■曹 原／河南艺术职业学院

人事档案的名词解释是指用档案记录一个人的人事信息，而人事信息是指在日常生活中的发展轨迹［1］。保存人事信息，可以准确记录下一个人的工作升迁任调及奖励惩处，在企业或用人单位及国家机关录用时，人事档案可以起到一个重要性作用。它可以侧面体现出教职工的工作能力及职业素养，因此，人事档案的建设是至关重要、不容有失的。但从我国目前的发展现状来看，我国高校的人事档案建设发展进程缓慢，存在着各种各样的问题，严重影响了我国的组织管理进程。

一、人事档案建设在高校中出现的问题

（一）人事档案存在着不准确性

人事档案的最基本要求便是真实、准确的记录下教职工的职位升迁和发展轨迹，但是在我国的人事档案中，往往存在着信息不准确的情况。如果人事档案失去了真实性与准确性，会误导大众产生错误的判断，那么就失去了人事档案存在的意义。当人事档案记录的信息不准确时，会影响到教职工的升职与降职、工龄的计算时间、退休时间的校准等，由此可看出我国存在的失真的人事档案，将会严重影响到职位管理的发展进程。

（二）管理人员有着互相推诿的懈怠心理

前文曾提出我国高等院校经常出现失真的人事档案，那么失真人事档案是如何形成的呢？当管理或编制人事档案的职工，存在着不敬业、不认真的态度时，常常会在工作中出现纰漏，且这些纰漏是非常大、有着严重的消极影响的。而在出现工作疏漏时，往往不会有职工愿意主动出面承担责任和修正其所犯下的错误，那么曾编制过的档案就得重新进行核对，对我国的人力物力财力造成了极大的浪费。

（三）人事档案管理方式缺乏先进性

在我国，管理人员多数采用传统的手工操作的方式记录人事档案，而这样的记载方式完全凭借的是员工的脑力和人力，极易出现工作失误，毕竟长时间的查找资料，会造成眼睛干涩，视力模糊，看错资料记载。并且，在进行业务进修、职称评选、学历提升和奖励表彰时，往往手工操作无法跟上信息的更新，那么人事档案建设的效率就愈发降低了，导致了人事信息更新的不完善。除开手工操作外，现如今的管理人事档案部门也应用到了电子设备与信息技术，但是绝大多数员工只是简单的应用到了这些电子设备，并未将他们的功能发挥到最大化。

（四）缺少管理人事档案的优秀人才

从理论上来说，人事档案工作是一门专业性极强类的工作，需要应用到专门系统学习过这门知识，并受过专业教育培训的专业人才。但是从我国高校招聘人事档案职员来看，真正受过系统化的教育培训的员工是非常少的，但人事档案的记录需要十分的严谨姓，而大多数从事这份工作的员工，都是靠自己懵懵懂懂的的理解和学习，难免会造成许多工作失误。据调查显示，我国部分高校曾招聘过一些兼职管理人事档案的员工［2］。这些半路出家、甚至从未有过专业知识培训的兼职人员，容易泄漏和损坏档案资料，或者对工作中出现的问题措手不及。

二、高校人事档案建设的意义

在我国的高等院校中，人事档案记录着的不仅是讲课的大学教师，还包括从事教育这一类的行政管理单位，统筹教育方向的单位人员，和管理学生的工作人员等。从其中可看出，我国高校的人事关系是较为繁琐的，这也就需要专门受过系统知识的专业人才进行管理。档案的记录，是记载和保存人事信息的重要组成部分，它可以有效的记录到每一位职工的人事信息，实现高效率的人事管理。真实有效的档案信息，往往可以辅助到高校的人事管理工作，举个例子，大学教师在评教授或副教授头衔时，需要借助到教师之前的工作经历和教学经验，因此才能确定这个教师是否值得评级。高校的学生人数并且学科类别较多，而在给教师排课时，就需要考虑到学生的智力和性格差异，选取较为适合学生的老师，那么，这时候就必须借助到人事档案中教师的过往成绩和教学经验。只有通过科学化的人事管理，记录下真实准确的人事信息，才能实现每一位教职工人尽其能，发挥他们的工作价值，实现高校的长远发展，为学生提供更好的学习环境和愉快的学习氛围。

三、高校建设人事档案的有效措施

（一）完善高校的人事管理体系

在之前的论述中，已经提到我国高校的人事管理体系是不够成熟的，大部分管理人员存在着违规操作的不良行为，而之所以发生这样的行为，直接原因是因为学校对人事管理这个职位重视度不够，对此，相关部门负责人要高度重视这个问题。与此同时，高校要建立健全完善的人事管理机制，不能让管理人员“浑水摸鱼”。如：可建立月末淘汰制，在每个月末，高校负责人可设立一项专业知识考评，再结合管理员在这一个月内的工作态度、办事能力等进行综合考虑，再淘汰排名较后的职工，择优录取。除此之外，负责人可适当对优秀的管理员进行一些物质奖励和精神奖励，以此来激励工作人员更有冲劲的工作［3］。

在完善管理人事管理体系时，相关负责人要提高自己的创新能力，创新出一份区别于传统体系的人事管理。比如，管理人员不能只拘泥于传统的手工操作，可借助计算机等现代多媒体信息技术进行辅助工作，进而高效率的归纳和收集档案信息。

（二）提高人事档案管理员的综合素质

档案管理人员的综合素质能力，亦是可以影响到人事档案建设的进程和效率。普遍来说，素养能力较好的管理人员，在记录人事信息时则有着极大的耐心，可以做到细致、负责的核对每一个信息，以此来确保人事信息的准确性和真实性，因此在日常工作中并不会出现极大的差错。但是，有着不良品德的管理人员，在工作时候往往采取“得过且过”的态度，只追求速度，而不求质量，从不会再三核对信息，那么往往便会在工作中造成严重地负面影响。对此，高校负责人在每次聘用人事档案管理人员时，除了确保他们的专业性知识足够强硬外，还需要检验每一位管理人员的品质［4］。相关负责人可在面试后结束后，分发一份专业化心理问卷调查给面试者，在面试者填写完毕后，让从事心理学知识的人员，对面试者的心理特点和性格特征进行分析。之后，再结合面试情况和面试人员的专业知识背景，一一排选，选择出最优秀、最具备优秀综合素质能力的管理员。

除了在录用管理员可设置一些门槛外，高校相关负责人可举办一些素养能力提升的讲座和教育培训，加强管理人员的职业操守和综合素质能力。而在日常工作时，人事档案管理员不能拘泥于默守陈规，要学会打破旧的观念，发散新思维，加强自己的工作能力。

（三）培养专业人才，加强规范化管理进程

专业人才的缺失，间接导致了我国高校人事档案建设的参差不齐状态，并且将原本简单的人事管理体系变得复杂化，因此招聘专业型人才就变成了急需解决的问题了。相关负责人在面试时，必须对每一位面试者，进行专业知识的把关和检验，一定要慎之又慎，不能放任“半路出家”的非专业化人员进入人事档案工作中。当然，不能仅仅期待于优秀天才的慢慢诞生，相关单位可通过后天的教育培训等，为高校培养出一批又一批专业性人才。专业性人才有了，那么要如何规范人才的管理呢？在此，本文将提出一些切实可行的策略，如以下几点：

一是完善人事信息归档制度。只有将人事信息准确无误的归档了，才能确保每一位教职工人事信息的真实性，才能为接下来的工作奠定基础。

二是完善人事材料递交制度。虽说递交这一环节听起来是十分简单易行，但是如果在递交过程中，出现了失误如将材料混杂等问题，将会白费管理员工之前所付出的努力和心血，而必须将材料从新翻整，极大的造成了资源和人力的浪费。

三是完善用人制度。人事档案工作是涉及诸多分类，并且较为繁多的，即便招录进来的管理员工都是专业人才，但是不是所有优秀人才都能胜任所有工作。因此，相关负责人要根据管理员的不同性格特点，和最擅长的工作领域，进而为他们分配工作。只有做到人尽其用，才能确保管理员可以高效率的工作，并发挥出自己最大的工作潜力。

四、结语

总的来说，规范人事档案的管理，加快人事档案的建设进程，对于我国高校的长远发展计划，是有及其重大的作用。只有确保了人事档案的正常运行，才能优化我国高校的组织结构化进程，提升高校人事水平的管理能力。