北京市东城区疾病预防控制中心(100009)

勉丽娜 陈 辉 杨 微

分析辖区中小学生生长发育、常见病检出现状及发展趋势是学校卫生工作者每年必须要做的一项常规性工作[1-3]。而自启用《北京市中小学健康信息管理系统》以来,虽然在数据保存及查询方面提供了极大地方便,然而,由于系统下载的数据非常详细,并且很多数据都在不同的工作表中,而我们在分析的过程中,往往只需要对不同学段、不同性别的检出率情况进行分析。因此,就需要将这些零散的数据重新编辑在一个工作表中使用,此过程虽然没有技术难度,但在操作过程中既浪费时间又很容易出错。因此,建立一个只需将原始数据粘贴后就可以直接输出结果的数据调用模板具有非常重要的现实意义。本文就以2015-2016学年度的不同学段不同性别的学生肥胖检出率的比较为例,建立一个以VLOOKUP函数为基础的数据调用模板。

VLOOKUP函数介绍

VLOOKUP函数是excel中的一个纵向查找函数,功能是按列查找,最终返回该列所需查询列序所对应的值。

该函数的语法规则如下:

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

参数说明见表1。

表1 VLOOKUP参数说明

建立数据调用模板

1.首先需要在《北京市中小学健康信息管理系统》中下载2015-2016学年度的“营养”报表,并将报表内的三个工作表BMI(年级男)、BMI(年级女)、BMI(年级男女合)分别复制粘贴到新工作簿中,分别重命名为“BMI男1516”、“BMI女1516”、“BMI合1516”,同时在该工作簿中建立一个新工作表“模板”,具体见图1。

图1 数据调用模板的总体结构

需要注意的是,在各个工作表的年级一列中,从小学到中职的各个年级的名称均需不同才能运用VLOOKUP函数准确识别,因此,需要将各学段的“小计”分别改为“小学小计”、 “初中小计”、 “高中小计”、 “中职小计”,同时需要取消“总计”的合并单元格,并将“总计”粘贴至统计表B列。

2.点击excel工具栏中的公式，定义名称,分别将BMI男1516、BMI女1516、BMI合1516这3个工作表的B6:R26区域定义名称为“BMI男15”、“BMI女15”、“BMI合15”。

3.以2015-2016学年度不同学段不同性别的肥胖检出率以柱状图的形式比较为例,在“模板”工作表中的A3、A4、A5、A6单元格分别输入“小学小计”、 “初中小计”、 “高中小计”、 “中职小计”,并在B3单元格内输入公式:=VLOOKUP($A3,BMI男15,17,FALSE),该公式的涵义是:在“BMI男1516”工作表定义的“BMI男15”区域内,查找“小学合计”,查找到后,返回“小学合计”这一行的第17列,即“肥胖检出率”一列的值。返回到B3的数值不是百分比形式,所以要在C3输入公式:=B3*100,同理得到其他学段的不同性别的肥胖检出率,插入柱状图,即可得到2015-2016学年度不同学段不同性别的肥胖检出率比较的柱状图。

4.不同学段不同性别学生肥胖检出率比较的模板制作完成,在下一年度撰写分析报告时,只需将新下载的“营养”报表中的BMI(年级男)、BMI(年级女)、BMI(年级男女合)的“B6～R26”区域分别粘贴到模板中的“B6-R26”区域,此时“模板”工作表中就直接生成了新的数据源的柱状图,可以说是一步到位。

模板的使用范围

以本模板为基础,可以制作《北京市中小学健康信息管理系统》下载的各年级、各学段、不同性别间的视力不良、营养不良、超重、肥胖、贫血、恒牙患龋、沙眼、肠道蠕虫检出情况及身高、体重、肺活量等级评价的数据调用。

模板使用过程中的注意事项

1.《北京市中小学健康信息管理系统》下载的数据一般情况下两年度的行和列结构不会发生太大变化,但是在使用之前还是需要先观察两年度的行数和列数是否一致。对于行的增减,只需要修改定义名称的查找区域,但如果列有增减,则除了要修改定义名称的查找区域外,还要调整VLOOKUP函数的第三个参数。

2.在定义VLOOKUP函数的第二个参数的查找区域时,第一个参数要查找的值必须在此区域的第1列,并且为了方便下拉填充其他调用结果,第一个参数需要绝对引用列。

3.在使用VLOOKUP函数时,因为需要精确查找,因此第四个参数必须是FALSE或0。

结 论

excel软件作为一种功能强大的数据处理工具,公式与函数是它的核心,尤其是VLOOKUP函数在查找和引用数据时是一个非常实用的函数,被广泛应用于财务、人事、学生体质健康管理等领域[4-7],然而它却并不为很多医务工作者所知,因此,本文以建立VLOOKUP函数为基础的数据调用模板为例,目的是向广大医务工作者推广本函数,因为此函数的使用,可以在保证数据准确的同时,极大的节省时间,提高工作效率。