何晓梅 郭以东

（中国石油天然气股份有限公司勘探开发研究院西北分院）

0 引言

随着大数据、云计算、人工智能、物联网等新兴信息技术的迅猛发展，传统行业与新兴信息技术相结合的应用场景层出不穷。企业的信息化建设项目已不是单一的商品化软硬件采购、软件产品开发或服务咨询，而是形成了由若干个同时发生或部分搭接的项目构成的更加集约化的项目群管理模式。大型企业信息化建设项目涉及由多专业、多管理层次、多地理区域、多业务单元、众多参建单位构成的复杂项目群［1］。随着项目群管理模式的复杂化，合同管理日益成为项目建设过程中重要的管理环节之一。从项目初期的咨询合同、设计合同、软硬件采购合同、工程合同、监理合同、服务合同，到项目后期的测试合同、验收合同、运营维护合同，合同管理贯穿了项目建设的全生命周期。

合同是法律实施的前提，法律是保障合同执行的必要条件，依法签合同，依法行使权力，是我国法律对公民的一个保障手段［2］。合同对项目建设要实现的关键目标与指标都做了详细约定，包括：产品性能、价格、质量、工期、服务内容等，对合同双方的责权利做了明确界定，合同管理对项目整体目标的实现和顺利实施起到了重要的支撑保障和约束作用。

1 合同执行管理中常见问题及潜在风险

大型企业信息化建设的稳步推进，促使信息项目从满足单一业务的独立建设模式向基于数据的集成共享应用方向发展，所涉及的项目合同也较以往更多、更复杂。以某业务应用建设项目为例，其不但涉及业务咨询服务、商品化软硬件采购、软件功能开发和其他系统间的数据集成共享，而且涵盖了数据采集终端的仪器仪表调试、数据链路打通、组态开发、数据传输协议的集成整合等系列配套建设内容。实施建设单位主体也由一个变成了多个实施主体的协同配合，缺失任何一个环节的有效管控都可能导致项目实施质量、建设成本和建设工期的不良后果。一些本来可以避免的问题就因为合同管理的不足或缺少内部承建协同单位间的合约（内部任务书/合同）约束而引起，进而给项目的建设带来显性和隐性风险。

1.1 注重外部合同，缺少内部合约

在多项目因素构成的项目群建设过程中，实施建设单位主体较为关注涉及外部人力资源和软硬件采购类等的外部协同建设内容，非常重视对相关招标过程中相关资质、执行能力和中标厂商的合同保障条款审核。但是，项目群中各分项目的建设由于涉及多内部单位协同，有些前置任务由非主体承建单位的内部组织先期建设，由于是内部单位，往往只在形式上以项目推进计划、公文或领导组织开会的方式进行有限约束，缺乏对项目实施进度、实施结果的评定标准和奖惩约束，导致前置任务的建设周期和实施质量直接影响后续任务的开展。一旦内部协调出现问题，将给项目建设带来巨大的时间成本、人力成本和资源投入成本风险。

1.2 合同执行周期难以管控

所有合约是有限期界的或有限期界的延展［3］。按照常规，既然签订了合同，那么严格执行合同约定的时间周期和合同约定交付内容，似乎较为容易把控。但是实际上，信息化建设项目中，涉及软硬件商品化采购流程的合同执行周期较容易把控，而涉及信息系统咨询实施服务、软件开发服务的合同经常出现难以把控执行周期的问题，出现合同违约现象。产生这些问题的原因：一方面是责任主体来源于甲方，如：信息系统建设类项目存在前期需求调研不充分；业务需求建设中期容易发生需求变化或需求激增等变更；涉及工程类配套实施工期拖延，导致信息系统研发人员无法按预期进场等。另一方面是责任主体来源于服务提供商（乙方），如：服务提供商销售人员以冲业绩为主体目标，盲目承接公司无论是财力、人力、物力都难以消化或非常吃力的项目，导致项目难以推进；项目建设中关键技术人员离职，导致项目建设连续性中断；项目执行过程中，集成的第三方提供的商品停产或改型，导致成本上升或无法按期交付等问题。此外，还经常发生甲方因故拖延工期，乙方成本持续上升，人员不能及时跟进等责任主体纠缠不清的现象。

对于履行时间长、权利义务复杂的合同，合同条款的制定者不可能穷尽需要合同双方完成的每一项工作，已经约定的条款根据现实情况的变化可能会发生变化，原来的合同条款可能已经没有履行的必要。此时，对双方当事人而言，合同内容的变化意味着较大风险［4］。合同执行一旦不能按时履约，将导致合同交付内容质量下降、项目总体成本上升等一系列风险发生。

1.3 忽视合同交底和履行过程中的履约跟踪管理

项目建设中，分工明确、流程细化、职责到位是值得称道的管理模式。但是，工作界面泾渭分明、缺少重要环节的交叉重叠，合同履行期间，缺乏对合同执行相关部门、人员的协同交底和沟通对接，容易出现“不是我们部门的问题”的问题。如：合同签署后，各相关部门对涉及合同执行的工作进行比较明确的划分，由于工作界限较为明晰，负责合同管理的人员只注重签约依据、形式合规、合同条款方面的审核，很少参与合同谈判、实施、验收、合同变更等工作；项目执行人更注重对项目实施进度和质量的把控，对合同中约定的其他内容、应该准备和留存哪些合同执行文本缺乏详细了解。项目执行人和合同管理人掌握信息不对称，沟通协调不到位，如果掌握合同细节的项目负责人事务繁杂、未能及时督察，容易出现“三不管”的真空地带，进而因小的缺陷延误项目进展，增加履约风险。

1.4 缺乏专业队伍，过程文档缺失、归档资料不规范

除机构比较健全的企业外，一些企业合同管理人员由各单位财务、综合办公办事员兼任，工作中缺乏法律、合同合规、商务风险等相关业务知识，对合同审核过程中的法律风险、违约风险、付款风险等方面预判不足，风险意识淡薄，容易造成隐患。

在合同实施过程中，从前期合同立项审批到合同签约依据，再到合同乙方资质审查以及实施、验收等中间环节的文档资料要求不严或保管不当，极易造成文档缺失或不完整、实施验收文档不规范、付款依据不充分、合同变更无凭据等问题，甚至出现文档资料没有签字人、无签字日期等现象。尤其是企业人员流动性较大的单位，有的文档缺失授权书、无单位公章，只有经办人签字。一旦经办人离职，发生违约行为，极易出现推诿、证据不足、起诉维权困难等问题。

2 应对策略和措施

及时有效地识别和预判潜在风险，制定完备的应对预案，将有效规避和化解项目合同执行过程中的管理风险。

2.1 同等重视内外部合约的签订和协同管理

项目群管理或单一复杂项目内部拆分的子课题运行管理，尤其是涉及分布于不同地域的多内部协同单位建设项目，项目目标的达成不但依赖于外部合同的约束力，而且受限于各内部协同承建单位项目建设内容的实施进度。这需要在注重同外部合作伙伴签署合同的同时，与各内部协同单位签订内部任务书或内部合约。通过内部合约对各内部协同单位项目分工、建设内容、工期和质量进行明确的责权利交底。内部合约中，明确制定违约问责机制，强化履行管理部门和具体履行执行部门的职责，实行内外部履约过程强化控制，履约动态跟踪和监督，及时处理异常情况和信息反馈［5］，有效确保问题的及时跟进和解决，有效降低由于内部原因导致的进度延缓隐患。

要注重合同的全过程、系统性和动态性管理，凡是涉及合同执行内容的相关单位、部门都需要一起进行协同管理；随时关注履约全过程中的情况变化，特别要掌握对自己不利的变化，及时对合同进行修改、变更、补充或终止［6］。

2.2 引入信息披露监督机制

合同管理不仅是对合同签约依据、合同条款的审核，更要注重合同执行及验收过程中合同乙方是否按照合同约定完成了工作内容和技术要求。合同管理人员要加强对合同进展的跟踪，及时掌握项目进展及变化，严格按照合同约定条款对项目的实施、变更、验收、付款条件进行把关，确保已履行合同义务证据的文档资料合法合规。

应当建立契约履行登记、信用等级评价和信息披露监督机制，将涉及企业各时期内外部项目群签订的合约执行情况进行信息系统登记备案，包括：其在各项目的承建角色基本信息、建设进度跟踪、履约信誉（质量、时间、成本）、针对乙方履约能力的综合评价和最终用户评价等。对于履约质量、进度出现潜在风险的情况，应当及时预警警示，并作好预案准备，提前化解履约风险。对信誉差、履约能力低、双方曾发生过矛盾甚至诉讼的内外部单位建立“黑名单”，通过本企业的合同管理系统、招投标系统或信息化考核平台等信息化技术手段在企业内部进行公布，鞭策“后进”、鼓励“先进”的同时，尽可能避免与“黑名单”上的市场主体发生合同关系，为后续项目的选商提供便利，对提升项目各承建主体的契约精神起到积极的监督约束作用。

2.3 注重合同管理各阶段的交底和沟通工作

应当建立项目关键干系人的周例会、主要干系人月例会、周报、月报和关键里程碑的汇报制度，加强项目边界的划分和交叉重叠地带的管理。在日常工作中，充分合理地利用微信群、视频会议、项目协同管理软件等信息化技术手段，完善合同管理制度建设和流程管理，促进企业负责人、项目执行人、合同管理人、法律事务人共同就合同达成的目标和指标进行高效沟通协作，加强实施过程中的监督检查，做到事前预判、事中控制、事后总结的全过程管理。

2.4 加强岗位培训及考核，提升业务素质

随着信息化建设步伐越来越快，涉及的技术领域越来越广，对合同管理人员业务能力的要求也越来越高。合同管理人员不仅需要加强法律、合同、商务等相关业务知识的培训，还要了解技术领域的业务发展，提高对合同各项内容及条款的准确理解力和判断力，降低合同潜在的法律风险、违约风险。

在决策层面上，要增强合同管理意识。合同管理工作不单是合同管理人员的事情，决策层面领导树立严密的合同意识，对合同管理效果具有重要作用。

从建立规范的合同执行管理流程和合同档案管理系统入手，明确合同执行过程中的流程扭转和签字、盖章责任机制，建立合同执行全生命周期文档资料归档目录，做到有章可循、“按图索骥”，将极大地提高项目合同文档的质量水平。

3 结束语

在信息化项目建设中，注重合同管理风险识别和应对策略研究，将积累的经验教训和管理方式方法加以归纳总结，有助于提升合同管理水平。结合企业实践，利用大数据、云计算和人工智能分析等信息化技术手段，进一步提升合同管理的质量和效率，实现合同管理标准化建设，为信息化项目建设目标的实现提供有力保障和支撑。