■苑伊彬／河南艺术职业学院

人事档案是个人自然情况的原始记录，也是个人经历和实践的历史记录，记录着个人思想品德、奖惩情况、成长过程、业务能力等综合情况，既能够充分反映出人们经历、学历、奖惩和社会关系等，能够为高校人才管理提供一手的原始真实的资料和数据，是全面考察综合素质的重要依据和有力凭证。人事档案管理工作在队伍建设和人才利用上起着非常重要的作用，因此，高校需要不断加强人事档案管理能力和水平，使之能够提供正确真实而又全面的信息服务，实现人才资源的合理高效的配置，推动管理工作的有效开展。

一、做好高校人事档案管理工作的重要性

高校人事档案能够真实记录且反映教职员工德、才、能、绩各方面的表现，人事档案管理工作水平的高低直接影响着高校的人才选拔任用、也关系到高校教研水平的提升和科研层次的提升，对高校人才培养和长远发展都有着重要的意义。高校人事档案从功能上讲，属于高校人力资源管理中的重要内容，服务、服从于学校发展和教职工的各方面需要。从其对学校的发展角度上讲，高校人事档案管理作为记录学校发展轨迹和教职工成长工作记录的一手资料，能够为学校的发展、办学定位的制定起到一定的指导作用，也是教师教学和科研的真实凭证，能够提升教职工的业务能力。因此，高校人事档案管理在高校的管理和发展中具有十分重要的意义、推动着高校人才引进培养、政策制定、教研水平和科研水平等多方面的提升与进步，需要保持密切关注与重视。

二、当前高校人事档案管理工作中存在的问题

（一）人事档案管理意识淡薄，重视程度不够

当前人事档案管理工作还处于继续发展完善的初阶段，很多时候人事档案管理工作都未能被纳入到学校整体的管理体制中去，受到了明显的忽视。人们忽略了人事档案管理所具有的重要意义，对于人事档案管理意识淡薄，造成人事档案管理工作长期处于被动地位。同时重视程度上的不足也影响了高校对于人事档案管理在资金人力上的投入，使得人事档案管理工作始终处于不温不火的状态，得不到实质上的改进。

（二）管理制度不健全，落实上存在问题

人事档案管理制度能够为人事档案管理工作提供强有力的制度支持，但是目前来看，相关的法规和制度上，还存在着很大的缺失，没有与信息时代接轨。同时，对于现有的制度，高校的人事档案管理工作在执行上也非常不到位，缺乏有效的决策力和执行力，人事档案管理工作工作无法落在实处。管理制度的不健全和执行落实上的不到位限制了高校人事档案管理水平和提高，也影响着人事档案管理在推动高校发展中发挥其根本作用。

（三）管理观念落后，管理手段单一且落后

当前人事档案管理工作的观念还停留在传统的重视纸档立档、重视资料的收集保存上，而忽略了对于人事档案的有效利用和其服务功能的开发。人事档案利用的滞后使得人事档案未能够充分发挥其真实价值。在管理手段上，也非常落后，仍然普遍基于传统的纸质档案和半手工半现代化的管理模式，没有将档案管理工作与日益发展的信息技术强有力结合，导致档案管理的信息化程度低，严重影响了数据资源的有效利用和人事档案管理工作的工作效率［1］。

（四）人员专业素质不足，管理效率低下

人事档案管理工作人员的自身素质和业务能力的高低也影响着档案管理工作的效率和质量。当前，许多高校的管理人员没有经过专业的学习和培训，缺乏专业理论知识和相关的技能，面对资料众多任务繁重的管理工作，缺乏高效率的管理手段，致使人事档案管理工作效率低下，制约着人事档案管理的水平。当前信息化时代下，人事档案管理越来越呈现出数字化、信息化的特点，许多管理人员的计算机操作水平和能力上也存在着一定的缺陷，无法适应信息化时代对于人事档案管理的人才需求。

三、加强高校人事档案管理工作的改进措施和策略

（一）增强人事档案管理意识，提高管理人员素质

高校人事档案管理意识的提高和增强是有效加强人事档案管理工作的前提和首要关键所在。首先要从思想高度上重视人事档案管理工作，充分认识到人事档案管理是一项专业程度化高，内容复杂的工作，只有思想上的重视才能推动实施上的改进。其次，高校人事档案管理工作要求从事管理的人员具有较强的专业素质和技术，因此对于管理人员自身素质的提高是非常有必要的。对于从事管理的人员，一定要加强思想政治和业务能力以及国家相关法律法规的培训，用档案管理的知识和理论不断武装自己，更好的指导人事档案管理工作，以适应目前学校对于人事档案管理的新要求。

（二）健全和规范原始材料收集，做好基础工作

高校人事档案管理中对于人事资源的原始资料收集是管理工作的第一步，也是最基础的工作环节，要充分保证人事档案管理上的真实和有效性，必须要加强对于原始数据搜集工作。首要要完善人事档案材料，对于档案不符合规范、信息有遗漏或者是手续不全的情况，要在限期内做好补充工作，认真完善缺失材料的收集。其次，对于人事档案管理的重要作用要进行广泛的宣传工作，引导大家积极配合档案管理工作，完善原始资料的收集工作，营造一个良好的人事档案管理的氛围，不断拓宽信息收集的新渠道，严格把控信息的真实性，从而构建起一个合理高效的原始档案收集体系，为今后档案管理工作的实施打下坚实基础［2］。

（三）建立档案数据库，实现人事档案信息动态化管理

随着计算机信息技术和互联网的飞速发展，现如今的档案管理工作也必须与时俱进，充分适应现代信息化管理的新要求，建立一个统一完善的人事档案信息数据库，利用高速发展的网络信息技术，实现人事档案管理的科学化和信息化，节约工作时间，充分提高人事档案管理的效率。因此要对现有的人事档案管理工作模式和工作方法进行改革，增加必要的投入，多多开发使用新技术新手段，利用庞大的数据库功能实现对人事档案的记录、存储和分析，并且增强对于资源信息的分析能力，全面提高人事档案管理工作的管理水平和服务质量。

（四）完善人事档案管理制度建设，充分发挥功能

人事制度的改革也牵动着人事档案管理工作的发展和进步。高校人事档案管理作为内部管理事务，需要制定一系列的合理完善的工作自责和工作制度，用以规范和指导人事档案管理工作的有序进行，首先，要充分认识和关注高校的整体的建设情况和人事档案管理的工作特点。在制定制度时要参考当前人事档案管理的现状，建立起包含原始材料收集、借阅、传递、保管等多个方面的完善的制度，并且在管理过程中大力实践和推行，确保管理工作有章可循，充分发挥其职能。

（五）加强软硬件设施建设，提高安全防范水平

信息化时代下档案管理效率得到有效提升的同时，庞大的数据量和多载体形式给档案信息安全带来了一定的隐患，因此，必须要重视信息化时代下对于档案安全的管理。有效的档案安全设施建设是保障档案安全防范的重要的屏障，因此，要加强档案管理工作的资金投入，加强软硬件等设施的建设工作，为档案安全防范提供良好的环境。在硬件上，要注意防火、防水设施的建设，注重档案的密封和保密工作，防止信息泄露或丢失、毁坏。在软件上，要加强对于电子档案的管理，做好档案管理系统的防火墙建设，提高安全防范水平，有效规避病毒入侵和黑客入侵导致的信息泄露、盗取和篡改等安全隐患，保障档案的安全。

四、结语

随着人事制度的发展完善，人事档案管理在高校组织对于人才的选择、培养和使用、考核等方面发挥着十分重要的作用。目前人事档案管理工作中还存在着诸如制度不完善、管理观念和模式较落后的情况，亟待解决。因此，在新的社会形势下，不断探讨人事档案管理工作中存在的问题，积极探索规律和方法完善人事档案管理工作，提出适应社会新需求的解决方案和措施，为人事档案管理工作的顺利进行和发挥自身职能提供重要保障，为社会经济发展中的人才管理提供更加优质的服务。