药品数据管理中的问题探讨

2019-01-27程紫婷徐政行王锟侯晓雅王紫颖张宇通讯作者陈大全

中国食品药品监管 2019年7期

文/程紫婷徐政行王锟侯晓雅王紫颖张宇通讯作者/陈大全

药品数据管理在全世界方兴未艾，是一门管理科学。在新时代电子技术突飞猛进的今天，药品行业面临新问题、新挑战、新机遇。无论什么时代，我们都需要好的药品，而不仅仅是好的数据；对于数据而言，其质量的好坏取决于相关人员对数据管理的认知。在药品生产企业执行药品生产质量管理规范（简称药品GMP）、监管部门开展GMP检查中，我国药品生产企业现阶段会借鉴一些国际经验和外企通行做法。但对于这些国际上经典或先进的做法，我们应本着引进、消化、吸收、再创新的原则，对其背后的理论依据进行深入研究，使其更好地服务于制药企业和药品监管，同时规避其因自身缺陷带来的潜在风险。

本文针对药品生产企业计算机化系统数据管理中的一些问题进行探讨，结合我国药品生产现状、监管实情、数据管理等多个方面进行思考，对近几年业内的一些问题进行梳理，以期促进交流、更好指导实践。

一、数据管理

（一）数据管理的概念范畴

从GMP的角度，GMP检查中进行的湿件（是指与计算机软件、硬件系统紧密相连的人即程序员、操作员、管理员）、软件方面的检查都是进行数据检查，除单纯硬件设施的构造等现场检查外，检查的过程主要是检查数据。从1998版GMP到2010版GMP，文件管理都是作为单独的章节倍受重视，1998年版GMP是在第八章“文件”中，2010年版同样也是第八章“文件管理”中进行规定的。数据管理的核心部分往往作为文件管理的一部分被生产企业在实施GMP中所应用，检查员也往往把数据管理中出现的一些问题对应的缺陷条款落在文件管理中。如2010版GMP第一百五十九条“与本规范有关的每项活动均应当有记录，以保证产品生产、质量控制和质量保证等活动可以追溯。记录应当留有填写数据的足够空格。记录应当及时填写，内容真实，字迹清晰、易读，不易擦除[1]”。

（二）数据管理的新特点

《药品数据管理规范》（征求意见稿）明确，数据最基本原则为ALCOA原则（Attributable，Legible，Contemporaneous，Original，Accurate），即征求意见稿第四章“数据基本要求”中规定：归属至人、清晰可溯、同步记录、原始一致、准确真实。这是当前数据管理最显著的特征，是数据管理在外部表征的新特点[2]。同时，征求意见稿中也明确了“数据管理是药品质量管理体系的一部分，应当贯穿整个数据生命周期”，这也是数据管理的基石，是我们认识数据管理的新高度和新思维，使数据管理的内涵更加的丰富和有生命力。可以肯定的是，即将颁布的《药品数据管理规范》将与已经实施多年的《药品生产质量管理规范》（2010年修订版）一样，是我国药品行业走出国门、迈向国际舞台的重要一步。

（三）药品生产领域的数据管理

对于药品生产从业人员和GMP检查员而言，学习再多的理论知识最终还是要应用于实践中去。任何管理的增加和介入，初期都会带来成本增加，也要面临适应性方面的磨合。当前，企业普遍已经完成对计算机化系统特别是实验室用计算机化系统的更新，投入约在百万甚至千万元级别。群众、从业者、监管部门都需要好的药品，而非只需要好的数据。在药品生产领域中，开展数据管理，是下沉监管视野、落实监管手段、消减监管风险、保障监管效果的有效方式。

（四）数据管理的参与者

企业对人员、物料、设备、设施、财物等湿件及硬件的活动和管理，都是以数据为表象[3]。如何通过数据的分级明确管理的分级，如何通过数据的重要程度、风险程度明确管理方式，都是企业提高管理能力的具体问题。这些问题看似简单，但有时候越是简单的问题越是难以找到解决方法。在数据管理中，企业负责人、生产负责人、质量负责人、质量受权人等关键人员在数据管理中应该发挥何种职能，承担怎样的责任，这需要企业和药品监管部门集体的智慧来共同探索。比如尽管质量受权人制度早已列入了我国GMP标准，但从实际执行上来看，其预期作用没有完全发挥出来。

数据管理“是药品质量管理体系的一部分”，而权限分级只是管理体系在运行中的一个单体表象而已。计算机化系统的权限分级及意义无法离开企业质量管理体系和企业总体管理框架[4]。

二、计算机化系统数据管理

（一）如何看待计算机权限分级

在《药品数据管理规范》征求意见稿中第三十五条管理权限中规定，业务流程负责人和用户的权限应当与其承担的职责相匹配，不得赋予其系统（包括操作系统、应用程序、数据库等）管理员权限。由此看出规范只规定了负责人应具有相应的职责并承担责任，没有明确权限分级的层数；在已经实施的GMP标准附录《计算机化系统》中也没有明确权限分级的层数。因此这给药品数据管理在法规层面留下了实施和监管的空间、缓冲地带。但笔者认为，数据管理的方式、表征以及数据管理中的数据要紧密结合数据管理的根本原则才能发挥应有的作用，而不是为管理而管理。数据管理“是药品质量管理体系的一部分”，而权限分级只是管理体系在运行中的一个单体表象而已。计算机化系统的权限分级及意义无法离开企业质量管理体系和企业总体管理框架[4]。

（二）如何看待系统管理员专业背景

处于减少利益相关方干扰的考虑，一般数据管理系统的管理员为IT人员。这个观点固然正确，但是我国于2015年12月1日起执行GMP标准附录《计算机化系统》，至今已有三年，笔者走访了许多制药企业发现，实际配备的IT人员很多不具备制药企业计算机系统背景，或者缺少适合的知识结构，无法起到管理计算机及其系统软件的作用，甚至很多配备的IT人员还不如操作岗位的人员对于计算机熟悉；配上这样的系统管理员，看似减少了利益上的干扰，但整个系统不能稳定运行的风险怎么评估，哪个风险更难以掌控，风险的跷跷板压向哪一头，很多企业对此熟视无睹。另一方面，企业配备了相对熟悉计算机的人员作为系统管理员，但进一步思考，计算机知识背景的人员的往往熟悉计算机本身操作软件如最新的 WIN10、过去 WIN7、WIN8，对这些软件能够起到较好的管控；但是这些人员往往对检验方面、生产方面的专业应用软件以及生产设备上的可编程式控制器（PLC）面板等不够熟悉，对这些设备和仪器参数设置甚至操作不够了解，让这样的IT人员作为这些软件的系统管理员往往很难达到对这些软件的有效管理。

总而言之，系统管理员应该减少利益干扰，但不能因对制药企业实际工作不熟悉而造成新的问题。在我们搞清楚数据管理的运行机制以后，对于一些中小企业，质量部门、生产部门熟悉应用软件的人员，如化验室出身的质量保证人员（QA）、车间出身的质量控制人员（QC）担任专业应用软件的管理员往往能发挥好监控作用[5]。

（三）如何看待网络版软件与单机版软件的优劣

笔者曾到过一些大型企业进行检查，经常听到陪检人员谈到，企业设备已经用上网络版软件、在尽量靠近FDA的要求。通常来讲，网络版功能更强大，数据不易丢失，可靠性更强，具有更好的合规性。而单机版的优点则只有界面简单、操作方便。

如何看待网络版软件与单机软件的优劣？笔者认为应具体情况具体分析。单机版软件操作简单，可以让使用人员快速上手，在实际应用上风险性较小。此外，网络版软件尽管在其功能及合规性方面优于单机版，但这也给企业带来了新的管理风险，企业往往不具备充分的使用经验。

因此企业是否适配网络版，取决于一个企业对网络版软件运行机制是否了解到位，否则容易带来严峻的管理问题，甚至保密风险[6]。尽管企业进行了验证，但由于负责质量管理等有决策权的人员不了解验证的核心风险点、管理风险点。

（四）如何平衡软件功能的丰富性与易用性

软件功能的丰富，表现之一在于处理能力强，比如直接能够导出检验结果；表现之二在于功能多，比如在OpenLAB Chemstation（一种色谱工作站）中，通常有仪器的日志、序列的排布、方法的审计追踪、异常报警记录等多处审计追踪功能。

企业希望配备功能丰富的软件。由于国产软件在其基本功能特别是审计追踪功能方面尚待完善，因此，实际工作中，国外软件采用度较高，如安捷伦的OpenLAB、沃特世的Empower、岛津的Labsolution。

但笔者目前在山东省内现场检查时发现，企业对于此类软件各种应用和功能介绍了解有限，大部分企业的操作人员满足于试验数据的存取与简单分析，对于软件功能不能充分应用[7]。究其原因，往往在于英文界面，功能复杂，以至于操作人员较难全面掌握。

对此，笔者建议在满足基本的审计追踪的前提下，检查员可对国产软件持开放包容的态度。因为部分软件特别是国产软件尽管功能数量少，但对当前我们国家部分企业的从业人员的适配度较高[8]。

（五）光谱检测的应用软件是否也要上审计追踪

《药品数据管理规范》（征求意见稿）第三十六条审计追踪中规定，应当根据风险评估的结果设置计算机化系统的审计追踪功能，记录对系统和数据所进行的操作，至少包括以下内容：1. 操作者、操作时间、操作过程、操作原因；2.数据的产生、修改、删除、再处理、重新命名、转移；3. 对计算机化系统的设置、配置、参数及时间戳的变更或修改。

在纸质或电子记录中，审计追踪可以安全地记录一些数据的生命周期细节，如在记录中创建、补充、删除或变更信息，却不掩盖或覆盖原始记录。审计追踪有助于重现所记录的事件历史，包括某项行动“由谁做、做了什么、何时做和为什么这样做”。

检查员在执行GMP检查时不能无理由认为仪器是否需要安装审计追踪，而是要根据相关规定并结合实际检查情况进行综合评估。一是要考虑电子行业也就是仪器行业的发展水平。对于企业中部分仪器（如水分测定仪、显微成像仪）没有配备电子系统审计追踪，检查员可以要求企业提供相关仪器的纸质记录，以达到管理目的。二是要考虑操作人员的技能要求。对于精密的较大型仪器不论光谱还是色谱，行业内绝大多数企业（如安捷伦、沃特世等）的相关仪器出厂时已经配备了审计追踪功能，建议监管部门和药品企业对相关操作者进行定期专业化的培训，使其能够适应并按标准操作规程熟练操作系统。三是要考虑使用仪器对应的指标是否为关键质量指标。对紫外分光光度计来说，如果检测数据是被检物质含量指标的唯一方法，检查员提出具备审计追踪的要求就更容易被企业所接受；如果紫外分光仪器用于物质的鉴别指标和杂质指标，而质量标准中还有别的方法进行鉴别和杂质控制，且其他方法的专属性也较好，或者这种方法是企业的内控标准，主要用于企业提高内部控制水平，对于此类情况，紫外分光光度计不具备完善的电子审计追踪功能，风险也相对较低。四是考虑其他因素，诸如检测的物料是否为关键物料等。