龙莉文

摘 要：档案工作的终极目的是为档案利用者服务，档案不仅仅是收集整理安全存放，只有通过查询利用才能实现其自身价值。只有不断通过档案工作创新，才能提升档案的利用水平并充分发挥其应用价值。随着信息化渗透到工作和生活的方方面面，如何运用高效的档案管理方法，应用信息化技术手段来提高档案的利用率，是档案管理人员必须思考的一个重要问题。在档案工作中要全面实现“服务为先”战略，充分发挥档案的重要作用，并对如何提高档案利用水平提出了一些合理化意见和建议。

关键词：医院档案；管理档案；档案信息化服务

在进行档案管理工作中能体现档案价值的最终目的就是档案利用，档案利用是档案工作存在的意义之所在。因此档案管理首先要从档案的利用工作抓起。目前，随着信息化技术的发展日新月异，要顺应社会变革和社会发展要求，积极探索档案管理新模式，对档案的利用工作必将产生积极深远的影响和长远有效的推动作用。

1 了解档案利用的需求和目的，树立服务优先意识，充分发挥档案的重要作用

档案信息资源是各单位在自身建设发展过程中逐渐积累形成的具有较大价值的原始资料和历史记录，它能够准确地反映出单位的发展历程，对于维护本单位利益，促进其各项事业可持续发展意义重大。如何提高档案利用率是当前档案服务工作的重点和难点，需要结合对档案利用的实际需求，有针对性的开展相关工作。因此，全面了解档案利用现状及需求特點，就成为了档案部门进一步完善档案服务工作的基本前提。

在我们的社会生活中，和职工的切身利益直接相关的比如工作经历、缴纳社保医保、享受的工资和福利待遇、获得的荣誉奖项、工作调动介绍信、直旁系亲属关系等信息都在档案记录中有所体现。档案材料成为社保工作、落实待遇、干部任用、继承遗产等事项的重要依据，也可以作为法律依据。同样，如出生分娩册、病历档案等，能为就诊者提供所需的出生、病情等相关依据和证明。财务档案为科研项目结题出具项目审计、专项资金使用、查询税务等提供支持。同时，医院的医护人员及科研人员研究产生的医疗科研项目及成果，为他们的学术项目研究、职称晋升和成果转化等提供依据和档案信息支持。

上级文件、会议纪要、财务凭证等，能为单位各项工作提供相关政策依据、为单位重大事项、干部任用、各项迎检检查等提供依据。还有如基建档案、设备档案等，为医院的二次装修、设备维修等工作提供文件依据、设计、施工图纸、产品合同、说明书等档案材料，为医院各项工作顺利完成提供保证。在对医院病案管理过程中，在做到对涉及患者隐私的个人和病情资料保密的同时，也要对患者的病案资料进行充分的利用，医护人员通过对病案的研究，对过往病例的治疗经验进行归纳总结，对提高疾病诊疗水平、防止乱用抗生素、预防院内感染、加强质控管理等工作意义重大，充分发挥了档案管理应有的作用。那么，如何提高查阅效率，更好更快地为单位和职工服务，档案利用工作实现现代化管理势在必行。

2 档案利用工作实现信息化管理是提高档案利用率的需要

随着信息化技术的发展日新月异，档案管理和利用工作也相应的发生了变化，以往传统的手工操作和管理思维模式已明显落后于信息化时代的需求。档案管理工作比较繁琐，需要工作有耐心和较强的责任心和使命感。为提高档案利用工作效率，必须开发使用适合档案工作需求的工作软件，通过使用有效的检索手段，对档案信息进行高效的检索，以便快速获得所需的档案材料。档案的归档从资料的收集整理、筛选过滤、按照本单位根据工作实际制定的档案分类方案来鉴定保存范围和保管期限、到和计算机档案系统的衔接、装订入盒上架、以及库房安全、档案的安全保管、提供查询利用等等，期间档案工作投入了大量人力、物力和时间成本。

3 目前档案管理工作中存在的问题

目前的医院综合档案涵盖了医院及患者的各种信息和医院的党务、行政事项、医疗活动、学术交流、医学学术研究、教学活动等，档案在医院的日常工作中，发挥着重要作用，能提供很多有价值的材料，是医院历史发展的重要见证。

目前档案管理工作仍然以人工服务为主，信息化检索为辅，未能提供全面信息化的档案服务。档案材料也停留在纸质材料为主，档案利用率有待提高。信息化建设也只是局限于电脑设备的更新换代、档案软件的购置升级与更新，未能将信息系统的智能化功能充分挖掘发挥出来并应用在档案管理工作上。档案工作是一项专业性要求很高的工作，档案管理工作应做到专人专管。档案管理要做到规范、高效，应创新服务方式与服务思路。要不断强化提升服务意识，优化服务流程，提高档案工作者的责任心和为党守史的自豪感。要不断开拓进取，充分开发和利用智能化信息系统为档案工作服务。档案工作者必须关注业界新技术、新动态和新方法，努力提高自身业务素质与专业技能和职业素养，提高档案利用率，更好地适应现代医院管理的要求。

4 做好档案利用的登记和随访，掌握档案利用的第一手材料。进一步提高档案利用服务价值使利用工作富有成效

首先，设立“档案利用情况登记表”，档案查阅前来借阅时，要填写部门、查阅者姓名、电话、用途等基础信息。其次，做好随访跟踪，可电话联系对方，或发放表单填写的形式等，掌握档案利用的第一手材料，获得档案利用比较充分的信息。如效益、成效及需求，以更好地为档案查询利用者提供更好的档案服务，形成较好的档案利用工作的良性循环。

如我院基建档案查询利用效果明显：1）旧楼的外墙装修牵涉到结构安全评估，经查找档案找到原始结构图，根据原始设计档案进行设计外墙装修，既美化了环境又保证了大楼的安全；2）旧楼外墙装修，原计划方案钢挂石材美观大气，经查询档案资料，大楼结构是竹子和混凝土结构没有钢筋，结构安全达不到目前规范要求，故立即改变了方案使用铝板喷涂石材颜色降低外墙荷载，保证了安全；3）医院某业务科室下方的排污管爆管，情况危急排污量大无法维修，根据档案查找排污管上部使用单元，经沟通局部停止使用一小时，高效完成了维修；4）经查找档案，有一些特殊设施是当年特批的公益设施，找到批文后保护了原始设施，不会因为单位的装修改造而破坏了本该保留的设施。

又如：我院需要将彩超数据采集到医院信息系统中，开通彩超DICOM数据通讯端口厂家开价几十万元，我们查阅了彩超购买时的采购合同，发现该通讯端口应由厂家免费开通，经过与对方沟通，严格按照当年合同办事。最后履行了当年的合同条款，免费开通了端口，此项目节省经费几十万元。

通过以上举例说明，使我们充分认识到档案的利用价值和档案的重要性，力所能及地满足查询利用科室的需求，不断提高档案利用服务水平，从而推动我院综合档案管理更上一个新台阶。

5 结语

综上所述，提高医院整体管理水平，除了体现在医疗、教学、科研等方面，也要在档案管理这类基础性工作中下功夫。档案管理为医院各项工作提供重要依据，与医院的历史发展有着紧密的联系。做好收集整理，安全保管，提供查询利用是档案管理者的重要职责。医院应提高对档案管理工作的重视，加强对档案管理人员的培训和配备，在工作实践中不断摸索、开拓进取，优化档案管理工作服务流程，充分了解档案利用的需求和目的，以发挥档案的重要作用，为医院各项事业发展贡献力量。

参考文献

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