计算机技术在档案管理应用中的实践与探索

2018-12-06冯静

海峡科技与产业 2018年6期

冯静

航天科技集团有限公司，北京 100048

我国航天事业经过几十年发展积累了丰富的珍贵资料，通过对这些资料进行整理与优化能够为航天事业的发展奠定扎实的理论基础。但是如果复杂的档案没有被优化整合，只是保存在档案馆中，那么就无法充分发挥出档案资料价值。随近些年来航天事业的快速发展，必须要加强对于档案资源充分利用，保证资源开发利用的成果进行即时转化，促进档案综合服务管理的质量，避免传统档案档案管理存在的问题与不足。

1 计算机技术在档案管理中应用的实际意义

1.1 计算机技术在档案管理中的应用能够保证档案管理的发展科学化

首先在信息档案管理的过程中，通过运用计算机技术能够保证档案管理工作实现自动化、规范化的处理，提高保证档案管理效率水平。利用计算机技术能够对存储的数据信息进行及时快速的分类，避免了人工归类整理速度缓慢的问题，还可以对信息进行自动化整合，也能够避免由于人工整合出现的失误，提高档案管理的整体准确性，保证档案管理工作质量。档案管理作为社会生活中的重要组成部分，能够对各个方面都产生促进作用，利用计算机技术能够将档案管理工作变得更加简单，而且也能够有效的促进各项档案管理工作整合优化，最大程度上保证了档案管理工作的安全性和高效性[1]。

1.2 计算机技术在档案管理中的应用能够提高档案信息综合利用的效率

在传统的档案管理过程中由于大部分都属于纸质档案，所以无论是携带还是整理都比较困难，尤其是纸质档案信息无法实现远程共享，这样也给档案的综合利用带来不便。通过计算机技术能够保证随时随地通过计算机网络将档案资料的内容进行传输，并且为任何一个区域提供及时快捷的档案信息综合服务，通过这样的方式不仅能够保证档案管理内容共享的质量，而且也能够有效促进档案管理的整体水平，让档案信息的利用效率更高。在信息化技术背景下，计算机技术的应用也能够完善档案管理和保存的方式，让档案管理的质量更高。在运用计算机技术的过程中能够有效地增强资源合理化配置，充分提高档案管理水平，节约的成本，并且促进的竞争力不断提升。

2 计算机技术在档案管理应用中存在的不足

2.1 没有明确计算机技术与档案管理工作之间的关系

经过几十年的发展计算机技术对人们产生的影响非常深远，但是在应用计算机技术的过程中还存在许多问题。

由于目前大部分档案管理人员针对计算机技术的认识不到位，只是将计算机技术作为一种辅助工具，主要的功能在于减轻档案管理负担，所以造成计算机技术的应用效果不明显。目前我国对于计算机技术的发展特点和相关的研究理论知识还不够完善，没有针对计算机信息技术进行深入的研究，所以也无法促使计算机技术在档案管理中快速应用，导致计算机技术的应用流于表面。

2.2 档案管理人员素质偏低

在针对数字档案建设的过程中，除了需要档案管理人员掌握档案专业管理知识和技能之外，还必须要针对计算机技术进行充分的了解与把握，也就是说数字档案需要大量的复合型人才，由于目前我国档案管理复合型人才整体质量偏少，而且专职档案人员学历普遍较低，非档案专业毕业的专职档案管理人员缺乏一定的计算机技术，这样就导致档案管理人员的整体素质参差不齐。

在数字档案建设的过程中必须要对数字档案信息技术服务方式进行全面整合，由于档案工作人员数量不足，所以导致档案管理工作流程不规范，无法提高档案管理的服务质量。

2.3 成本控制不到位

在数字档案建设的过程中，必须要有充足的资金做保障，无论是硬件设备还是软件系统的开发都需要大量的资金投入。为了能够提高数字档案建设的整体质量，保障存储设备配置最大化，航天企业往往会通过公开招标的形式来选择大容量的存储设备，但是很多的存储设备降价速度飞快，这样就导致经费浪费的问题十分严重。由于档案人员没有能够真正地利用数字档案管理设备，所以导致设备闲置率过高的问题，这样也就无法充分的实现档案管理信息化水平，也无法有效地控制成本。由于数字档案管理必须要通过软件系统的整合才能够实现各项操作业务，但是由于对于数字档案软件系统的开发通常采取外包的方式，所以与单位实际情况存在较大差异，导致系统软件无法充分利用。

3 现代档案管理中计算机技术应用探索

3.1 明确计算机技术在档案管理中的应用策略

为了增强计算机技术的应用水平，必须要建立健全档案管理的制度。在开展档案管理的过程中，对于管理人员的要求必须进行全面升级，不仅需要档案管理人员具备专业的档案知识，同时还要加强对于计算机技术方面的熟练运用，掌握现代化的档案管理软件处理方式，保证档案管理不断创新，促进档案计算机技术的跨越式发展。此外，还应该强化组织和管理水平，各部门之间要进行分工合作，帮助档案工作有序开展，同时要正确的面对市场走向，将科技理论成果及时转化为经济成果。随着市场竞争不断加剧，航天企业必须要在第一时间获取到最真实的信息，这样才能够有效的规避风险，同时要针对航天企业信息化建设的水平来设计，计算机应用运行机制以及个人功能的运行模式通过这样的方式，可以有效帮助人们充分的运用数据信息，加强数据信息的整合，充分地发挥出信息平台和系统操作的功能，帮助人们能够快速及时的获得数据档案管理，充分完善系统的设计职能。在计算机技术与档案管理结合的过程中，必须要以最便捷、最快速的方式来处理各项文件管理工作，保证信息技术管理更加的高效与便捷。在数据档案管理建设的过程中，必须要针对未来数据信息发展趋势进行准确判断，从而提高数据档案管理的质量与水平，进一步保证数据信息的真实性与可靠性[2]。

3.2 促进档案信息数据库的建立

在档案信息数据库建设的过程中，必须要充分利用计算机技术，对数字档案信息进行及时保存，由于航天企业信息管理部门直接管理着航天企业的所有物资，所以物资调拨的质量直接决定了物资分配的质量。通过运用计算机技术，能够直接将物资调配到紧缺的部门，简化物资调配流程，增强物资部门与其他部门之间的沟通，最终也能够促进航天企业信息资源管理的最优化[3]。

3.3 加强对于数字档案的管理水平

对于航天工程事业来说，数字档案是信息技术发展的重要内容。通过数字档案能够有效地减少档案存储空间、提高档案管理的便携性，加强数字档案与多媒体信息之间的整合，提高了数字档案管理计算机化以及信息化传输的特点。在航天工程事业数字档案建设的过程中，运用数字档案技术能够有效加强对于珍贵档案的保存，并且拓展了航天工程事业档案的内容。在数字档案管理的过程中，运用数字档案技术能够增强档案管理的具体效果，提高档案管理的方式与方法促进档案管理效率飞速提升。