文/江苏苏州市工商档案管理中心 周玲凤

档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，如何做到最大限度地发挥档案作用整理好档案是关键。苏州中国丝绸档案馆（简称“中丝馆”）的筹建不仅符合了新形势下档案专业化管理的发展趋势，更发挥了丝绸档案及其文化的独特优势。“中丝馆”自2013年开始，丝绸档案征集工作面向全国，征集的丝绸档案数量日益增加，丝绸档案得到了很好的保护、利用、研究和教育宣传。如何合理化管理，规范整理多样化的丝绸档案，成为目前丝绸档案整理的重中之重。结合近几年工作实践，笔者就丝绸档案的规范整理进行了一些针对性的探索和研究。

一、丝绸档案的来源及内涵

丝绸档案是丝绸历史发展过程中，直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的真实历史纪录。中国是丝绸的发源地，也是世界丝绸生产的主要产区，早在5000多年前，勤劳智慧的中国人民就已经采桑、养蚕、缫丝和织绸了。几千年来，从事丝绸业的劳动人民、专家学者留下了大量反映各个历史时期丝绸文化的传承与发展、具有较大历史价值和典型代表性的丝绸档案史料及实物。尤其是新中国成立后，全国的丝绸企业发展蒸蒸日上，留下大量的企业档案，包括企业文书档案（生产、管理、经营等档案）、科技档案（产品档案、设备档案、基建档案、科研档案等）、会计档案、实物档案以及与丝绸有关的史料、遗迹、名人、书籍、手稿、照片、录音、录像档案等。这些前人留下的文献资料是与丝绸有关的历史发展的真实记录。

二、中丝馆职能及馆藏现状

建设中的中国丝绸档案馆是国内首家和唯一一家专门的丝绸档案馆，肩负着对丝绸档案进行收集、接收、整理、保管并提供利用和进行研究的重要职责。目前馆藏主要有两部分，一部分是20世纪末国有（集体）产权制度改革，苏州市工商档案管理中心接收保管东吴丝织厂、振亚丝织厂、光明丝织厂、新苏丝织厂及苏州其他大大小小的丝绸厂的各类档案共计200多万卷，这些丝绸档案是近百年来苏州丝绸企业在技术研发、生产管理、营销贸易、对外交流中直接形成的。另外一部分是自2013年7月中丝馆筹建以来，向全国各省市征集的反映各地区各时期有代表性的、有特色的丝绸史料和实物以及各类丝绸非遗传承人的代表作品和个人资料，目前总共有2万余件。

三、制定丝绸档案整理办法的必要性、意义

档案整理是档案管理工作中的关键一环，在社会经济与科技快速发展的今天，如何跟上时代的脚步，是需要认真思考的问题。中丝馆现有馆藏档案资源，主要是由苏州市工商档案管理中心所接收的原苏州市属国有（集体）丝绸企业移交的企业档案和近几年在国内各地征集的丝绸档案所组成。其分类和全宗的设置，是苏州市工商档案管理中心，依据特定时期管理企业档案的需要而设置的。随着馆藏档案资源建设的加快推进，丝绸档案类别的逐步增加，原有整理办法已经难以满足丝绸档案管理的需要，矛盾日益突出，因此摸索一套专门的丝绸档案整理办法来适应专门丝绸档案馆档案的管理刻不容缓。

四、馆藏丝绸档案的特点及整理办法

中国丝绸档案馆作为丝绸专门档案馆，目前拥有相对较丰富、品种齐全的丝绸档案，传统的整理方法远远不能适应现代高节奏的查阅、使用等许多领域，合理科学地整理这些丝绸档案是我们目前的首要任务。

（一）纸质史料。中国丝绸档案馆作为专门的档案馆，在征集档案时通常以史料为主，也就是围绕丝绸历史发展的脉落，针对相关的反映丝绸历史、文化、产业等多方面的记载进行收集。纸质史料主要包括三部分：一是文书档案，即由机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等，这里主要是指与丝绸相关的机关、团体、企事业单位。二是各类丝绸书籍、丝绸名人手稿、宣传资料等等。三是丝绸名人的题词、书画和画册等等。纸质档案最大的特点是数量多内容丰富，涉及面广，而且形式多样化，尤其是丝绸名人的题词及书画类，为查找时可以精确到每件，乃至到每一张、每一页。因此在整理这类档案须按以下三点来进行：1.整理此类档案目前以“件”为单位来进行。2.整理的步骤大致可分为：装订、分类、排列、编号、编目、装盒。3.文书案件的每页都需要盖上页码章。具体参照苏州市《归档文件整理规则》。

（二）丝绸实物。中国有着几千年的丝绸历史，前人留下了大量珍贵的丝织实物。其中包括丝绸各个种类的丝织物，主要是绫、罗、绸、缎等生活用品、装饰品、绣品等。根据目前征集实物的情况，这类实物整理时亦可分成小类，主要有：丝绸样本、残片；丝织品等。1.丝绸样本、残片等。（1）有名称：直接命名，拍照留底，对物品进行适当清洁处理。例如熨烫，稍作整理填写相应的全宗号，贴标签（方法同上）。对于年代较近的丝织物，若产品仍留有纸质标签的，在纸质标签上粘贴标签（全宗号、目录号、案卷号）；若丝织物年代久远，破损严重将其把物品平铺放入自封袋中，在自封袋内左下角贴上标签（全宗号、目录号、案卷号）。尽量做到所有的织物装入档案盒，盒上的全宗号同盒内织物保持一致，输入目录。（2）没有名称：对于没有命名的丝织物，需由专家鉴定后命名，之后参照有名称丝绸物品整理办法。2.丝织成品。（1）对于已有包装盒的丝织物品，先进行大小分类，做到基本整齐，再在包装盒外贴上标签（全宗号、目录号、案卷号），包装盒内的丝织物品同样贴上标签（全宗号、目录号、案卷号），最后输入目录。（2）对于装裱物品，在物品背面左下角贴标签（全宗号、目录号、案卷号），鉴于装裱物品，大都为易损、易碎物品，在物品表面包裹塑料泡沫纸，以防破碎，包裹好后，用白纸写好标签（全宗号、目录号、案卷号）张贴在外，有利于区分、查找，最后输入目录。（3）对于未装裱也无包装盒的丝织物品就进行常规的清理、熨烫、贴上标签（全宗号、目录号、案卷号），装盒，最后输入目录。

（三）生产丝绸的器具。丝绸是一种纺织品，用蚕丝通过媒介进行编织、织造出来的织物，通常生产丝绸的这些工具形式多样，大小不一，作用各异。如漳缎机、宋锦机，都是超大型的实物，征集回馆后基本是不常搬动的，在整理的时候可以和小的实物器具如：梭子、籰头、纺车等等分开进行整理，入库后直接在织机上帖上相应的标签即可。1.在不损坏器具的同时，尽可能清理干净该物品。2.在不破坏档案的情况下，将标签（全宗号、目录号、案号）贴在物品背面。若实物档案太小不可粘贴全宗号的，把物品放在自封袋中，全宗号贴在自封袋内左下角。3.装盒给号，贴标签。4.输入目录（目录输入时应当把该件物品信息详细输入）。

（四）大型物件（如：织机、地屏、大镜框等）。大型物件按“件”整理，整理时将标签（全宗号、目录号、案卷号）贴于不影响展示的位置。易碎物品需要用塑料泡沫包裹，防止破损。

（五）重复件的整理。1.单个捐赠者捐赠多件相同物品（物品有两个或两个以上），所有物品给相同全宗目录号，在目录输入时备注物品的数量，装盒时尽量装入同一个档案盒，集中保管。2.多个捐赠者捐赠相同物品（两个或两个以上），分别给全宗目录号。