浅析如何做好医院档案开发利用工作

2019-01-13李智霞

魅力中国 2019年9期

李智霞

(湖南省湘潭市第一人民医院，湖南湘潭 411101)

一、医院档案开发、利用中的突出问题

(一)基础工作不到位

医院档案资料的开发、利用工作开展以前必须做好一些基础工作。目前，我国已大体形成了档案法律体系，相关的法律在档案管理中也发挥了特有的价值。然而，档案资源信息开发、利用方面的法规建设不到位。例如：档案立法对数字档案、电子文件中的法律地位、档案信息开发、利用涉及的保密条例等。档案资料具有一定的存储与管理标准，因此，传统的医院档案硬件设施越来越不能适应现代化医院发展要求，例如：自动调温、自动通风条件薄弱，库房空间狭小，缺少档案管理经费等问题，导致纸质材料受损、重要档案受潮、部分档案在较差的库房设施以内，在没有形成档案以前就失去价值，造成医院档案资源的严重浪费。

(二)轻视档案价值

现阶段，我国很多医院管理者没有对档案的价值予以充分地了解，给档案管理工作带来不利影响。档案是对历史事件的真实记载，其凭据、证明功能形成了档案的基本价值——凭证价值。档案成为医生处理问题的第一手资料，起到重要的参考作用，这种广泛、可靠的参考作用，形成了档案的情报价值。因此，医院领导必须对档案的价值予以充分地重视。然而，当前部分医院领导依然坚持“重发展、轻档案”的思想，误以为档案管理只是档案人员负责的工作，直接影响了档案资源的开发、利用效率。

(三)传统的服务理念

档案材料不齐全，缺少规范性。长期以来，档案资料的形成机构因协调能力不足，未做到责任到个人，使得档案材料的采集存在严重的拖拉、不规范现象。档案工作人员对档案材料的采集非常被动，“你送我收，不送不收”的现象普遍存在，错误地认为档案管理工作呈现滞后性，以为只要做好日常的归档、立卷、鉴定、保管等工作即完成任务，缺少应对新问题的经验，此外，医院档案管理范围不清晰，内容划分不明确，使得很多本应划入管理范围的档案得到有效的管理，流失了大量宝贵的档案资料。

(四)编研成果呈现滞后性

当前我国医院的编研资料多数源自于院内的原始资料，往往是某些基本事实的简要陈述，很少涉及外部信息，因平时缺少主动编集、编研的意识，导致档案资料的编研成果呈现滞后性。此外，编制的档案资料未在大范围产生宣传、教育作用，极大地降低了档案资源的利用率。

二、我国医院档案开发利用的有效策略

(一)积极地更新工作理念

现如今，在创新、开放、和谐的社会环境下，医院档案管理人员一定要积极地更新理念，对自己的角色进行重新定位，从传统的保管、利用的角色转化为一边保管，提供利用，一边担负知识分子的责任，形成了自主服务的意识。为深化医院各个职能机构、临床科室了解科研、医疗、教学工作对档案资料的需求，有目的性地提供各类专题档案，让档案利用者更好地意识到档案管理的价值。利用医院内部网站、报刊，大力宣传我国颂布的档案法律，增强档案管理意识，让医院领导层、中层干部、一般职工对档案工作予以高度地重视，促进医院的档案工作与各项科研、管理、经济建设等工作紧密联系。

(二)提高编研人员业务能力

为了充分地发挥档案人员前期工作的作用，提升医院档案资源的利用率，必须做好档案资料的编研工作。相关工作者应当加大对医院现有的档案的利用程度，以编写卫生志、院志、印发画册、举行展览等方式，对档案信息的价值进行有效地宣传，让医院内部的职工系统地了解医院的发展史，增强广大职工的荣誉感、归属感。对于医院领导关注的工作热点，可以进行有效地编研，例如：《医院应急事件指南》、《医院规章制度汇编》等专题，从而为领导做出重大决策带来可靠的参考。

(三)有效进行档案鉴定

档案管理的有两个期限，即定期、永久。医院的档案资料一旦到了预先规定的保管期限时，必须组织专业人员加以鉴定，以确定档案是否需要销毁，或者继续保管。对于利用周期长，利用率较高的档案，若已经达到规定的保管期限，也要予以期限的延长，这表明了档案具有较高的应用价值。相反，如果档案的利用率低，就算没有到达相应的保管期限，也要适当下调保管的期限，表明该档案资料的保存意义不大。有的档案需要进行反复的鉴定，其保存价值也要具体结合实际需要进行调整，以确定最佳的保管期限。

(四)强化档案管理者的培训力度

可以说，医院档案人员的综合素质直接关系到内部档案资料的管理质量。相关领导有必要加强档案管理人员的培养力度，并划入医院的人才培养计划中。由于档案管理工作存在较大的变数，档案人员既要提升自身的修养以及业务能力，又要积极地参与各类学术论文、学术研究的撰写，经常浏览一些档案书籍，深度挖掘档案价值，具备高度的责任感，潜心钻研医院档案的特点，最大化地发挥医学档案的作用。

(五)启动档案资源动态管理模式

长期以来，医院进行档案管理时均采用静态模式，侧重于档案资料的整理、储存，降低了档案的利用率。而动态的档案资源管理模式，有利于档案利用率的提升。相关工作者可以在利用医院内部各类档案期间，加强对医疗工作中动态形成的档案信息的编辑、撰写，加强医院文化建设，设立新的科研项目、推广科研成果，广泛地宣传医院的专家名医、特色的医疗服务、重点学科，为百姓就医提供更大的便利。此外，还需要建立档案利用的反馈机制，最大化地满足档案资源利用的需求。