夏敏敏

摘   要：邮件合并功能是Word软件中的高级应用部分，掌握好这项技能可以极大提高工作效率。职校生基础差异大，故在教学中对案例进行了分层设计，用简单、浅显的方式引导学生掌握，力争让每位学生都学有所获。文章最后列出需注意的事项及可拓展应用，以供参考。

关键词：邮件合并;Word;Excel;教学案例

邮件合并功能是“计算机应用”课程中一项非常实用的功能，属于Word的高级应用部分，可以批量创建一组相同格式的文档，能极大提高工作效率。作为职校生，应用好这项功能，将有助于提高个人信息素养和思考、解决问题的能力，为今后的学习、工作服务。职校学生的基础和水平不同，故在本课题的教学上，以学生熟悉的运动员信息卡为案例，设计多个层次的制作要求，情境驱动、层层深入，满足不同学生的认知实践水平，让每位学生通过学习操作均有收获。下面就不同层次的案例设计及实现方法做具体介绍。

1    邮件合并功能基本案例

根据Excel表格收集的数据文件，为全班50位同学设计同一版式的运动员学生信息卡，基本内容包含：姓名、性别、出生日期、民族、队别、班级、特长、人生格言。

基本案例要求简洁、明了，如果只是为一位运动员学生设计信息卡，問题不大，直接新建Word文档、适当排版、复制相关表格内容即可。要为50位同学设计，不止版式，复制、粘贴表格数据也需要几百次，而且是在不出错的情况下。显然，常规的单一设计已经无法满足此案例要求，故学生不得不思考使用其他方法，根据Excel表格提供的数据批量、高效地生成运动员学生信息卡。至此，邮件合并功能呼至关重要。通过实践，师生共同总结出案例实现途径：

（1）准备工作，首先，建立文件夹，养成良好的归类、整理习惯，一个主题专门建一个文件夹，将Excel数据文件、Word主文档和相关图片素材存放进去，避免后续操作出错。其次，编辑Excel数据文件，为保障数据源文件在邮件合并操作时易理解、不出错，数据源文件以简为本，尽量不含跨行或跨列的合并单元格。

（2）创建主文档，本案例中所有运动员学生信息卡共同包含的姓名、性别等项作为不变部分，均应放在主文档中。首先，新建Word文档，设置合适的页面大小及页边距。其次，按设计、排版需要，设计页面边框和页面颜色，选择性地插入图片与形状，用以美化文档。再次，编辑基本内容项，常用的方法有3种，即直接在文档中输入相关内容项;插入文本框、个性化排版，将各项内容放在合适的位置;插入表格，将各内容项一一列出，有利于快速对齐文档。最后，编辑主文档，保存并命名为“学生信息卡.docx”。

（3）插入合并域内容，利用“邮件合并分步向导”功能，将光标定位于文档内容“姓名”后面，单击“邮件”选项卡，在“开始邮件合并”模块中单击“开始邮件合并”，调出下拉列表，选择“邮件合并分步向导”。此刻，文档右边会出现“邮件合并”对话框。首先，选择文档类型，使用默认的“信函”，单击“下一步：开始文档”。其次，选用默认的“使用当前文档”，单击“下一步：选择收件人”。再次，单击“浏览…”按钮，打开“选取数据源”对话框，找到Excel数据源文件并打开。按界面提示，依次选择表格，再选择邮件合并收件人，单击“确定”按钮。无特殊要求，收件人为默认全选状态即可。最后，单击“下一步：撰写信函”。在“邮件”选项卡中，单击“编写和插入域”模块的“插入合并域”，选择下拉列表中的“姓名”。

（4）合并预览，单击“邮件合并分步向导”的“邮件合并”，对话框中“下一步：预览信函”可以预览Excel源文件中的变化数据和Word主文档中共有文本合并以后的文档，单击“<<”“>>”可以查看50位学生的合并文档。

（5）生成最终的合并文档，打印输出。预览满意后，单击“下一步：完成合并”，单击“编辑单个信函”，弹出“合并到新文档”对话框。选择对话框中的单选框“全部”，单击“确定”按钮，生成一个新的文档，默认名为“信函1”，另存为“学生信息卡合并文档.docx”。如要直接打印，可在单击“下一步：完成合并”后单击“打印”即可。

2    邮件合并功能进阶案例

保持基本案例中的信息卡各内容元素不变，除了用上述方法外，还可以用创建“标签”类型主文档的方式，来批量生成信息卡标签，使布局更合理。对于非汉族学生，除了显示民族外，再加上备注“【少数民族】”。实现方法如下：

（1）准备工作，与基本案例相同，不再赘述。

（2）创建“标签”主文档，首先，新建Word文档，单击“邮件”选项卡，在“创建”模块中单击“标签”，调出“信封和标签”对话框。其次，选择“自定义标签”，弹出“标签选项”对话框，点击“新建标签”按钮，可以设置标签相关参数。本例中设置名称为“学生信息卡”，标签高度为8 cm，宽度19 cm，纵向跨度9 cm，标签列数1列，标签行数3列，设置完成，单击“确定”按钮退出。再次，在自定义标签“产品编号”列表中，选择新出现的“学生信息卡”，单击“确定”，回到“信封和标签”对话框，单击“新建文档”按钮新建一个标签主文档。最后，在主文档的第一个标签区域内，输入标题“运动员学生信息卡”，插入表格，合理布局各信息项，并适当进行标签背景的美化、文字的字体段落及表格的边框设置，保存命名为“学生信息卡.docx”。

（3）插入标签的合并域内容，利用“邮件合并分步向导”功能，仿照基本案例，逐步在对应单元格插入合并域的对应关键词，注意在第4步“编排标签”时单击“更新所有标签”按钮，以复制该标签的版式到本页的其他两个标签上。

（4）设定合并域的规则，首先，光标定位到“民族”合并域内容后，单击“编写和插入域”模块的“规则”，选择下拉列表中的“如果…那么…否则…”，弹出“插入Word域：IF”对话框。其次，在对话框中，设置域名为“民族”，比较条件“不等于”，比较对象文本框输入“汉”，插入此文字“【少数民族】”，否则插入此文字一栏为空。完成后，单击“确定”按钮，规则生成。合并预览、生成最终合并文档、打印输出步骤可参照基本案例，这里不再赘述。

3    郵件合并功能增强版案例

在运动员学生信息卡中批量插入每位学生的照片，能够使信息卡更加完善。插入图片涉及域代码的编辑，操作过程中任何一点疏忽都容易出错，导致插入图片失败，故在设计此功能时，只鼓励学有余力的同学尝试操作。以进阶案例“标签”主文档上插入照片为例，插入图片一栏的实现方法如下：

（1）准备工作，首先，除基本案例中的要求外，将每位学生的照片放置到该文件夹中，照片大小调整为相同尺寸，最好一致为jpg格式，并以学生姓名命名，例如“张三.jpg”，并记住该生的照片地址，如“D：＼运动员学生信息卡＼张三.jpg”。其次，编辑Excel数据文件，在数据源文件中，新增“照片”一列，要调用照片地址，可在第一位学生（工作表中该生姓名处在A2单元格）“照片”一列的单元格编辑栏中输入公式“=”D：＼＼运动员学生信息卡＼＼”&A2&”.jpg””[1]，再利用填充柄向下拖拽鼠标，实现该栏所有学生自动生成照片地址，充分利用Excel自身的便利优势。注意输入时，原照片的地址中单斜线要改成双斜线，并在姓名单元格前后添加“&”，最后加上照片扩展名。

（2）插入照片。首先，在“标签”主文档中，将光标定位到第一个标签需插照片位置处，按下“Ctrl+F9”组合键（联想电脑按“Ctrl+Fn+F9”），插入一对域符号“{ }”，并在其中输入“includepicture”””[2]。其次，光标定位到两个英文双引号之间，在“邮件”选项卡中，单击“编写和插入域”模块的“插入合并域”，选择下拉列表中的对应关键词“照片”。此刻照片位置并未显示照片，继续单击“更新所有标签”按钮更新标签。

（3）合并预览、生成最终合并文档。按进阶案例的步骤生成最终合并文档，各标签的照片栏依然没有图片显示，此刻按下“Ctrl+A”，将文档内容全部选中，再按“F9”（联想电脑按“Fn+F9”），即可出现插入图片的各运动员学生信息卡。在基本案例“信函”类型文档中批量插入图片方法与此类似，不再赘述。

4    注意事项及拓展

（1）在输入Excel数据文件的照片地址时，单斜线改双斜线，姓名单元格前后均要添加“&”。

（2）因联想电脑按键时与其他电脑有区别，故文中单独指出，以供参考。一般地，联想电脑要多加Fn。

（3）除了用“邮件合并分步向导”，也可以单击“邮件”选项卡下的各模块命令进行邮件合并。

（4）在插入照片时，用户也可以先插入文档部件中的域，再合并“照片”域。方法不同，但思路一致。

本案例虽进行了分层设计，但仍有可拓展之处。还可以根据该案例的教学，创新应用邮件合并功能于其他批量文档的制作发送中。

[参考文献]

[1]王志军.利用邮件合并快速生成参会证[J].电脑知识与技术（经验技巧），2019（1）：31-32.

[2]马九克.Word2003在教学中的深度应用[M].上海：华东师范大学出版社，2010.

Design and realization method of multi-level teaching case of mail merge function

Xia Minmin

（Shanghai University of Sport， Shanghai 200438， China）

Abstract：The mail merge function is a high-level application part in the Word software， which can greatly improve the working efficiency. The basic difference of the base of the vocational school is large， so the case is designed in a hierarchical way in the teaching， and the students are guided by a simple and explicit way， so that each student can learn to have it. The article finally lists the matters needing attention and the expandable application for reference.

Key words：mail merge; Word; Excel; teaching case