电力设计工程档案信息化管理与应用

2018-12-06郭进

商品与质量 2018年44期

郭进

广东天联电力设计有限公司广东广州 510670

在过去的发展中，电力设计工程已经实现由网络化、计算机设计作业，并且设计成果不断积累，产生了大量的信息化文件，然而，在自动化收集档案、借助网络化以及管理自动化等反面，无法满足电力企业的管理需求，现实工作需求与档案管理相关规定存在很大的差异。电力设计工程正朝着集成化、网络化以及协同化方向发展，因此档案管理得到越来越多的重视，而档案信息化管理的重要部分是自动收集信息、整理信息、管理信息。

1 电力工程档案信息化管理中的问题

1.1 档案信息利用率比较低

对于电力工程设计院所有部门，虽然将档案信息保存下来，然而对于数据信息的利用还处于发展阶段，主要是提供一些目录信息等被动服务。这些数据信息在管理过程中，并没有得到充分的整合，在管理方面部门之间无法建立便于搜索的信息共享数据库。除此之外，部分电力公司在管理方面缺少信息化的管理手段，电力公司彼此之间缺少有效的沟通、交流，因此，难以实现资源共享，使得电力工程档案信息化管理的水平比较低，处于反复建设的状态。

1.2 电子档案取缺少网络安全系统

在电力设计工程档案部门，需要在网络安全方面为档案提供保障，为保护电力公司的知识产权提供数据保障。当前，电力设计部门对于档案信息管理依然存在着很多的安全隐患，为了强化档案信息化管理，重点应该处理网络安全方面的问题。然而，在实际信息化建设过程中，还有一些技术问题有待解决，在实际的虚拟网络环境中，电脑病毒日益增多，黑客也会肆无忌惮的攻击网络，对信息化档案构成极大的威胁，无法保证档案的机密性。同时也存在个人影响，档案最大的特征就是比较容易操作，在运用、传输档案过程中，很可能会对其修改、删除，无法保证档案信息的真实性。同时，存贮档案数据的设备也会出现故障，如果不能及时修复网络硬件、软件以设备自身的故障，就会造成数据信息丢失、泄密等严重的问题[1]。

1.3 档案管理缺乏创新意识

当前，部分档案管理工作人员，对于自身的缺乏创新能力与意识，设计院缺少对档案管理的时间投入以及资金投入，导致在档案管理过程中缺少完备的设备，应该优化管理环境，创新管理办法。虽然部分设计院，对于档案管理的创新意识比较强，然而，在实际工作中却把档案管理作为后勤工作的一部分，使得相关工作人员，在长期的工作中形成了固定思维，因此需要提升其创新意识，提高管理能力。

2 实现档案管理信息化的有效途径

2.1 构建企业知识资源管理

为了保证设计院能够实现信息化管理，需要科学配置信息资源能，完善信息收集流程、整理流程，提高资源的应用效率，建设具有自身特色的信息资源机制，促进档案管理信息化的建设工作。档案管理工作人员应该科学归纳、总结相关信息，进行科学分类，分析其中有关联的地方，在信息资源中进行知识点的挖掘，促使设计院能够传由统档案管理转向知识档案管理。未来档案管理的发展趋势应该知识管理。因此，档案管理部门应该打破传统管理模式，加强知识管理的理念，强化知识资源管理，科学开发、利用信息资源，构建知识共享、沟通的渠道，进而有效利用信息资源。

2.2 提高档案管理信息化管理水平

电力设计院应该为档案管理配置完善的设备，做好研发系统软件工作，各个部门每年都需要进行档案移交工作，需要科学整理与输入，重点把握档案信息源头。除此之外，需要完善备份制度，建立数字档案。电子文件的备份机制，在当前的网络环境中，通过对项目设计文件以及图纸文件进行积极的备份，能够有效防治由于档案丢失、失真带来的问题。同时需要完善领导责任制，制定可操作性、可行性的措施，积极探索多元化的存贮方式与应有方法，进而为档案信息的完整性与真实性提供保障[2]。

2.3 强化设计院档案管理信息化创新

在社会信息化建设快速发展的环境下，企业需要强化档案信息化建设、优化管理模式、创新管理手段。需要做好企业图档编研工作，根据设计院的实际需要，将图书、情报以及档案进行有机的融合，以满足自身的发展需求。除此之外，需要对管理内容进行丰富，对原始档案信息进行科学的管理、保存。加强建设档案信息化的力度，根据设计院自身的设计成果，将效益显著、技术先进的设计项目作为核心，完成推广与编辑工作，促进档案管理信息化发展。

2.4 构建满足工程设计需求的档案管理平台

设计院在建设信息化档案过程中，十分重视设计档案管理系统以及选择、应用管理软件，坚持选用具有良好的可维护性、可拓展性的应用平台，根据国内外的支撑平台，可以选择系统集成和业务架构平台作为档案建设支撑平台，促使企业能够对档案管理机制与其他管理机制进行良好的衔接。并且此种平台满足多种格式的存贮需求、满足实时浏览需求，具备互联网以及内联网的检索功能，能够满足自动收集、检索浏览以及权限控制等档案一体化以及业务流程管理需求。

2.5 电子文件归档规范化

随着信息化技术被广泛的应用，促使档案管理朝着数字信息化方向发展，电子文件管理的规范化，能够有效促进档案信息的准确性，保证搜索便捷，为档案管理信息化建设提供新活力。在设计院进行工程设计时，会产生很多文件，因此为了确保实现完整的文件归档，不仅需要对纸质文件进行归档，还需要完成电子文件的归档工作。设计院应该根据自身的发展情况，制定档案信息化制度、建设原则，并需要对信息化相关部门的职责进行明确，指导电子文件的归档工作，以保证其准确、完整、规范。