苏伟

摘 要：人力资源档案管理是企业整体管理体系的核心内容之一，在信息化时代中进行人力资源档案管理转型改进，是企业提高管理水平的必然要求。由于信息化技术在企业管理中的普及运用，为企业完善和优化人力资源档案管理提供了有效的条件，但随着信息化管理模式在企业人力资源档案管理中的应用，也使得档案管理技术更加复杂，如何能够促进企业人力资源档案管理转型发展顺利进行，是现代企业需要重点思考的问题。本文通过对信息化时代语境下人力资源档案管理的转型发展途径进行研究，旨在能够为现代企业实现人力资源档案管理的信息化改革作出贡献。

关键词：信息化时代;人力资源档案管理;转型发展

我国社会发展进程中，对于人力资源档案管理的转型发展需要综合考虑企业的人力资源管理目标。随时信息技术在社会建设中的普及运用，也为企业进行人力资源档案管理提供了动力。将信息化技术与人力资源档案管理相结合，从而实现企业管理模式的有效转型。

1 传统档案管理存在的制约及其缺陷

传统人力资源档案管理更多地是依靠人工方式进行，这其中就会才在人员失误等所造成的人力资源档案内容损毁或遗漏等，不仅减低了档案的有效性，同时也极大的增加了企业的人力资源档案管理成本。在信息化时代中，进行人力资源档案管理的信息化转型，是社会发展的必然趋势。企业在信息化环境中，需要运用科学的眼光去分析企业的实际情况，从而采用有针对性的方式提高企业的信息化水平，使企业能够更好地适应信息化的大环境，促进企业的健康稳定发展。

2 新型信息化手段运用于人力资源档案管理的重要作用

1）运用信息化技术推动人力资源档案管理转型。企业传统的人力资源档案管理模式已经无法适应现代化的企业发展步伐。随着企业管理对人员评价和选拔等需求的不断提高，人力资源档案管理模式也必须进行转型发展。通过运用信息化的技术优势，能够在企业内部建立起一个完善的人力资源组织架构，并利用信息技术的虚拟性和互动性，使企业人力资源档案管理不再仅仅是单一的信息数据的记录和存贮等，人力资源档案管理也可以依托于信息技术实现全面的互动和传递，从而提高企业人力资源档案的科学化管理水平[1]。信息化的企业人力资源档案管理还能够更好地发挥档案数据的价值，促进人力资源管理向着专业化和先进化发展。

2）运用信息化技术减低人力资源档案管理成本。通过运用信息技术的优势，能够将人力资源档案管理转变为信息化模式，通过信息化的操作系统以及数据库等，实现了人力资源档案信息的有效采集、整体、统计和查询等工作的便捷性，不仅极大地缩短了人力资源档案的管理时间，同时也可以减少人力的投入[2]。另外，人力资源档案管理的信息化发展，也能够实现管理内容的无纸化，从而打破了空间限制壁垒，减少了人力资源档案存贮空间。

3）运用信息化技术整合人力资源档案数据。作为一个企业来讲，人力资源档案信息只是企业众多信息中的一部分，但由于企业发展的主要推动力就是人员，因此企业的整体管理都需要依托于人力资源管理进行。企业经营发展中，需要利用信息化技术加强对人力资源的合理利用，因此，企业人力资源档案管理的信息化發展成为企业提高管理效率的必然途径。企业可以通过信息途径建立与社会人力资源服务机构的联系，通过对社会人力资源情况进行及时的掌握，从而提高企业的人力资源信息好获得能力[3]。企业的人力资源档案信息整合还可以运用于企业内部结构优化中，通过将人力资源档案信息与企业经营发展信息进行结合，可以提高企业对人力资源的调配效果，将人才安置在最最适合的岗位上，进而提高企业的发展能力。

3 信息化时代语境下人力资源档案管理转型发展的途径与方法

1）加强人力资源档案的信息集成管理。企业在运用信息化技术促进人力资源档案管理转型发展时，需要加强人力资源档案的信息集成水平。信息集成方式能够通过计算机进行集成编码，根据企业对人力资源的管理要求，进行有针对性的信息技术功能设计。企业通过信息技术中的互联网技术等，建立统一的人力资源档案信息化管理平台，将企业内容所有的人力资源相关信息进行电子格式的转化和录入，形成集成的人力资源档案数据库[4]。企业的信息化档案平台可以将企业各个部门进行信息化连接，从而为人力资源档案信息的集成化管理提供环境。在信息化环境中，实现了企业人力资源档案信息的自主查询调用、自动化归档以及档案信息内容在企业内容的有效传递。

2）加强人力资源档案的信息安全管理。运用信息化技术对企业人力资源档案进行管理，还需要重视其中的安全性。由于信息化人力资源档案管理主要依托于网络环境和信息环境进行数据使用，因此信息安全成为人力资源档案管理转型中所必须解决的问题。企业可以通过加强内部信息安全管理流程和规范，使企业人力资源档案管理质量得以保证。企业可以建立人力资源档案信息使用的授权机制，通过严格的登录认证以及留痕机制，使人力资源使用过程能够被追溯[5]。另外，企业还需要建立一套完善的数据备份机制，通过及时对信息平台上的人力资源档案内容进行备份，从而提高信息化档案的抗风险能力。企业还需要及时升级病毒查杀系统以及防火墙系统，防治信息平台遭到网络病毒或者黑客等的攻击。

3）加强人力资源档案的技术优化管理。随着信息技术的不断进步，企业的人力资源档案信息化管理技术也应当与时俱进地发展。企业应当着眼于未来，运用前瞻性和发展性的眼光优化人力资源档案管理。企业在建立信息化档案管理平台时，需要为后续的功能补充和创新预留出足够的系统空间。例如，在信息平台设备上预留数据接口，从而保证数据库能够进行扩容。企业人力资源档案管理的信息优化，还需要关注信息技术本身的发展趋势[6]。随着智能技术的出现，必然会代替原有的信息技术内容。企业应当及时关注社会科学发展创新变化，从而能够快速地了解和掌握最新的技术内容。企业需要运用可持续发展理念指导人力资源档案管理转型，将实用性、经济性、科技性等方面进行综合考虑，从而建立起适合企业发展的最优信息化管理模式。

4 使用信息化手段进行人力资源档案管理的效果

企业管理实践过程中，对于各部门之间的工作协调是提高企业工作效率的重要途径。企业可以通过建立档案信息对接体系，利用信息化的技术优势使企业档案管理能够成为各个部门进行协调工作的载体。企业可以通过对档案信息的统一调度，使部门工作需求得以兼容互助。例如，人力资源部门可以通过档案对接体系将员工的基本信息进行录入，而用人部门可以根据员工的工作表现在系统中进行评价。通过人力资源部门与用人部门对信息系统的共同管理，使档案信息真正发挥其内在价值，同时也能够使人力资源档案管理的效果增强。

5 结束语

在信息化时代背景下，企业要想实现长远发展的目标，就必须具备先进的转型发展理念。企业人力资源档案管理一直以来都是企业发展的重要推动力，在科学有效的人力资源档案管理模式下，企业能够最大限度地发挥人力资源的价值，从而提高企业的核心竞争力。信息化技术在人力资源档案管理中的运用能够显著提高企业管理的先进性，因此信息化的人力资源档案管理是企业有序发展的必然途径。企业应当顺应时代进步要求，通过提高人力资源档案的信息化管理水平，提高企业发展进步的效果。

参考文献

[1]张军，梁绍红，姜超.全面对接数字政府建设 推进档案工作数字转型——浙江省档案工作数字转型情况综述[J].浙江档案，2019（07）：12-13.

[2]彭晶晶.数字环境下的事业单位人力资源档案管理探讨[J].商讯，2019（12）：191-192.

[3]赵妍.对社保档案管理信息化建设转型阶段的点滴思考[J].黑龙江档案，2019（02）：82.

[4]陈水湖.数字转型背景下企业档案管理转型升级对策研究[J].机电兵船档案，2019（02）：65-70.

[5]武煜.浅谈信息化时代对传统档案信息加工与存储的挑战[J].办公室业务，2018（05）：39.

[6]施琦敏.浅谈“前端控制”思想在城建档案管理中的意义——以“广州市城乡建设档案监督、指导及验收业务管理系统”为例[J].办公室业务，2017（18）：57+78.