河南省裕华商储实业有限公司 于荣娟

在经济信息全球化趋势日益明显的今天，各行各业对信息技术的应用和依赖也越来越广泛和深入。很多的企业为了能够在复杂的市场环境中求得生存，都逐渐开始引进ERP信息管理系统来对企业的内部控制制度进行建设，并且已经取得了良好的成效。但ERP系统在我国企业中的应用时间毕竟还不是很长，也必然面临一些问题。只有将ERP系统与企业的实际情况有机的结合起来，才能使ERP系统环境下的企业内部控制更加高效，企业资源配置整合更加优化，也只有这样才能促进企业内部控制的完善。

1 ERP系统环境下企业内部控制概述

ERP系统是一个非常全面的信息集成综合服务管理系统，通过梳理企业内部经营信息和业务体系，按照业务流程划分业务模块来重塑企业流程模块，同时对企业出现的经营问题提供导向性预警服务和提高企业资源调配方式提供一种高度集成型、实时性、开放性的管理手段，对于提升企业整体的管理水平具有非常重要的意义。

目前，ERP系统的应用范围已经从生产企业发展到商业零售、服务咨询、银行金融以及政府机关和行政单位，无论是应用范围还是其真正含义，都在慢慢被扩大了，ERP不再是以往企业的界限了。传统企业往往定义为供应链，而现代企业定义为优惠的企业资源，定义为新时代的新信息系统。ERP系统具有非常大的严谨性和全面性，它对企业内部控制实施的影响体现在多方面。将ERP系统应用在内部控制管理过程中，同时企业管理人员应立足于企业规模、市场变化情况，深入了解ERP系统，实现ERP系统与内部控制的完美结合，从而在企业内部控制过程中充分发挥该系统的优势。

2 ERP环境下实施内部控制存在的问题

2.1 ERP系统下的内部控制环境风险

ERP的实施为企业的内部控制提供了新的控制环境要求。因ERP系统融合公司基本所有的经营活动，涉及面广、涉及程度深，打破了原来管理方式和工作流程，部门职能和人员岗位职能需重新定义。无论是组织结构还是企业的治理结构乃至企业的内部文化和领导层的职业能力和素质都受到影响并存在变化。那么作为运行工具的ERP系统也要作出相应的调整，才能与新的内控制度和流程相适应。但是ERP系统的调整往往涉及的环节比较多，常常并不能马上作出调整，即使能在一定时间内作出调整，常常也会影响公司业务部门的正常工作运行，这就会带来一定程度上的困难。在这样的信息化动态环境之下，企业的内部控制环境将面临新的风险挑战。

2.2 ERP系统下控制活动风险

ERP系统应与控制活动相匹配，每家企业经营内、外部环境不同，业务性质也不尽相同，ERP系统是由主观意识的人设计和进行具体操作，需针对企业实际情况定制开发符合自身经营需要管理系统。ERP系统应与企业的实际经营状况和管理需求相适应，匹配出适宜的管理流程、业务流程、内控流程，在实际管理当中发挥ERP系统下内部控制作用。ERP系统开发周期、开发成本、运作和维护成本较高，对企业是一种挑战。系统一旦设定，公司的一些部门结构、客商结构、执行程序、表单配置都会固定下来，这些设置在一段时期内不会有大的调整和变化，也不会根据具体事项的变化而随时变化。企业业务往往是千变万化的，而ERP系统不会随着具体业务的变化灵活的作出调整，这一方面是ERP运行的稳定性的优点；另一方面也是ERP运行在一定程度上缺少灵活性的地方。

2.3 ERP系统安全风险

ERP系统环境下重建了内部控制体系，将ERP现代的信息技术应用于内部控制系统，网络安全性问题将成为控制难题。ERP系统通过信息集成将特定的管理要求固化，仅仅是一种管理和控制的工具和手段，它本身并不创造控制体系。ERP是一个综合性的系统，使用面涵盖了企业方方面面，使用者范围较广、数量较多。企业针对不同的经营活动需制定不同控制目标，但并不所有的控制目标都可以科学制定出控制方法，也不是所有的控制方法手段都可以设计到ERP系统进行实施，ERP系统是自控控制和信息与沟通的一个重要组成部分。全面、有效的内部控制需将信息技术智能手段与人工传统控制手段有机结合，从而弥补系统不足而带来的内部控制潜在风险，保障企业经营活动得到基本控制和改善。同时，ERP环境下，赋予企业各岗位员工进入信息平台登录操作权限，来自于系统内部的工作人员违规操作的动机风险和来自于外部环境的不确定性给系统的安全方面带来的潜在风险。

3 实现ERP系统与企业内部控制有机融合的建议

3.1 加强ERP系统下的内部控制观念

树立正确的内部控制思想，首先需要熟悉ERP系统下的内部控制与原来内部控制之间存在差异，分析选定适用于企业ERP环境下的内部控制框架。企业实施ERP系统以后改变企业原来的经营和工作运行模式。对ERP系统进行后台操作是企业经营者和管理者及相关员工，各层次信息化指令执行者要从思想上树立信息化内控管理意识。为此，必须对ERP系统下企业组织机构按岗位职责设定上机人员的操作权限，实施定期轮岗位制度，使不同的岗位有所牵制，不相容的岗位互相监督。同时还要建立操作管理制度、系统维护管理制度。加强员工对ERP系统下内部控制理论多元化学习，纠正员工对于内部控制管理理念的一些错误认识，定期将ERP系统运行下出现内部控制问题予以宣贯学习，熟练掌握系统运行的关键环节操作流程，避免人工缺陷、失误带来数据失真和内部控制失效。

3.2 加强ERP系统控制活动

由于ERP本身的设计是面向流程的，采用按企业业务流程本身来设计内部控制方案会比较切合实际。企业围绕业务流程进行分析订单、采购、库存、计划、生产制造、质量控制、运输、分销、人事管理、财务等环节的作业过程、管理过程和信息过程的实际情况，制定每一项作业或任务组合流程操作流程、作业标准和考核指标，制定相应控制规则，形成组织、项目、流程三维组合，落实控制活动管理责任。遵循“风险导向、业务驱动、规范设计、强化执行”的原则，有计划、有目标的开展流程规范控制专项工作。尤其是保障流程顺利运行的制度，因为ERP一旦上线，公司员工都在一个系统上，并且是呈线性状态，那么一个环节出问题往往后续的程序无法执行，这势必影响整个公司的业务运转。这就必然要求一旦出现问题，就需要尽快解决，这个时候如果没有对应处理制度，那么业务就会停滞，如果有晚上的制度，按照制度进行处理就可以了。只有这样才能将企业ERP系统和内部控制的这种模式实现有机融合。

3.3 加强对ERP系统的风险管理

从内部控制的角度来讲，必须将ERP系统作为控制对象，从信息技术的角度，评估风险并建立相应的信息系统总体控制和应用控制，确保ERP系统的运行质量和运行效率。作为实施内部控制重要手段的ERP系统，必须保证系统的稳定与有效运行，加大对系统平台的维护与评价，定期轮换人员进行系统监测与维护，定期出具系统运行报告，确保系统安全可靠运行。此外，运用数据文件的保护和数据加密储存也可以保护数据的安全；对重要的ERP档案进行双备份，应存放在不同的地点，并做好ERP数据的防磁、防火、防潮和防尘等安全保护措施。

3.4 对ERP操作人员事前进行充分的培训

操作人员是ERP运行的最主要人员，也是具体业务的执行者，不光要在设计环节同他们进行充分交流，以达到对业务的充分理解，更需要在ERP运行开始对他们进行充分的培训，保证他们对系统的充分理解，甚至是要求其能理解每个ERP关键环节的设计理念和思路，只有这样才能保证系统ERP系统和内部控制的完美融合。