位在运行过程中尽量减少对纸质材料的使用，不仅提升了单位的运营效率，而且还缩减了运营成本，因此办公自动化的出现令高效办公、简便办公、低成本办公的要求得到了满足。但是办公自动化对计算机等设备的依赖性比较高，如果这些设备出现故障就会影响正常运行，甚至有可能因为设备故障而造成重要资料的损失，也有可能在外部因素的影响下出现机密资料泄露的情况，这也是办公自动化最明显的缺陷[1]。

3  档案管理与办公自动化的联系和区别

3.1 联系

首先档案管理和办公自动化可以互相影响，实现办公自动化以后，使档案管理工作获得了新的发展方向，同时档案管理工作对办公自动化技术的进步也有着促进作用，可以说二者的互相影响可以促进彼此共同发展，从而更高效的开展各项工作。其次，办公自动化促进了档案的形成，在一定程度上我们也可以将档案看成是信息资源，无论档案管理还是办公自动化，都是对信息进行处理时所使用的一种方式。

3.2 区别

实体信息在档案管理中的占比较大，而在办公自动化中更多的是通过信息技术所处理的数字信息，随着信息技术的不断发展，将来办公过程将不再涉及任何纸质文件，这也是其和档案管理最大的不同点[2]。

4  做好档案管理与办公自动化的措施

4.1 重视档案管理和办公自动化

若想更顺利的进行档案管理并实现办公自动化，首先管理者就要给予充分重视，将其落实在管理工作中，而且还需要员工的积极配合。单位的各项工作都和档案管理以及办公自动化有着非常密切的关系，因此在给予充分重视的同时还要投入更多的人力和物力资源，而且工作人员也要做好对各种资源的充分利用，这样才能促进二者的融合发展，进而实现单位的高效运行。

4.2 开展档案教育，使档案管理工作更加规范

应在单位内部加强对档案知识的宣传，比如可通过开展档案管理培训让员工对档案管理的相关知识以及相关法律法规进行充分了解，并且要认识到档案管理对单位的重要作用。同时在单位内部要以国家的法律法规为基础，建立档案管理规范，并结合自身需求开展档案管理工作，这样档案管理工作的规范性就可得到有效提升。

4.3 开展办公自动化培训

若想真正实现办公自动化，除了要让员工对办公自动化进行充分了解，还必须保证员工的操作水平能够满足办公自动化的要求[3]。因此要在单位内部积极开展办公自动化的培训工作，争取让所有员工都能够具备一定的操作能力，以此在单位内部建立自动化的办公模式，进而通过办公自动化促进各项工作的高效开展。

4.4 完善辅助设施的建设

当前的档案管理工作已经实现了从传统管理模式向着数字化管理的转变，很多单位在实际的工作中都会使用计算机进行各项操作，有效提升了答案管理工作的效率[3]。可以说档案管理工作已经发生了质的改变，和办公自动化间的联系更加紧密，因此为了进一步促进档案管理工作的高效开展，单位应积极完善软件和硬件等辅助设施的建设，比如性能更高的计算机、更通畅的网络、功能更加完备的管理软件等，从而在实现办公自动化的同时也为档案管理工作提供强有力的保障。

4.5 完善安全建设

当前在单位的档案管理和办公自动化中已经用了互联网，意味着这两项工作在利用互联网的同时也要面对互联网中的很多风险因素。因此在使用互联网的过程中一定要完善安全建设，通过安装杀毒软件、及时更新系统等方式提升安全性，这样才能防止木马病毒、黑客攻击等造成的信息泄露[4]。同时也应积极开展互联网安全教育，保证使用互联网过程中的操作规范性，令企业信息得到最大的安全保障。

4.6 对数字文档进行管理工作进行加强

传统的档案管理工作和办公所使用的都是纸质文件，这些文件不仅需要占用特别大的空间，而且水、火、腐蚀等因素也会对其产生影响，而且文件被反复使用也会导致其损坏或者丢失。因此自从信息技术出现以后，档案管理和办公都在积极应用信息技术，实现了数字化的管理。但是数字管理对计算机的依赖性非常强，如果没有进行妥善管理依然会造成文件的损失，因此单位必须对这项工作进行加强，做好重要文件的备份，必要时可租用服务器来保管机密文件，以此来保证所有文件都能够得到妥善管理。

5  结语

综上所述，随着信息技术的不断发展，档案管理和办公自动化也有了更加高效的开展方式。办公自动化和档案管理在单位中的作用同样重要，在做好这项工作的同时，也要找到二者的结合点，进而发挥二者互相辅助的作用，以此提升单位的运行效率。

参考文献

[1] 余轶.浅谈办公自动化系统与档案管理的有效结合[J].办公室业务，2017，21（10）：176.

[2] 王旭.浅谈办公自动化与文书档案管理[J].科技展望，2017，9（15）：28-30.

[3] 张黎.浅谈办公自动化系统与档案管理的有效结合[J].纳税，2017，16（18）：59-62.

[4] 王筱倩.办公自动化系统与办公自动化和档案管理系统优化整合模式研究[J].中国新通信，2019，21（14）：60-61.