孙哲

靖宇县委办公室 吉林白山 135200

1 档案信息化建设的概念和特征

所谓的档案信息化，就是在相关档案管理部门的统一领导和统筹下采用先进的信息化技术进行档案管理的一种手段，其根本结果就是对档案进行相关信息的汇总和统一处理，以此来提高所需要的管理水平，提高服务水平，总的来说，档案信息化建设就是将档案实时保管作为工作的主要部分，然后利用信息化技术对档案进行全方位的应用和管理，并多角度对档案进行分类。

一般来讲，档案信息化建设满足了四点要求：首先，档案信息化建设实现了档案的接收、存储和利用，并使得三者协调起来更加和谐。其次，档案信息化建设体现了档案管理模式的改革，是对以往管理格局的重大突破；另外，将档案管理过程数字化，使档案信息网络化。最后，信息化的档案信息更容易共享，使得档案信息资源可以被高度利用。目前档案信息化建设还在进行中，而更好地了解档案信息化的特征有助于我们发现更好的档案管理方式。

2 档案管理过程中的主要问题

2.1 档案管理信息化应用不够科学

档案管理是一项内容繁杂且工作量较大的工作，档案管理内容涉及企业经营和人力资源管理等多个层面，因此信息量十分庞杂。在传统管理工作中，档案管理的信息内容大多使用纸质方式进行登记记录和保管，并不利于信息的收集、整理和保管等环节的展开。

2.2 档案管理工作的人员素质不高

档案管理工作的有效开展离不开专业管理人才的参与。在现实工作中，很多企业的档案管理工作人员虽然对档案管理的基础流程掌握得比较好，但是随着时代的发展，很多的档案管理工作人员并不能掌握最先进的计算机技术，不利于档案管理工作效率的提高，不能够适应现如今的科技环境，这在一定程度上限制了档案管理工作的信息化发展[1]。

2.3 对档案重要性认识程度不够

档案管理工作对于国家和社会发展具有十分重要的作用，但目前，阻碍我国档案管理科学化水平提高的重要因素之一，即为相关领域的工作人员对于档案的重要性认识程度不够。部分工作人员认为档案管理是一项可有可无的工作，没有档案管理企业也能照常运转。

3 档案信息化在档案保护工作中的应用

3.1 完善管理制度

首先，根据岗位和分工对管理人员提出具体的工作要求。将档案管理的操作落实到个人，这样才能保证数据的真实可靠。其次，对于重要的数据要进行及时的备份。在信息化管理中，数据的遗失意味着必须要重新进行数据采集，这将给企业工作带来很大的负担。通过备份的方式，有效解决了这个问题，而且在具体操作上也非常简单。最后，对档案进行监督管理。钻完井参数涉及到油井工程的施工，是石油企业的核心数据，进行有效的监督管理能够避免数据的遗失和外泄。

3.2 推动档案信息化工作与经济社会发展相融合

一是加快档案信息标准规范化建设的步伐，档案信息标准规范的制定具有一定复杂性，为推进档案信息化建设与经济社会发展的高度融合，应当从档案信息建设、档案信息调用等多个方面对档案信息标准进行完善，提高档案信息资源的实际利用率，推进社会经济的稳定持续发展。

二是强化认知，充分认识到档案信息化建设与档案保护和开发利用的重要性，建立健全档案管理制度，提高规范化管理水平，实现电子档案一体化管理，逐步完善档案信息化管理机制，提高档案信息的服务质量，推进档案事业的发展。

3.3 提升档案信息化的公共服务能力

一是加强全省档案信息化建设指导工作。切实做好对全省各级档案馆(室)数字档案馆(室)建设中的服务工作，推动全省各级各部门数字档案馆(室)建设二是确保档案信息数据安全。按国家档案局档案信息系统安全等级保护定级工作的要求，从技术上和制度上确保档案目录管理系统、数字档案管理系统、档案数字化加工系统、档案利用服务系统、档案网站系统、档案办公系统的安全。

3.4 强化管理技术

信息化管理方式离不开技术的支持，管理人员应该具备相应的基础知识。笔者建议，石油企业可以聘请专门的技术人员来搭建数据库平台[2]。同时对具体的管理人员也应该进行定期的培训，在培训的过程中让他们对于信息化管理有一个全面的认识。由于我国档案信息化管理起步较晚，相关工作人员的专业技能还不够扎实。因此，在未来很长一段时间里都需要不停地创新和学习，逐步实现档案信息化管理的目标。

3.5 发展档案信息开发利用工作

对于档案信息化管理中所涉及的信息来说，种类繁杂多样，而根据这样的特点，我们为了更方便地服务于后期工作，更方便地应用这些信息，就必须要根据相关规范的指导要求来进行工作，对信息进行收集、分类、归档，如果可能的话，在专业人士的帮助下还可以对整理好的档案进行编制电子书的处理，就如《资料汇编》一样，由于其具有相关的信息和资料，所以对其进行开发利用正是应用价值最大化的表现，只有做好档案的开发利用工作，才能对后来的工作提供大的帮助。

总之，随着时代的不断变化，网络信息的不断更新，档案信息化的管理模式越来越受到关注，而这样的档案管理模式还不够成熟，对于档案管理者来说还有很长的路要走，为了更好地进行档案信息化建设，健全的档案管理网络制度是不可缺少的。只有提高档案管理人员的素质水平、做好档案管理业务检查工作、开发档案信息高价值利用，严格遵循档案管理的相关制度，才能在不断进步的时代中做好档案管理，做好档案信息化建设。