危革

摘 要：档案管理工作作为整个管理工作的重要一环，对于健全单位的管理体系有着相对重要的租用。完善单位的档案管理工作具有十分重要的意义，但是目前在有些单位的档案管理中仍然存着一系列的问题，而如何有效的解决这些问题成为眼下档案管理的重要工作。

关键词： 档案管理；问题；对策探讨

1 加强档案管理工作的实际意义

随着时代的进步和信息技术的快速发展，对当代单位的档案管理工作提出了新的要求，相关单位必须结合自己单位的特点，灵活的探索出一种适合自身的档案管理工作。由于档案是对个人工作、生活以及学习情况等经历的记录，对于单位中每个成员的调动、提拔，都会考虑到档案中记载的相关信息。完善的档案管理制度，有利于相关单位选拔出真正有才能的人，将其匹配到正确的岗位，有利于调动单位成员工作、研究的积极性和主动性。同时，单位的档案管理作为所有管理工作的重要组成部分，通过完善档案管理工作能有效地改进和完善单位管理制度，从而进一步提升其管理能力和管理效率。

2 当前存在的不足之处

2.1 对档案管理的看法比较落后

档案管理工作对于单位完善自身的管理制度具有十分重要的作用，但是就目前情况而言，仍然存在部分单位没有认识到档案管理的重要意义。首先，单位认为档案管理工作并不能直接给单位带来良好的经济利益或者提高单位的研发创造能力，反而会增加单位的相关管理成本；其次，相关工作人员没有意识到档案管理的重要性，对于日常的档案管理工作缺乏严谨、细致的工作态度，既没有完善妥贴的保管好相关的档案，有没有对档案进行及时的更新。对于档案管理中存在的问题没有及时的进行记录及寻找解决的方式，也没有向上级领导反应；最后，档案管理人员的待遇较差，在工资薪金、职位晋升方面与其他人员相比存在比较大的差距，这使得他们很难对自身的工作产生认同感以及发现自己在单位中的价值，档案管理人员工作的积极性难以被调动。

2.2 相关人员的工作能力比较欠缺

档案管理人员作为有关单位档案管理的实际执行者，其自身能力的高低对于相关单位的档案管理工作具有十分直接的影响。但目前，有些单位的档案工作人员的专业素养并不高，之前也没有学习过档案管理的专业知识，对于档案管理工作的具体操作和相关知识并不了解，甚至有的人员是抽调过来的，之前并没有接触过档案管理的相关工作，对于基本的档案管理工作可能勉强胜任，但是对于完善单位的档案管理制度建设却难以提出有效的意见。与此同时，着时代的发展和社会信息技术的进步，以往的管理方式可能已经不适应单位现在的需求，电子档案得到越来越广泛的应用。但是，目前有些档案管理人员由于自身的特殊情况可能难以运用现代化的管理软件对单位的档案进行管理和更新，需要单位加强对档案管理人员的培训，培育适应信息化时代的档案管理人员。

2.3 信息化管理水平比较低

随着信息化管理水平的提高，不少企业或单位都引入了信息化档案管理软件，以电子档案的形式加强管理具有其自身独有的优点，如受自然环境的影响比较小，电子档案相比传统的纸质档案来说，更容易保存，不容易出现因时间过长而导致档案字迹模糊或者内容残缺的情况，而且便于查找和更新员工的档案。但是目前，仍然有较多单位的信息化管理水平比较低，没有对档案管理的信息化系统进行及时的更新和维护，有些单位甚至一直采用传统的档案管理，既会消耗大量的人力，档案管理工作的效率也不明显。

2.4 单位的档案管理制度不健全

档案管理制度是单位进行档案管理工作的前提，完善的档案管理制度能保证档案管理工作的有效开展，然而，有许多单位目前仍未建立健全的档案管理制度，或者有的单位虽然建立了相关的档案管理制度，但是却并没有得到很好的落实。一些本应该得到妥善保管的档案在档案保管期限届满之前遭到毁坏，随着单位的人员调动或其他因素导致的改变，以往档案记载的信息需要及时更新，但是更新工作却被滞后。此外，对于档案工作管理人员的管理不科学，没有就其在档案管理工作中存在的问题进行及时的沟通与了解。最后，对于单位的档案管理工作缺乏监督，往往是档案管理的人员自行审核相关档案的信息是否准确，而这些人员自己可能难以发现自身工作中存在的错误。

3 对策探讨

3.1 转变以往对档案工作的看法

对当前某些单位档案管理工作不受重视的问题，单位必须重新认识单位档案管理的重要性。一方面，这些单位的领导要充分的认识到档案管理的重要性，加强对档案管理工作的宣传，让其他部门密切配合档案管理部门的工作开展。同时，适当提高档案管理人员的薪资待遇以及福利水平，尊重档案管理人员的工作，为其营造较好的工作环境，充分调动档案管理人员的热情。另一方面，档案管理人员自身必须认识到档案管理工作的重要性，认真、仔细的处理档案管理中的相关工作，使档案管理工作更符合标准、更加完善、更加科学。

3.2 提高档案管理工作人员的能力

档案管理人员对于档案管理工作发挥着巨大的作用，相关单位必须切实提高本单位相关工作人员的能力以做好单位的档案管理工作。具体来看，首先要加强档案管理人员的选拔工作，在招聘选拔的时候务必要严格限制专业要求，明确必须是档案管理相关专业的毕业生才可以进入复试环节，从而能真正选拔出具有过硬的专业能力的员工。其次，要加强本单位档案管理人员的培训，提高其管理能力，可以聘请档案管理方面的专家到本单位进行培训、举行讲座等，并且要通过考试的形式对培训的效果进行考核，对于表现优秀的要进行奖励，对于表现较差的进行处罚。同时，还可以组织本单位的档案管理人员到先进单位进行交流学习，学习先进单位的成功管理经验。

3.3 推动信息化与档案管理的有效结合

现代信息技术的发展对单位的档案管理带来了较大的影响，单位应当将信息技术与档案管理有效地结合起来，不但的用先进的技术来弥补传统管理方式存在的缺点和不足。单位应当引入先进的档案管理程序，有效地运用大数据技术对单位档案进行及时的更新和维护，提高相关管理人员的程序操作能力，將一些可以替换档案的用电子档案进行替换，便于及时查找到需要的档案，同时更新信息也会更加的方便。

3.4 完善档案管理制度

单位应当完善自身的档案管理制度，使档案管理工作有一定的依据和参考并且要保证能够保证档案管理的制度真正的得到执行，保证其执行效果。同时，加强对档案管理人员的管理，合理划分不同工作人员之间的具体责任，使每位管理人员都有相应的工作，并且适当听取其对档案管理工作的意见，完善档案管理人员的奖惩机制。此外，应当加强对档案管理工作人员的监督，完善单位内部的监督管理机制，可派专人不定期抽查档案是否完备、记载信息是够准确，对于发现的档案管理的失职行为，应当先向工作人员询问原因，然后做出相关的处理决定，将责任落实到人。

4 小结

文章通过对档案管理进行具体的分析，可以看出当前有些单位的档案管理仍然存在较多的问题，相关单位必须要结合自身的实际情况，针对自身存在的问题加以改正，完善自身的档案管理制度。

参考文献

[1]马荣.新时期单位档案管理的创新思路与方法，中国市场，2018，12：181-182.

[2]何丽芬.解析单位人事档案管理规范化水平提升策略[J].中国管理信息化，2018，05：172-173