基于五常法优化医院科研耗材的库存管理

2018-09-28刘立文

中国医学装备 2018年9期

班超曾真刘立文

在医院承担的科研任务中，科研耗材的库存管理是医院库存管理的一个重要的部分。科研耗材与一般医用耗材不同，往往存在库存条件要求高、单价高以及供应周期长等特点。因此，科研耗材的库存管理一直是困扰医院库存管理的一个难点，其涉及到多个部门和环节，对于管理方法和技术的要求比较高[1]。而五常法则(5S)管理法，即整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Seikeetsu)和安全(Safety)5个环节具有管理效率高、效果显著的独特优势[2]。在科研耗材的库存管理中采用5S管理法对科研耗材的库存管理的供应链进行科学化管理，以企业的核心业务为中心，通过对信息流、物流和资金流的控制，从原材料的采购开始，中间产品的形成，直至制成最终产品，最终通过销售网络将产品送到最终消费者手中。本研究旨在探讨5S管理法和供应链管理理论在医院科研耗材库存管理中的应用方法与效果。

1 科研耗材的5S管理法

1.1 研究方法

收集2014-2016年某三甲教学医院的科研耗材的库存管理情况，对2015年1月采用5S管理法模式管理科研耗材后的情况，与采用5S管理法模式前进行比较，观察分析医院科研耗材管理效果。

1.2 5S管理法

(1)整理(Seiri)工作:①对该院所有科研耗材列出清单，将科研耗材按照高用途、中用途、低用途和无用途进行分类，无用途的科研耗材主要包括已经过期不能使用的耗材，将无用途的耗材按照规定的流程抛掉；②在库存仓库划分高用途、中用途和低用途3个区域，将相应的科研耗材进行放置[3]。

(2)整顿(Seiton)工作:①将科研耗材的储存仓库划分为待检区、退货区及存货区，将接收后但还未来得及验收的科研耗材放置在待检区，将验收不合格的耗材放在退货区，将验收合格，可以随时使用的耗材放在存货区；②科研耗材根据种类严格分库、分区，并有显著标识，对于贵重耗材严格做到专柜保存，对于有特殊储存要求的耗材按照规定，独立存放并统一标识，例如对于储存温度有严格要求的耗材，应该按照温度存放，即便是最普通的耗材也应该做好相应的标签，达到整齐划一；③日常用品及私人用品分类摆放，办公用品与私人用品分区域存放，每件办公用品都定点定位，有统一的标签标识。

(3)清扫(Seiso)工作:①将库存管理工作中实施的做法制度化、规范化，并贯彻执行及维持结果，如制定科研耗材的放置标准，左进右出、如单排放置先取前面的物品、补充时物品需放在右面、按有效期远近有计划摆放和取用；②物品放置区域明确标示，备用量分上限(最高存放量)和下限(最低存放量)，每个耗材标签上都设有该耗材的上下限，根据上下限来进出耗材，上下限的范围以每个耗材存放5 d时间的量来计算，数量一目了然；③颜色分类，仓库划分的3个区域分别用颜色区分开，待检区为黄色，退货区为红色，存货区为绿色。

(4)清洁(Seikeetsu)工作:①通过举办5S管理法学习班、观看5S规范操作录像等培训手段，培养管理人员的好习惯，提高管理人员清洁职业素养及清洁技能；②营造团体精神，在所负责片区，鼓励管理人员相互监督，相互弥补清洁工作中的遗漏、错漏污染物的未清洁区域。

(5)安全(Safety)工作:①科研耗材不同于一般的医用耗材，相当一部分具有毒性、致癌及致畸作用，因此科研耗材的库存中的安全问题非常重要；②对于有毒性、致癌及致畸作用的科研耗材应该做到统一和清楚地标识和独立存放，并且做到专人管理；③危险科研耗材的申请和领用必须经过严格的审批程序。5S管理模式的名称及其含义见表1。

表1 5S的名称及其含义

2 科研耗材5S管理法效果评价

2.1 评价指标

(1)效果观察内容。使用5S管理法模式前后科研耗材准备完好率、放置的规范率、准备及时性、有效使用率、清洗合格率包装合格率、抽样合格率以及损耗率。此外，还记录和分析了管理前9个项目和管理后12项目的一次性科研耗材占比、科研人员满意度、平均科研费用等。

(2)虚拟二级库与实库存二级库管理情况比较。利用计算机系统详细、完善的做好某种耗材的月、年消耗量；统计出2014-2016年实验室领用的常用科研耗材品种，列出清单，下发各实验室复核。

(3)统计学方法。采用IBM SPSS l7.0统计学软件处理数据，计量资料采用t检验，计数资料采用卡方检验，以P＜0.05为差异有统计学意义。

2.2 评价结果

(1)实施5S管理法模式后，该院科研耗材的准备完好率、放置的规范率、准备的及时性、有效使用率、清洗合格率、包装合格率以及抽样合格率均高于实施前，损耗率低于实施前，差异均有统计学意义(x2=10.169，x2=7.713，x2=13.880，x2=10.726，x2=7.232，x2=6.141，x2=8.938，x2=4.442；P＜0.05)，见表2。

(2)实施5S管理法模式后51名科研人员的满意度从实施5S管理前的42名(占81.1%)上升至49名(占96.1%)，其差异有统计学意义(x2=4.993，P＜0.05)。

(3)医院的一次性耗材占比和平均科研费用等指标明显少于管理前，其差异有统计学意义(t=4.009，t=2.345；P＜0.05)，见表3。

表2 5S管理法管理前后科研耗材的管理质量比较[件(%)]

表4 虚拟二级库与实库存二级库管理情况比较(%，件)

表3 5S管理前后相关指标对比(±s)

时间点一次性耗材占比(%) 科研费用(万元)5S管理前 14.21±1.89 12.44±2.44 5S管理后 11.23±1.52 10.38±1.59 t值 4.009 2.345 P值＜0.05 ＜0.05

(4)对于收费名称正确率、收费项目正确率、收费金额正确率以及虚拟二级库存管理与实库存二级库管理比较，差异均无统计学意义(x2=3.240，x2=0.252，x2=0.025；P＞0.05)，见表4。

3 科研耗材5S管理法模式的优势

3.1 科研耗材的安全性

科研耗材的库存管理是承担了一定的科研任务的大型教学医院库存管理中的一个重要的方面，涉及到多个部门和环节，对于管理方法和技术的要求比较高。5S起源于日本，是指在生产现场中对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效管理的独特管理办法。将5S管理法模式运用于科研耗材的管理，其目的是对科研耗材进行规范化和科学化的管理，避免重要耗材的短缺，或者非重要耗材的积压，从而降低运营成本，提高运营效率，增强责任意识，预防和避免安全事故的发生，提高科研人员使用科研耗材的安全性[4-5]。

3.2 提高管理效率及减少浪费

在5S管理法及供应链管理理论在优化医院科研耗材库存管理中，要求将高用途、中用途、低用途和无用途的耗材进行分类，管理人员每日检查库存:①将无用途的过期耗材丢弃，以节省库房面积；②严格监测高用途耗材的数量，以免出现库存不足，影响科研工作情况的发生；③对于中用途和低用途的耗材，要注意避免积压过多，造成过期，导致不必要的浪费。

在供应链管理中所有科研耗材均需明确标记，同类物品集中放置，按分类定好位置，常用物品就近摆放。加强管理人员的5S管理法培训和考核，做到人皆参与，人皆达标[6-7]。在实施5S管理法模式后一次性耗材占比和平均科研费用明显少于管理前，而由于耗材供应充足和及时，有力地保障了一线科研工作的进行，因此科研人员的满意度明显高于管理前。在实施了5S管理法模式后，科研耗材的准备完好率、放置的规范率、准备的及时性、有效使用率、清洗合格率、包装合格率以及抽样合格率均高于实施前，损耗率低于实施前，5S管理法模式可提高管理效率、降低运营成本以及减少浪费。

3.3 二级库实库存管理准确有效

自2014年利用医院信息系统(hospital information system，HIS)将科研耗材的消耗与实验室相关联以来，对医用耗材进行实验室二级库实库存管理，实时获取科研耗材的实际消耗，实现了二级库房中耗材的实际数量与二级库房账目上的库存量一致。对于收费名称正确率、收费项目正确率、收费金额正确率、虚拟二级库存管理与实库存二级库管理均无明显差异，虚拟二级库存管理准确有效。针对一线科研部门的具体情况制定5S管理法模式的目的与计划，积极听取一线科研工作者的具体改进意见，认真分析和采纳合理意见，并对提出合理化建议的科研人员给予奖励[8-9]。5S管理法推行活动使每个人都知道令人身心愉悦的明朗、清爽及整洁的工作现场需要每个人用自己的行动创造；坚持正常运作，利用学习班、晨会及黑板报等方式继续做好5S管理法的宣传；制定的制度要符合专业要求，符合客观实际，符合各项法律法规的要求[10-12]。