何菁霞

摘 要：人事档案是人力资源个人形象记录，也是人员个人信息的汇总，包括履历、学历以及政治等方面，所以人事档案相当于个人信息数据库，有了该数据库，人力资源管理便有了参考依据。所以在人力资源管理中，人事档案管理比较受重视。相关人员要深度挖掘人事档案管理的优势，使其在人力资源管理中发挥更大价值。

关键词：人力资源管理；人事档案管理；作用；强化措施

相关人员在强化人事档案管理作用时，需要从人事档案管理和人力资源管理本身入手，对两者之间的关系进行了解，对人事档案管理的新要求进行掌握，如此才能找到强化措施，加强两者联系。本文主要针对人力资源管理中人事档案管理的作用进行分析。

1 人力资源管理中人事档案管理的作用

1.1 保管人力资源的相关信息

在人力资源管理中，管理主体需要对人员的个人情况进行了解，才能知人善任，对人员进行合理配置。人员信息详细程度会直接关系到人力资源管理水平，这些信息资源会被收录到人事档案中，由管理主体保管[1]。虽然人事档案在多数情况下是作为凭证存在，但另一方面人事档案的存在也使每个人员的信息得到最大程度保管储存。管理主体可以随时调出人员的个人档案，对其进行评价和判断，进而采取合理的管理措施。

1.2 使人力資源得到优化配置

在企业或学校等单位中，人力资源管理的最终目的是使其成为单位的核心资源，发挥人员的价值，使人员能为单位发展贡献自己的力量。相关人员对人事档案进行分析研究，可以发现每个人员独一无二的作用优势，然后对该优势进行深度挖掘和培训，使人员都能成为人才。每个人员优势不同，管理部门如果能利用这些优势，使人才扬长避短，在各自的岗位和职位上兢兢业业，然后将这些岗位和职位联系起来，组织成一个整体，则单位内部的部门、系统以及组织之间也会加强联系，以促进单位的正常运转。而组织、部门或系统中的人才都能发挥自己的最大价值。所以做好人事档案管理，可以使人力资源得到最优配置，人员利用率会得到提高。

1.3 为人事变更提供参考依据

在单位内部，必定会发生人事变动，无论是职位变动还是岗位变化都会造成人员主动流动和被动流动，人事变化后，人员的去留以及薪酬待遇等都要作出调整[2]。人力资源管理部门对这些内容进行调整，需要参照的依据就是人事档案。人事档案关系着人员的切身利益，相关部门应对该档案进行妥善保管，并积极完善档案信息，但前提是要保证档案的完整性和准确性。人事档案可以对人员素质进行证明，人员素质包括个人职业道德修养表现和业务能力等，而这些素质在档案中可具体表现为：绩效考核成果以及个人不良记录等。

1.4 推动人力资源开发

人事档案是基于人力资源管理的过程所形成的，在人事档案中记录了关于人员的工作表现、绩效情况、综合素质情况、个人经历等一系列信息，这些信息或通过文字，或通过图表形式表现出来，具有客观真实性，能够反映出员工的工作能力及综合素质。在人力资源管理中，人事变动是常有的事情，人力资源开发更是人力资源管理中不可或缺的环节，这可以为单位带来更优质的人才，进而更好的提升工作效率。在人力资源管理中，需要对工作人员进行选拔，而对于工作人员最基础的了解便是来自于其储存在人事档案中的历史信息，只有据此充分分析工作人员的专业能力、个人素质，才能够进行科学的人员配置，实现人力资源的优化与开发。此外，在人力资源管理过程中所产生的人员变动情况，也会详细的记录在人事档案中，为工作人员的后续选拔任用提供依据。由此可见，对于人力资源的开发，必须要充分的依靠人事档案，人事档案的存在及完整性，能够在很大程度上推动人力资源的科学良性开发。

2 强化人事档案管理在人力资源管理作用的措施

2.1 加强对人事档案管理的重视

人事档案和身份证一样，象征一个人的身份，人事档案会跟随人一生，其与人力资源管理有着千丝万缕的重要关系，这一点一定要为部门管理人员所知。基于人事档案的重要性，领导者应当将人事档案管理提升到战略的层面，从而更好的辅助管理者就人力资源管理进行科学决策。管理人员要加强对人事档案管理的重视，树立正确的管理观念和意识，并对人事档案的收集、整理以及应用等环节进行精细化管理，使人事档案得到妥善保管，不会出现丢失或被恶意篡改问题。

2.2 健全人事档案管理制度

人事档案管理和其他档案管理一样，都会出现弄虚作假问题，有的人事档案在应用中还会出现丢失问题，这不仅会损失人员的个人利益，使很多利益方面没有了真实凭证，还使人员的管理水平下降。没有真实完整的信息凭证，单位在判断人才优势时，容易出现误差，所以相关部门还要杜绝这种问题的发生。在实际中，管理问题和管理制度有直接关联，如果制度不合理，或执行落实不到位，很多管理环节便会出现纰漏，使管理问题有了可乘之机。针对人事档案管理，相关单位还要建立完善的管理制度，该制度要囊括档案管理的所有环节和所有内容，并对其起到约束管理作用，使人事档案管理更加规范合

理[3]。对于人事档案材料的管理，应当确保档案传递、登记的完整性，同时开展档案管理的动态考核工作，如果发现出现遗漏缺失的情况，应当立即进行相应的查漏补缺，确保档案材料的真实性、完整性和统一性。

2.3 对人事档案管理进行信息化建设

信息化管理是管理工作的新手段、有效路径，所以相关单位还应对人事档案管理进行信息化建设，使管理效率得到提升。利用计算机设备和相关的信息软件技术，管理人员可以对人事档案信息进行动态监管，可以随时更新人员的最新信息，使档案永远处于最新状态。另外在信息监管中，还可以发现信息纰漏，减少信息管理失误。

2.4 提高人力资源需求预测水平

人事主管部门主管人力资源调配调整工作，该部门人员需要随时了解人力资源需求变动情况，如此才能高效应对人事变更，从而作出最有利的安排，使人事档案和人员都得到利用。

2.5 提高人事档案管理人员的综合素质

要想做好人力资源管理中的人事档案管理工作，就必须充分认识到人事档案管理人员的重要性，并积极采取措施提升人事档案管理人员的综合素质，从而更好的开展人事档案管理工作。首先，人事档案管理人员应当具备较高的政治素养，具有严格的纪律组织性，并且要加强对其的职业道德建设，确保人事档案管理人员在工作的过程中能够严格按照规范进行，避免出现信息作假的情况，提高人事档案的真实性，以为后续的人力资源管理工作开展奠定基础。其次，针对不断变动的人力资源管理工作，也需要不断的提高人事档案管理水平，以更加符合人力资源管理的需求。对此，应当加强人事档案管理人员的专业技能建设，不断提升其专业知识，并定期对其开展培训，以促使其更好的适应新形势、新要求，符合人事档案管理要求。

3 结语

人事档案管理在人力资源管理中的应用价值毋庸置疑，人事主管部门要利用人事档案来管理人员，编制人员利用调配计划，还需要从实际出发，强化人事档案管理重要性，提高人事档案管理水平，并将其与单位运营结合起来。

参考文献

[1]曹丽丽.人事档案管理在事业人力资源管理中的作用[J].人力资源管理，2018（03）：186-187.

[2]于洪鑫.人力资源管理中人事档案管理的作用[J].黑龙江科学，2017，8（11）：10-11.

[3]胡彩霞.人力资源管理中人事档案管理的有效运用研究[J].人力资源管理，2017（06）：336-337.