文/河南省驻马店市档案局 刘芳

一、企业人事档案管理的含义

企业人事档案是指企业人力资源部门在招聘、配置、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中直接产生的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位立卷归档保存起来的以备查考的文字、声音、图像、照片、表格及其他各种形式的历史记录，是历史、全面地考察员工的重要依据，是企业档案的重要组成部分，是人事部门发现人才、使用人才、管理人才的重要依据，在人力资源开发、人才管理、人才政策制定等方面具有十分重要的作用。

二、研究的意义

（一）企业间的激烈竞争离不开企业人事档案工作。人事档案工作在企业发展中具有举足轻重的地位和作用，主要表现是：第一，人事档案对企业发展的步伐和速度起到促进作用。第二，人事档案是培育企业核心竞争力的重要工具。优化企业人力资源管理，离不开企业人事档案工作的支持，与人事档案工作制度的不断完善有着密切的关系。第三，人事档案是企业竞争发展中人力资源管理的重要手段。人事档案对于新单位领导掌握应聘者的基本情况，正确使用新的人才将起到重要的作用。同时，由于企业可以根据人事档案进行统计分析，制定出长远的人才培养计划。

（二）我国企业生存和发展环境的变化要求。企业人事档案管理进行改革入世后，我国的企业面临着更广阔的国际市场，也面临着更大的挑战。在企业人事方面，人才流动全球化加剧，企业吸引和留住国际上的优秀人才是个重要的课题，各企业不但要有争夺国际上优秀人才的紧迫感，还要有坚定有力的行动和制度保障。企业应采取各种灵活的人才利用措施，获得国际上的优秀人才资源来提高本企业的人才队伍和科技创新水平，提高本企业的市场竞争力，获得自身生存和发展的空间；而目前我国企业的人事制度僵化，人事管理问题不断突出，我国现有的人事制度及管理模式逐渐成了我国企业发展中的瓶颈。

（三）现代企业制度对企业人事档案工作提出了更高的要求。实践证明，在市场经济发展的今天，企业仍然沿用传统计划经济体制下的人事档案管理模式，已经无法满足市场经济条件下人事制度改革及人才竞争、流动频繁对人事档案管理的新要求。所以，为了更好地发挥企业人事档案工作在市场经济中的作用，各级人事档案部门要顺应时代的发展需要，加快人事管理体制的改革，以知识经济时代为背景，积极拓展管理职能，使人事档案工作真正适应企业人力资源管理的新要求，为企业的发展作出新的贡献。探索现阶段人力资源管理转变的途径和方法，使企业在激烈竞争中不断扩展空间和补充动力，实现持续健康地发展，是我国企业人事管理工作面临的一项新课题。

三、企业人事档案管理存在的几个主要问题

（一）管理方式方法比较落后。很大一部分企业人事档案管理工作仍然采用手工操作，重在收集，简单地进行分类管理，方法繁琐，操作起来极为不便，而且效率低，反应慢，由于轻视提供增值服务，大多数企业没有使用现代化和信息化手段，使档案信息陈旧，内容单一，日常表现空乏，形式雷同。有些企业配备了计算机作为数据库，只用来存储和简单检索，信息存储量太少，所以实用性比较差。从这一点上看，人事档案管理已经严重滞后于人力资源管理的改革。因为人才的录用和晋升，其人事档案是重要参考，这对档案管理工作的主动性和系统性提出了高要求。

（二）档案材料内容不齐全，信息不真实。企业员工人事档案应当完整，信息必须准确，这是档案管理的关键指标，但在实际工作中存在许多明显不足，比如没有完整收集企业员工档案中必备的材料，包括学历证明、技能证书等，导致重要材料缺失，再如鉴别不准确的问题，把一些本来不该归档、手续不完备，甚至存在问题的材料归档，影响了真实性。再有就是没能及时整理，及时按规定归档，导致无序管理，甚者，一些企业没有配套相应的基础设施，材料随意摆放，档案管理的环境比较恶劣，加上不少企业对档案管理这一块工作不够重视，制度不严，执行不力，管理混乱，档案的转入、转出、查阅等不按正常手续进行，严重违反相关规定。

（三）人员素质建设不足。随着人力资源管理的不断深入，人事档案管理手段也相应调整变化，对从业人员提出了知识化、年轻化、专业化等要求，但现实与需求之间存在明显差距，例如人员配备比例不足，甚至无人管理，或是兼职管理，档案管理员的素质较低，原则性不够，不熟悉业务，不踏实，缺少奉献精神，整体质量不高。

（四）透明度不高。国家管理的人事档案只面向组织，个人都无法查阅自己的信息，企业在这方面虽有所改进，但开放性还远远不够，这与政务公开、信息公开、公正透明的现代法治精神相违背。

四、改革与创新人事档案管理的几个主要措施

（一）决策者重新认识人事档案管理工作。企业领导层引起高度重视，各部门才会主动支持这项工作，逐渐认识到员工人事档案的积极作用，用以翔实记载员工的特长兴趣和工作阅历，特别是在本企业的工作表现情况，对其职业生涯成长有极其重要的参考作用，以形成正确判断，其重要性与员工访谈相当，所以，企业要建立比较完善的人力资源管理体系，必须从人事档案的整顿和管理做起。

（二）要走制度化和标准化道路，引入现代化的管理理念。档案管理不能等同于一般的文件管理，这项工作专业性很强，属于人事机密范畴，服务于人才评估和运用，因此，企业要树立科学严谨的态度，建立一整套行之有效的规章制度和管理条例，严格执行，厘定人事档案的管理范围和部门职责，通过理顺档案保管、查阅、借用、收集、鉴定归档等流程，严密监管。随着科学技术的深入应用，人事档案管理要采用现代化技术，大面积使用计算机设备存储信息，建立检索系统，方便查阅的同时，提高工作效率和资料可靠程度，更有效而广泛地利用相关社会资源。

（三）要走信息化和资源共享的路线。计算机和互联网技术迅速发展，信息化已经成为人事档案管理的普遍发展方向。由于这项工作实质上就是信息管理，利用计算机技术，开发相应的信息软件，把档案内容从书面文字转为数字信息，使用友好的界面进行管理，可以迅速地在不同部门或单位之间传输数据，实现人力资源共享，大大提高人事档案的利用率。而且，该管理系统还能实时跟踪员工动态，及时更新其近期工作表现和成果，比纯手工的人事档案管理更准确、更及时，记载内容更为完整，帮助企业管理层在尽可能短的时间内准确了解员工情况。这种自动化管理系统的上线，标志着人事档案管理向现代化管理方式迈出了第一步。

（四）建立区域性人事档案管理方法。建设区域性的人事档案管理中心，就是建立包括党政机关、企事业单位在内的所有人员人事档案的管理中心，并运用先进的现代化手段对人事档案进行系统、科学的管理和开发利用，使其更好为现代化建设服务。人事档案管理中心通过保管、提供利用乃至信息开发等众多职能，实现服务人才，促进整个社会人才资源的合理配置。区域性档案管理可以改变单位对人事档案的占有权，使“单位人”真正变成“社会人”。人事档案管理中心的建立，从人事档案管理上使“单位人”向“社会人”的转变成为了可能。第二，它适应时代的发展。第三，它有利于对人事档案实体和信息的保护，避免损坏档案的现象发生。第四，它有利于人事档案的开发利用。第五，它可节省人力、物力、财力，减轻各用人单位的负担。

（五）完善企业人事档案保管和移交制度。近年来，人员流动现象已经演变的越来越严重，由人员的大量流动引发的人事档案管理难也成为企业档案管理部门关注的焦点。人员的大量流动必然要求企业档案管理部门完善健全人事档案的保管和移交制度。在人事调动或职务变动时，有关单位应及时将其任免通知告诉人事档案管理部门。档案管理部门应密切配合，加强联系，及时催问或索要档案，避免“无头档案”出现；同时个人还应及时向企业索要人事档案并转交新单位，保证人事档案能够得到及时的补充；此外，档案管理部门还应定期作好检查、核对工作，保证人档一致，防止对人事档案涂改、销毁和撤换，确保人事档案的真实准确性。