王启佑

摘要：本文从电子文档数据备份的重要性、存放介质、方式选择等方面进行阐述，提出了相应的对策与建议。

关键词：档案管理；备份策略

随着电子信息技术的普及，电子计算机已被广泛地应用于企业档案管理的日常工作。如何保证电子档案能够安全有效，成为当前企业档案人研究的热门课题。面对当前自然灾害的威胁，一旦所保存的数据被破坏或丢失，就会对整个企业造成严重的影响，甚至带来重大的经济损失。电子档案备份是保护数据的有力措施，所以建立一套全方位、多层次的数据备份方法，是企业档案管理的重要任务。

一、电子档案数据备份的重要性

电子档案和传统纸质档案相比，有许多不同之处。电子档案的存储载体是磁电物质，容易受到各种因素的影响。美国在9.11后，90%公司在发生灾难性数据丢失后，在两年内倒闭，充分的说明了数据备份重要性。在企业电子档案系统的建设和管理中，电子档案的安全性特别重要的。据不完全统计，威胁电子档案数据安全的因素有以下几个方面：一是自然因素：地震、火灾、雷电、洪水、飓风、工业事故等；二是人为因素：盗窃、蓄意破坏、病毒、缺乏经验造成的误操作、压力和恐慌造成的误删除等；三是硬件故障：硬盘损伤、服务器宕机、电源故障、存储器故障等；四是软件故障：数据库设计缺陷、应用软件故障、操作系统故障等。然而，任何以预防为目的的保护措施，无论其多么全面周到、细致入微，都只能尽量地减少而不是杜绝灾难的发生，当突发事件和人为、意外造成的计算机数据的破坏，丢失突如其来的时候，最关键的问题就是如何恢复数据。因此，做好电子文件数据备份显得十分重要。

二、电子档案的存放介质

（一）硬盘备份

硬盘是电脑主要的存储媒介之一，由一个或者多个铝制或者玻璃制的碟片组成。由于硬盘的数据存取速度很快，用户可以很迅速地访问备份数据，使得硬盘成为电子档案的存储载体。选择硬盘是实时备份和快速读取数据最理想的材料，但是，硬盘是与系统不断运转的，所以它的故障发生率比较高，这是由硬盘本身的工作原理所决定的。从数据的安全性出发，由于硬盘具有文件系统，导致硬盘很容易受到病毒攻击，虽然硬盘备份对于本机备份是必选，但是对于长期备份、异地备份并不是绝佳的选择。

（二）光盘备份

光盘具有可持续的存储和便于携带数据的优点，无疑给人们带来很大的便利，与硬盘备份相比，光盘则可以利用其优异的介质寿命和较高的数据访问速度，对重要数据进行永久的异地备份。

（三）磁带备份

磁带拥有整体成本低廉、管理方便及存储量大的特点，在绝大数的系统下都可以使用，也允许用户在无人干涉的情况下进行备份与管理。在读取速度上，磁带相对于光盘和硬盘就会慢很多。因此，在大容量备份方面，磁带备份具有容量大并可灵活配置、速度相对适中、介质保存长久（存储时间是30-50年）、成本较低、数据安全性高、可实现无人操作的自动备份等。而磁盘→刻录机→磁带机→Auto Loader→磁带库的发展轨迹几乎是所有企业信息化建设的必然选择。

三、电子档案的备份方式选择

数据备份的是为了在系统数据崩溃时能够快速的恢复数据。电子档案的备份是将数据本身及其运行环境进行重新复制管理，重新再建立一套能替代现有电子档案保管功能的灾难防范系统。电子档案的备份方式有很多种，每种备份方式在安全程度、恢复速度以及经济效益等方面都具有自己的优点。每一种备份方式都有自身的缺陷，电子档案备份的时候同时采用多种备份方式，这样就会弥补每种备份方式的不足，起到了取长补短的作用。目前比较常见的备份方式有：

（一）本地备份

指将电子档案本地保存的冷备份。档案部门一般都会建立本地备份系统，这种本地备份的好处就是随时备份随时恢复。但是这种备份方式的防灾能力只能是初级水平，对一些大的灾难比如地震、洪灾等摧毁件的自然灾害就无法保证电子档案的安全。

（二）常规备份

将电子档案备份成—个备份文件放在安全的存储空间中，当电子档案被破坏或丢失时可以用备份文件恢复到备份时的状态。对电子档案定期进行本机备份和远程备份，保证电子档案保持在最新备份的状态。常用的方法包括双机热备，磁盘镜像、磁盘阵列、双机容错、数据拷贝等多种防护措施，使得系统发生故障后仍能对电子档案进行恢复。

（三）容灾备份

是在相隔较远的两地，建立两套或多套电子档案备份，当一地因意外引起电子档案不可使用时，可以使用另一地的备份文件进行电子档案的恢复。当发生自然灾害等突发灾难时，本地存储的电子档案损坏或丢失，就可以用容灾备份来进行数据恢复，保证电子档案信息可以安全地保存下去。容灾备份可分为数据容灾和应用容灾。数据容灾是对本地关键应用数据建立—个异地数据系统；应用容灾是在异地建立一套完整的与本地生产系统相当的备份应用系统。

四、电子档案数据备份策略及建议

（一）综合运用多种备份方式

在实际电子档案备份中，采用本地备份和异地备份相结合，可有效地抵御病毒攻击、人为或自然灾害的破坏，在本地和异地同时对原电子档案备份。进行本地备份时，应将电子档案从档案服务器中备份到磁盘阵列，再将磁盘阵列中的备份拷贝到磁带中进行永久保存。进行异地备份时，电子档案服务器利用网络路由通过专用网络与在异地的电子档案备份服务器进行连接，发送电子档案数据。为实现效率和成本的平衡，异地的电子档案备份服务器先将电子档案备份到磁盘阵列中，再永久存储到磁带或光盘中。

（二）制定严格的登记备份操作规范

遵循“统一规划、突出重点、安全保密、有效利用”原则的基础上，做好电子文件和数字档案登记备份工作，不断提升档案工作服务社会、服务企业、服务办公的能力和水平。加强日常应急演练，强化档案登记备份中心的安全管理，最大程度地确保档案数据万无一失。结合企业各单位的实际情况，制定出一套完善的登记备份操作规范。

（三）完善档案安全灾难备份管理的对策

档案馆要改变传统的档案管理模式，从分段管理转变为全程管理，在档案整个生命周期里对其进行全程管理。优化我国档案工作的管理方式和体系，构建科学的档案灾难备份建设模式，建立科学的档案灾难应急预警体系，完善本地和异地电子档案备份能力，健全我國的档案信息安全管理体系，提高档案工作人员的专业技术素质，重点培养具有高度责任感、专业技术的复合型人才。

总之，加强立法体系建设，依法治档，使电子文件的异地备份工作走上法制轨道，是电子档案备份工作顺利开展的根本保证。借鉴世界各国电子档案数据备份先进经验，制定出台电子档案数据备份规范，从组织领导、工作落实、制度建立、技术运用、人员培训、备份标准、考核内容、督查推进、责任追究等各方面作出具体规定，以推动企业档案安全，确保国家档案资源的安全与完整。

参考文献：

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[2]GB/T18894—2002，电子文件归档与管理规范[S].

[3]张永生.档案信息系统灾难恢复研究[D].苏州大学，2009.

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