邓秀娟

摘 要：随着中学办学体制机制的不断深化，其档案信息也在动态增加。因此，若在档案收集和整理中存在不足，那么这不仅影响到文书档案管理的质量，也将影响到对文书档案资源开发的效果。通过主题讨论，优化中学档案收集和整理的措施包括：基于时代背景厘清中学档案管理的方向、开展业务外包打造中学档案信息化平台、拟订不同层级文书档案收集类别与流程、开发校本下档案归类标准助力档案整理。

关键词：中学档案；收集；整理；浅谈

中学档案管理的内容较为广泛，本文聚焦中学“文书档案”管理工作，从档案收集和整理的视角展开主题讨论。传统视域下对文书档案管理的职能认识，一般是从归类管理的方面来展开的。但随着中学办学体制机制的不断深化，其档案信息也在动态增加。因此，若在档案收集和整理中存在不足，那么这不仅影响到文书档案管理的质量，也将影响到对文书档案资源开发的效果。笔者较为关注文书档案收集和整理对档案资源开发的价值，而文书档案资源开发又能助力中学教学改革的进行，以及完善育人工作模式。从目前相关文献中可以知晓，不少作者较为突出中学档案管理在制度上缺失，以及岗位队伍培养上的缺位。但笔者认为，这些问题已在中学办学体制机制的逐步完善中得到了有效破解。因此，需要以新的视野来考察中学档案的收集和整理工作。

1 问题的提出

具体而言，这里提出以下两个方面的问题：

1.1 档案收集的完整性问题

文书档案中的会议记录、通告、通知等档案内容，在收集中应追求其完整性。通过完整收集汇总，来作为优化和完善学校办学制度的依据。但从目前所反馈的信息来看，一般对中层以上的会议记录收集的较为完整，而对教研组层级会议记录的收集存在不足。不难理解，教研组层级的会议主要围绕着教学常规和教学改革为主线，所以该层级的会议记录具有很强的教学前瞻性与实践价值。或许受到中学科层化管理的影响，教研组层级的会议记录往往被忽略。

1.2 档案整理的职能化问题

正如前面所提到的，传统模式下的档案管理主要以归集为主线。然而，随着档案电子化管理模式的兴起，以及大数据分析技术的广泛应用，对档案资源进行开发也被业界所重视。档案资源开发的前奏便是档案整理，而传统模式下的档案整理当然无法满足现实的需要。在中学档案整理中之所以存在着不足，其主要原因便在于未能重视档案资源的价值，以及在部门职能化背景下固化了人们对档案整理功能的应有认识。

由档案管理的工作流程可知，档案收集成为了档案整理的前提，档案整理成为了档案资源开发的前提。为了保障档案资源开发的质量，则首先需要完善档案收集和整理工作。

2 提升档案收集和整理绩效的着力点

在问题导向下，提升绩效的着力点可归纳为以下三个环节：

2.1 着力于档案信息化平台打造

中学作为科层结构的组织，档案收集也根据该组织架构采取由下至上的归集方式。但在实践中，却时常因客观和主观方面的原因，而导致档案收集存在着信息漏损。若是追溯漏损的原因，则又会因时滞问题而不可实现。打造档案信息化平台的目的在于，建立起扁平化的档案信息收集形态，进而提高档案收集的时效性和信息完整性。

2.2 着力于下沉档案收集的范围

从前面的论述中可知，笔者在进行主题讨论中更为突出中学档案管理对教学管理的作用。中学教学管理包括教学常规管理和教学改革管理，而后者则构成了这里的着力点，即下沉档案收集的范围。之所以提出下沉的要求归因于管理学原理，即中层以上干部更为突出其概念能力，而基层干部则需要突出其技术能力。因此，随着下沉来收集会议记录，则能对教学改革的技术性商议草案进行汇总。

2.3 着力于拓展档案管理的职能

顯而意见，这里的着力点突出反映在对档案资源的开发环节。上文已经提到了档案管理的电子化要求，随着档案信息化管理平台的搭建与完善，未来应在大数据分析、档案资料搜索等诸多方面实现智能化应用。最终，为档案资源的开发提供坚实的数据基础。

3 实施策略

根据以上所述，实施策略可从以下四个方面来构建：

3.1 基于时代背景厘清中学档案管理的方向

在讨论中学档案收集和整理问题时，需要与“互联网+”时代背景相结合，并通过突出档案电子信息化管理，来规定中学档案管理的方向。为此，中学管理层需要牵头对目前档案管理现状进行调研，并结合学校电子信息化发展规划来植入档案管理的信息化目标。作为档案管理部门则需要加强人员岗位培训，并合理调整目前的部门技术组织形态。

3.2 开展业务外包打造中学档案信息化平台

由于档案电子信息化平台内构有诸多专业化模块，所以需要寻求业务外包来实现。为了使档案电子信息化平台供应商深刻理解学校的档案收集与整理模式，则需要建立起前置性调研环节，以及档案电子信息化平台试运行和调试环节。与此同时，中学需要整合本校信息技术课程的师资力量，从中选拔负责档案收集与整理的电子化管理人员。

3.3 拟订不同层级文书档案收集类别与流程

由于笔者提出了需要下沉档案收集的范围，而且针对文书档案收集更加重视对会议记录的识别要求。因此，为了更好的助力接下来的档案整理和开发活动，这里就需要拟订不同层级文书档案收集类别与流程。针对教研组层级的文书档案收集，则需要根据会议主题来拟订类别，如日常教学类会议记录、教学改革类会议记录、师资建设类会议记录等。在流程设计上，则需要发挥教研组组长的岗位职责。

3.4 开发校本下档案归类标准助力档案整理

开发校本要求下的档案归类标准，将有助于提升纸质档案向电子档案的转换，也能促进基于档案电子信息化平台的档案资源开发工作。这里笔者并不打算给出具体的档案归类标准，而是从原则框架下来进行阐述，即为了适应档案电子化管理的需要，在归类标准制订上需要根据文书档案内容设计出三级目录；同时，文书档案应根据部门和层级进行归类储存。

综上所述，以上便是笔者对文章主题的讨论。在“互联网+”时代背景下，中学在文书档案管理中需要紧紧抓住该时代下的信息化成果，以在线管理、数据库管理和大数据分析为依托，来增强中学文书档案管理的社会价值。关于这一点，也同样适用于中学其它类别的档案管理之需。

4 小结

本文认为，传统视域下对文书档案管理的职能认识，一般是从归类管理的方面来展开的。但随着中学办学体制机制的不断深化，其档案信息也在动态增加。从目前相关文献中可以知晓，不少作者较为突出中学档案管理在制度上缺失，以及岗位队伍培养上的缺位。但笔者认为，这些问题已在中学办学体制机制的逐步完善中得到了有效破解。因此，需要以新的视野来考察中学档案的收集和整理工作。优化中学档案收集和整理的措施包括：基于时代背景厘清中学档案管理的方向、开展业务外包打造中学档案信息化平台、拟订不同层级文书档案收集类别与流程、开发校本下档案归类标准助力档案整理。

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