赵青

摘 要：目前信息时代已经到来，信息技术被广泛的应用于各行各业中，并取得了较好的成效。本文对中学档案信息化建设所面临的困境进行了分析，并在此基础上提出几点解决策略，希望对相关工作的展开发挥出借鉴价值。

关键词：中学档案；信息化建设；困境与对策

在中学管理工作中，档案管理是非常重要的环节之一，其以视频、文字、图片等形式，记录着学校运行与管理的发展轨迹，并对教学活动的顺利开展起到了辅助作用。在当前信息时代下，管理者在工作实践中，为了将自身的管理作用发挥到最大，就一定要致力于信息化建设，只有这样才能够解决好目前的工作困境，促使管理工作得以有效、有序地实施下去。因此，在现阶段，对档案信息化建设所面临的困境及对策进行研究是十分必要的。

1 中学档案信息化建设面临的困境

1）信息化意识较为淡薄。对于档案的信息化建设而言，它是传统管理方式的一次变革，具有着较强的突破性，有助于管理效率、管理质量的双重提升，以期为教师管理工作的开展带来诸多的便利。但是，从目前的实际情况看，由于部分学校在这一方面的意识淡薄，并没有给予一定的重视程度，在资金投入、人员配置上的支持也较少，将档案工作放置在边缘化的位置上，难以使最终的管理效果达到预期。另外，对于一些教工人员来说，他们只是将档案管理视为资料储存，观点存在着较强的片面性，导致一些重要文件、资料难以得到及时回收，使得学校承担着相应的损失[1]。

2）信息化基础较为薄弱。中学教师在开展档案管理工作的过程中，在致力于信息化建设时，除了要具有信息化意识外，信息化基础也是非常必要的，只有这样才能够有效地增强档案管理的信息化、便利性、实效性，保障管理目標的达成。但是，在现阶段部分中学在这一方面却较为匮乏，比如，由于资金有限，而难以配备必要的计算机、管理软件、刻录机、扫描仪等，导致信息化建设这一工作很难开展下去，使得管理工作的针对性、便利性、有效性大大降低。另外，虽然部分学校在这一方面投入了大量资金，并购置了大量的现代化设备，但由于重视程度的缺乏，使得这些设备的网络共享、全文著录等功能未得到使用，使得建设成效低下，与预期的建设目标相差甚远。

3）管理人员较为缺乏。从当前的实际情况上看，部分中学学校的领导，由于受到了传统观念所带来的影响，并未对档案管理这一工作引起足够的重视，为其所配置的管理人员，大多都是一些非专业的教师及教职员的家属，造成管理人员的缺乏，对工作的顺利开展造成了极为不良的影响。对于这些管理人员而言，他们的管理理念陈旧、管理技能单一，不愿意将更多的精力、时间花费在信息化建设上，使得档案管理在这一方面的缺失，使得管理工作原地踏步、停滞不前。

2 中学档案信息化建设的创新路径

2.1 加强资源建设，实现数字化管理

近些年来，伴随着我国课程改革的逐步推进，中学学校无论是在办学格局，还是办学形式上都发生了较大的转变，使得档案文件迅速增多，一些重要文件层出不穷，为教师们档案管理工作的开展带来了新的挑战。为了保障管理任务的达成，促使管理工作快捷、方便的开展下去，在工作实践中管理者就应大力的推动信息化建设，并对资源建设起到一个加强的作用，使这一工作实现数字化管理，使管理的实效性及便利性得以显著性的增强[2]。

例如，管理者在开展档案管理这一工作的过程中，应充分地借助于扫描仪等现代设备，将一些历史价值重大、或使用率较高的文档，加以数字化的处理，并将其刻录在磁盘、光盘等媒介中，以在便于使用的同时，为信息化建设打下基础。

另外，对于一些与教师考核、学生心理、学籍档案、课程安排、考试成绩有关的档案，也应加以数字化处理，为学生管理、学校科研、教学等工作的展开提供理论依据，将自身的管理效用发挥到最大。同时，在中学教学当中，计算机的应用已经是一种非常常见的现象。管理者在开展档案管理时，也应将计算机这一基础设备应用其中，以进一步地丰富档案资源，对相关的档案资料加以收集、整理、归纳、充实等，使得档案资源更为丰富，促使管理目标的有效落实。

2.2 注重档案管理，保障档案安全性

与传统的管理方式相比，数字化管理的优势是多方面的。比如，在以往的管理模式下，档案资源大多都是以纸质的方式呈现，不仅不易保存、占据空间较大，在利用、查找的过程中也较为不便，使得档案的利用率降低。而在信息化建设后，就可以使这些问题得以有效的解决，可以将这些资源刻录在磁盘、光盘等媒介中，不仅更有利于保管，也使得保管成本得以大大降低。

但是，针对于数字化档案，管理者在管理时也应做好两个方面的工作，只有这样才能够保障档案的安全性，使管理成效得以提高。1.应确认好保存媒介是否安全。电子文件在储存的过程中，很有可能会出现不兼容、文件破损或丢失等情况，需要管理者跟踪，在发现故障、问题时，应及时更换，以免造成文件丢失，形成不可挽回的损失。另外，针对于一些重点文件，一定要实行好备份制度，可加以异地保存、资料复制，或将其转换成纸质档案、缩微品等，最大化地保障文件的安全性，进一步推动信息化建设；2.为了避免计算机遭到病毒侵入，造成档案丢失，管理者在开展管理工作的过程中，也应积极地联合学校、相关部门等，进行各种加密、设置防火墙、防入侵技术等，从而使档案安全得到进一步地保障，使档案资源的使用率得以提高。

2.3 开发档案资源，推动信息化建设

在信息化这一背景下，中学教师在开展档案管理工作时，也应联合档案室，加大对资源的利用及开发，从而将档案在科研、人事管理、教学活动等方面的价值突显出来，将自身的管理效用发挥到最大[3]。

例如，教师可以积极地联合档案室，将一些利用率较高的资料放置在校园网中，便于师生的下载、阅读，使档案价值得以进一步地提升。另外，为了进一步便于师生对档案的查找，教师也应对电子检索这一功能加以完善，在编写档案资料时，应严格的按照统一标准、统一格式，便于检索，使得师生在检索时，只需要输入题目、文号、作者、密级、时间等词即可，使得档案价值全方位地强化。

在这一模式下，师生可以快速地查找到自己的所需资料，比如，个人资料、财务数据、成绩学分、阅览厅和图书馆内的藏书目录、考核成绩等，使检索便捷性显著性的增强，促使管理目标的达成。除此之外，在工作实践中，管理教师也应将自身的效用发挥到最大，充分的借助于网络优势，与其他学校构建共享平台等，以实现信息互换、资料拓展，使得各类档案得以共享，将电子档案的利用价值发挥到最大，使得信息化建设得以真正的实现。

3 结论

综上所述，信息时代的到来为中学档案管理工作带来了新的机遇及挑战，使这一工作拥有了更加广阔的发展前景，将工作价值、工作效用发挥到最大。在这一形势下，身为一名管理者，一定要明确好自身所面临的困境，并有目的、有意识地予以突破，以进一步促进自身的专业化发展，保障管理任务的达成。

参考文献

[1]钟兰桂.山东黄河档案信息化建设面临的困境及对策浅析[J].山东档案，2018（02）：78-79.

[2]邓青.事业单位档案信息化建设面临的困境及对策[J].城建档案，2018（01）：32-33.

[3]胡海莺.人事档案信息化建设中面临的困境及对策建议[J].人力资源管理，2016（02）：176-177.