李元锋

摘 要：随着时代经济的进步，机关事业单位的档案管理工作形式也发生了变化，从而使得档案管理工作者对其信息的及时性运用要求愈来愈高。在经济水平迅速发展的当下，机关事业单位的档案工作展开方式仍然十分受到传统的纸质档案存储方式的影响，导致机关事业单位某些和档案信息相关的工作开展时，无法及时获取相关的信息，对事件发生的历史性以及现实性影响都缺乏了解，因此，在事业单位工作方式改革的今天，如何完善机关事业单位的档案管理工作，使其发挥管理信息的及时性，成为机关事业单位探究的重点内容。

关键词：机关事业单位；及时性；档案管理

在快时代生活节奏的今天，社会群众对机关事业单位的工作效率要求也逐渐提升，但是由于档案信息的管理内容范围较为庞大，以及与档案信息管理相关的业务量也逐渐提高，导致机关事业单位的工作效率达不到预期效果。究其根源，是因为机关事业单位对于档案管理信息的结构和工作方式在业务开展的过程中有一定的局限性，对不同部门工作所需的档案信息的范围、种类没有明确的界定，以及在档案管理信息的加工、检索和传递过程中效率低下，缺乏对工作时间的把控。因此，机关事业单位不断地提高自身档案信息管理工作及时性要求，不仅是为各级主管部门以及业务执行人员提供相关的有效信息来源，提高工作效率的有效途径，也是机关事业单位顺应时代发展潮流，不断完善自身管理结构，与时俱进的重要表现。

1 机关事业单位管理工作的现状

1.1 机关事业单位档案管理工作的内容缺乏与时俱进，较为陈旧老化

机关事业单位的信息管理是明确要求信息管理者要具备较强的保密意识，以及较好的档案信息管理能力，以此为档案管理工作的有序进行提供可靠的保障。档案管理工作的内容是涵盖各类档案的资料接收、分类整理、以及鉴定保管等，其工作内容范围广泛，涉及各部门的工作材料。而机关事业单位重视档案管理工作的及时性要求，不仅有利于深化机关事业单位档案管理者的管理理念的改革，还可以改善传统的档案管理体制带来的弊端。因此，在机关事业单位的管理工作中，档案信息管理愈来愈受管理层的重视。但是，在现如今的档案管理工作的展开中，还是存在着传统管理方式遗留下来的欠缺，比如，传统物理存储式的档案信息管理，导致某些档案信息未能及时的跟随时间变化更新内容，使档案信息存在一定的滞后性，从而在工作展开过程无法发挥有效的价值，甚至还有可能给组织造成巨大的损失。

1.2 机关事业单位档案管理工作方式载体较为落后，影响工作效率

随着现代科学技术的普及，机关事业单位的档案管理工作方式也面临着改善和更新的局面。基于档案管理信息的及时性和准确性要求，将档案管理工作与网络科学技术相结合起来成为了完善机关事业单位档案管理结构的重要途径之一。以此，不仅可以构建网络化的信息储存平台，并且以信息管理为基础，培养高素质的网络管理员工，优化工作资源的整合，真正发挥信息的及时性，为各部门的工作人员提供正确决策的有效依据。但是，在当下的单位档案管理过程中，机关单位档案管理者很难从管理理念及行为上对单位、员工负责，在管理方式上的还是较为陈旧。虽然，在一定程度上，信息科技的现代化渗入到了机关事业单位的管理工作方式中，但是员工对于网络化的使用欠缺熟练度，大部分还是采取纸质媒介进行记载、储存、传递信息，导致现代化技术在工作方式上仅仅停留在层面之上，无法真正发挥其工作价值，长此以往，必然会影响单位管理者的责任意识和风险意识，为机关事业单位与时俱进，优化档案管理信息工作结构造成了负面影响。

2 机关事业单位管理工作及时性的重要意义

2.1有利于优化档案管理结构，完善信息资源共享平台

在某个程度上来说，机关事业单位档案管理工作的及时性是影响其工作质量的直接因素。在机关事业单位管理的实际工作中，其档案管理工作仅限于对档案资料的接受、整理、分类、保管以及制定和组织实施档案干部队伍建设，但是对档案信息资源的开发及利用这部分却缺乏认知。构建网络化的档案信息管理平台也仅仅是基于时代科技的普及和推动，现代化的工作方式运用却无法深入到位，对单位内部的管理工作效率影响较大。而机关事业单位加强对管理工作及时性的重视，是事业单位全面收集和反应单位各方面信息，及时进行档案信息传递的表现，也是深入机关事业单位档案管理结构改革，完善资源共享平台的有效方式。网络化的档案管理方式，以现代科技为媒介进行信息管理，充分发挥了档案管理信息资源的及时有效性，将刚性约束和时代科技有效结合，有利于创新机关事业单位的管理机制，推动“无纸化”办公时代的到来。

2.2 有利于提升档案管理的质量，为正确决策提供有效依据

面对时代进步的发展以及社会群众生活方式的改变，机关事业单位的工作方式也逐渐发生变化。在传统的机关事业单位管理工作模式期间，机关事业单位的管理方式较为传统，统一管理，上传下达，从而导致机关事业单位在发展过程中过于注重现实工作效率的流向，对档案管理质量方面稍有欠缺。但是在当下的信息化工作环境下，档案管理成为了机关事业单位工作开展的重要资源。而注重机关事业单位档案管理的及时性原则，进行有效的构建网络化信息管理平台，不仅有利于節约工作成本、提高管理工作的效率，还有利于从网络管理层面深化机关事业单位的管理结构，为各部门的工作人员进行正确决策提供依据。

3 深化机关事业单位管理工作及时性的途径

3.1 积极展开员工信息化管理培训，提高员工的综合素质

机关事业单位的档案管理是一项对员工工作素质要求较高的工作，培养高素质的档案信息管理者，对档案信息工作的开展可以更好的对过去发生的信息进行总结，从而有效及时的把握现在的机遇，还能够为将来的工作决策明确方向。加强事业单位管理工作的及时性，是机关事业单位为档案管理工作进行明确分工，优化管理结构的有效举措。由于传统纸质档案管理工作者缺乏足够的信息化管理技术，所以培养高素质的信息化档案管理人才是一项迫在眉睫的工作。良好的信息化管理团队，不仅对机关事业管理工作的风险意识和责任意识有清楚的认知，还能够加强自我效能管理，从各方面优化单位管理结构。

3.2 深化信息化档案管理数据库建设，维护管理平台的稳定性

在机关事业单位的档案管理信息具有时间价值，而传统的机关事业单位档案管理方式无法有效发挥档案管理信息的适用性和及时性，因此，机关事业单位档案管理工作方式不仅需管理理念需要更新，其工作展开机制上也应进行创新。除了构建网络化的档案管理平台之外，还需要深化信息化档案管理数据库的建设，对各部部门的档案信息进行更新，在档案管理的软件硬件都要定期维护，为机关事业单位的管理平台的稳定使用提供物质保障。

4 结语

综上所述，重视机关事业单位管理的及时性特点，不仅是事业单位有效发挥档案信息工作价值，提高工作效率的有效途径，也是其工作方式在现代生活中与时俱进的体现。因此，在展开单位档案管理工作时，档案管理者要更新自身的管理理念及方式，不断提高工作素质，优化单位档案管理的工作效率。

参考文献

[1]俞岚.人事档案管理问题及对策[].办公室业务，2011（7）：12.

[2]徐秀华.机关档案的特点及其管理[].档案与建设，2012（2）：24.