赵宝山

摘要：随着网络技术和数据库应用技术的迅速发展，基层企事业单位的办公自动化水平大幅提升，数字档案室建设正当其时。本文主要针对基层单位在数字化档案室建设内容、目标、存在的问题及对策进行了思考。

关键词：数字档案室；电子档案；数字化；规划

2014年国家档案局出台的《数字档案室建设指南》，明确了数字档案室的概念，并围绕基础设施、应用系统建设、数字资源建设、保障体系建设等内容进行了详细阐释，开启了档案工作的新起点。各行各业的档案工作者开始进行数字档案室建设的实践探索和理论研究并取得了许多成果，但这些实践和研究大多集中在市级档案馆、行政机关档案（馆）室，对基层事业单位涉及较少，基于此，怎样在自己的能力范围内实现档案馆（室）的改造升级，以信息化为支撑加速档案的规范化、科学化管理，是基层事业单位必须思考并尽快予以研究、明确的问题。

一、基层事业单位建设数字档案室的必要性

（一）事业改革发展需要。随着大数据时代的来临，对数据信息的可靠性、真实性、准确性，提出了更高的要求，档案的参考作用和凭证作用日益凸显，各单位调取档案用于材料上报、信息查询、决策参考等工作日益频繁。而依托办公自动化系统，规范工作流程，强化联动协作，提升规范化、精细化管理水平，是目前行政事业单位的办公发展趋势。

（二）档案工作发展需要。数字档案室已经成为档案发展趋势。档案工作已经从过去管理的文书档案逐步发展为当今多门类、多载体的综合档案，年代久远的纸质档案面临较大的存储难度，且无法满足档案后期利用，迫切需要通过信息化改造。

二、基层事业单位数字档案室建设内容

数字档案室需要实现档案库房管理、档案利用信息化，档案数据、档案实体管理一体化，档案数据和办公自动化系统交换智能化等功能。

如对档案室开展全方位的改造升级，基层事业单位至少需要开展以下建设。

（一）档案库房改造。按照数字档案室基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求，集成建设适应现有档案资料和今后一定时期内数字档案增长规模的数据管理、满足数字档案室各项管理与服务需求的信息化、无人值守的现代化档案库房。

（二）档案柜、架设备升级。大多数单位档案室使用的档案柜、架为老式立柜、架，已不能满足正常使用要求及日益增长的档案存量，因此设计为移动式密集架，安装防磁柜，涉及工程建设的单位还需要安装底图柜，用于存放不可折叠的大型工程图纸。

（三）建設库房智能化管理系统。采用国际先进的智能化控制技术，将温湿度检测控制技术、防盗报警技术、视频监控技术、防火灭火技术、信号采集技术等，集成到库房安全保护综合智能管理系统中，实现温湿度自动监控、各设备自动启动、自动消毒灭菌、报警事项自动记录、火警事件自动报警、门禁智能自动登记等。每

（四）实现档案数字化智慧管理、利用。配置个性化档案管理系统，配备高性能的符合信息安全要求的网络设备和设施，档案数据网络应相对独立，与外部网络实现物理或逻辑隔离。预留端口与办公自动化系统进行链接，依托办公自动化系统文档检索和存储功能，实现档案管理工作与日常公文处理工作的有机结合。

（五）加强档案工作人员管理和业务培训。进一步健全档案管理网络，制定一套合乎单位实际和档案存储实际的行之有效的档案管理制度，理清档案领导小组、专职档案管理员、兼职档案管理员的权责脉络。支持和鼓励档案工作人员开展档案学术研究。

三、对基层事业单位建设数字档案室的建议

（一）注重档案信息安全。整个项自建设过程中必须严格依照《档案法实施办法》《档案信息系统运行维护规范》等规章制度和标准规范，切实加强档案实体和信息安全保护，制订安全与保密检查、“三员”管理等制度。建立档案数据安全管理制度，加强对电子档案容灾备份工作的管理，保障安全高效可信应用。

（二）注重实用性、合理性。要对本单位现存档案资料、未来增量档案资料的数量、类型、存储方式等进行系统性的摸底和分析，制定出合理的档案工作远期规划，结合数字档案室建设规划形成一个科学、完整的档案发展网络。要重视系统集成工作，集成在数字档案室建设中属于主题式的存在，对数字档案室进行开拓性地组合创新，以适应本单位的个性化需要。

（三）注重与数字档案室相适应的档案管理组织机构建设和管理人员素质提升。数字档案室建设对档案管理者提出了更高的要求，需要建立健全科.学有效的档案工作管理体制和管理网络，严格按照各类档案归档制度及时整理归档。

（四）注重强化单位档案使用效率意识。建设数字档案室归根到底就是让档案更好的、更方便的为的为单位发展、社会进步服务，让档案的利用率达到最高。要主动将档案工作与单位改革发展重点工作联系起来，设立档案工作专项经费，保证档案管理各项工作有效运行。

在办公自动化水平日趋完善、先进的今天，数字档案室建设是基层事业单位档案工作的全新要求，更是其迈向规范化、科学化正轨的一次难得机遇，但却面临诸多困难，各基层事业单位需要给予充分的认识，在不断提高自身档案管理综合水平的基础上，积极进行审慎的探索和尝试，推动基层档案室的建设和发展。

参考文献

[1]李忱，丁德胜.数字档案室，机关档案工作新起点[J].中国档案，2014（01）：39-41.

[2]金俊兰.数字档案馆建设思考[J].湖北经济学院学报（人文社会科学版），2017（06）.