论信息化在中职档案管理中的应用

2018-12-06于红波

商品与质量 2018年37期

于红波

济宁市技师学院山东济宁 272000

1 中职学校档案信息化管理的必要性

1.1 资源共享的必要

网络在现代的使用越来越广泛，比起查阅纸质书籍，人们更愿意在网上查询数据，寻找答案，所以在时代的驱使下，数字化校园建设也在逐步完善中，中职学校教学、科研、管理个个方面都在进行信息化建设，档案管理的信息化建设也是学校发展的必然趋势。随着时代的进步，人们对信息时效性的需求也是不断增加，中职学校档案进行信息化管理可以让信息实现时间和空间的共享，对于人们工作效率的提高有很大的帮助[1]。

1.2 档案管理与服务的需要

在传统档案管理模式下，工作人员主要作为档案信息的整理者，档案进行信息化收集、整理与利用会使得档案管理员直接转变成档案资料的审核者，不仅会使得工作人员工作量大幅减少，也能使档案的利用周期缩短，管理水平提高。档案工作人员服务水平的提高和档案工作服务领域的扩展都需要档案信息化程度的加深。

2 信息化在中职档案管理中的具体应用

2.1 加强对于档案信息化的重视

中职学校应加快建立科学完善的档案信息化管理制度，将档案的整理、分类归纳、登记录入等一系列环节形成严格合理的相关程序，确保档案的完整性和准确性；对于一些必要的纸质版档案，其存放的条件也要有相关明确的规定，保证纸质版的档案的完好无损；同时，也要加强学校相关档案的安全工作，建立学校档案系统的安全网，保障电子版的档案信息的安全性，对于电子档案信息要及时进行备份，防止由于突发原因，造成相关电子档案信息的丢失。

2.2 档案信息的数字化建设

收集和整理校内各二级部门的电子文档，实现档案管理软件与校内各办公自动化系统的有效对接。扫描、加工、处理档案室的纸质、照片、录音、录像、缩微等档案，将其转换成文本、图像、图形、流媒体等数字格式的信息，便于储存在网络服务器中，使其实现网络查询、检索和浏览。网络传播与收集，可以使得中职学校拓宽档案的渠道，部分开放的档案信息资源也可以让学校和社会更方便的利用档案。学校也可以根据自己的特色建立档案数据库，使档案室的利用率有所提高，同时减少损害原件。信息化管理可以让人们更好地看到这些档案，那其中就存在一个安全问题，信息安全问题在当代社会更应该受到关注。现在，档案管理软件的使用人员普遍存在职责、权限不明确的问题，要进行信息化建设就要做好安全措施，不仅体现在管理人员的权限与责任上，还要考虑到信息安全的硬件设备。信息化建设以网络为基础，软件的技术支撑，实施切实可行的管理措施和技术手段，尽可能的降低档案信息化过程中可能出现的风险。

2.3 完善信息化安保体系

随着中等职业学校档案管理的信息化发展，档案信息的应用也变得越来越广泛，其安全性的作用也突显了出来。由于档案内容具有一定的保密需求，且涉及到使用权限的问题，所以在建设工作上，要对档案信息的安全管理体制进行逐步的完善。在实际的安保体系建设中，首先，可以按照国家颁布的信息安全管理法律进行严格执行。其次，在对档案信息资源和网络系统进行开发的过程中，工作人员应该增强安全意识，杜绝泄密事件的发生。最后，要应用已有的防护措施，像防火墙、杀毒软件、网络安全监测和数据加密技术，可以结合实际情况，进行综合化的应用，确保网络系统具备一个正常的运营环境。

2.4 提高档案信息化程度

中职学校应提高学校档案信息化的程度，首先，加强对于档案信息化的相关配套设施的投入，采购能够全面满足学校档案信息化数量的打印机、电脑、扫描仪等相关电子设备，确保电子设备能够全面满足学校档案信息化的需求。其次，加强对于学校相关人员的投入，对于学校相关档案部门人员进行集中培训，提高其对于档案信息化的相关专业技能的掌握，适应学校档案信息化的专业要求。最后，增加档案信息化初期的档案整理人数，加快将档案信息化提上议程，不断推进档案信息化工作的全面展开[2]。

2.5 实现信息同步化与实时化

档案的信息资源是学校的核心内容，对其进行妥善的管理对学校自身的发展具有关键的作用。因此，要顺应时代的发展，加快数字化、网络化建设的步伐，将电子信息化的管理模式取代传统的管理模式。同时，充分应用计算机的存储功能，通过网络的信息平台，对电子档案的数据库进行建设，而且操作简单，这对保存资料的完整性，以及快速查找都有积极作用，也提高了工作的效率。

2.6 确立档案管理标准化意识

首先应确立以标准化为主要前提的意识，建立现代档案信息网络，避免系统不协调、重复工作等问题的出现。按照科学的分类办法以及标准进行分类存档，实行标准化规范化的档案管理。重视信息数据库的建设，将所有的纸化档案进行重点筛选，按照相关的规定完成信息数据库的建设，对原有馆藏的资料进行数字化转换。应根据管理的实际工作内容，选择最适合的现代化设备，保证档案管理内容能够实现共同管理。同时相关的工作人员尽快学习掌握现代化设备的操作，提高服务质量，敢于大胆实践，转变传统的观念，提高业务的科学管理水平。