李素梅

摘 要：在基层企业人事档案管理过程中，可以对企业人力资源产生影响的因素有很多，科学的人事档案管理对企业合理安排人力资源有着重要意义。因而，基层企业要加强自身档案管理系统的信息化建设，实现科学先进的人事档案管理，提高管理工作效率。在基层企业的发展中，要对人事档案资料进行充分利用，以其作为重要参考信息，确保人力资源管理的科学性、合理性，为企业发展夯实基础。

关键词：基层企业；人事档案；管理规范

基层企业的人事档案管理对企业的健康、科学发展具有重要意义，人事档案详细记载着企业的人事资料、员工的工作成绩及品质、企业的发展历程等，是企业合理利用人事资源，并做出科学发展计划的重要依据。随着我国社会经济的发展，人事档案管理工作已经越发被国家、社会和企业所重视。

一、基层企业人事档案管理现状

1.1 管理制度不完善，手段落后

由于过于依赖上级主管部门的档案管理，基层企业对于在选人、用人、开发人力资源等生产活动中形成的重要人事档案（二级档案）往往缺乏必要的制度规范。由于企业以追求最大利润为价值取向，普遍存在档案意识淡薄等情况，有的企业领导把精力和资金主要投向生产经营和产品销售上，对于档案基础工作的重视和投入还远远不够。甚至，有些企业片面的认为，基层企业与员工的人事聘用关系取决于上级主管部门，基层企业没有权利也不存在人事档案管理，因而没有必要把太多的精力用在人事档案管理上。这种现象随着时间的推移而不断自我强化，导致了基层企业人事档案管理制度不健全，缺乏科学性、先进性局面的出现。加之个别基层企业的人事档案管理仍然停留在经验管理和手工管理阶段，严重制约了人事档案功能的发挥，已经越发不能满足现实工作的需要。

1.2 内容简单雷同，个人材料分散

目前，仍有不少基层企业的人事档案材料仅仅记录了员工的姓名、年龄、性别等基本信息，这种档案内容显然已经不适应新形势的发展，其已不能为选人、用人提供参考，进而影响到了人员的正常晋升与轮换，挫伤了员工的创新热情，也失去了真正意义上的参考价值。此外，长期以来，对于人事档案的管理和利用已经形成了一种分散局面，人事组织部门主要掌握个人履历、政治面貌、学历、职称评聘、工资等方面材料，而反映员工工作业绩等材料在档案中却没有收集和体现，使人事档案在使用中缺少员工工作能力评估这方面的信息，这种状况不但造成管理成本增加，而且破坏了人事档案内容的完整性，使之不能全方位反映员工的真实面貌。

1.3 人事档案合理性有待提升

随着我国市场经济的讯速发展，各个行业的用人观念都产生了很大改变，由于市场竞争日益激烈，使得基层企业对于员工能力的要求有了新的提升。员工与企业之间通过合理的劳动合同建立雇佣关系，这使得人事档案性质较之以前也大不相同。在劳动合同到期以后，员工与企业之间拥有双向选择性，然而一些企业为了某些目的扣留员工人事档案，使得企业人事档案中出现了一些不规范资料，这对企业自身的发展也是存在很大影响的。

二、做好人事檔案管理工作的思路及对策

2.1 加强宣传，提高思想认识

当前人事档案管理工作存在很多问题，这些问题既有主观层面的，也有客观层面的。但是，无论是制度上、硬件上还是人才上存在的问题，归根结底仍是源于思想上的不重视。要使这种现状得到改观，需做好三个方面的工作。一是档案主管部门领导要充分重视档案工作的重要性，结合本单位的中心工作，充分发挥人事档案的作用，提高人事档案在工作中的地位；二是对档案管理工作的开展要给予合理的人力、物力、财力分配，加大工作宣传力度，营造出一种良好的档案工作氛围；三是专门从事档案管理工作的人员要充分认清档案工作的重要性，切实增强使命感、责任感，确保人事档案管理工作的顺利开展。

2.2 健全制度，规范档案管理

一是要完善档案管理各项制度，并在落实上下功夫。要按照《干部档案工作条例》要求，明确人事档案管理职责，补充完善单位的各种规章制度，对档案工作人员职责以及人事档案的收集归档、鉴别整理、保管保密、利用转递、查阅借用、销毁等内容和程序进行详细规定，入镜上墙。实践证明，只有不断地完善档案工作规章制度，完善人事档案管理办法，才能提高工作效率，减少工作失误，而这也是提高档案管理工作水平的必要保障；二是要加强档案的全面收集工作，完善档案内容。随着我国政治经济体制改革和人事制度改革的不断深化，干部职工的岗位聘用合同及录用、解聘、辞聘过程中形成的材料、年度考核、学历教育、奖惩、业务培训、专业技术职务晋升、调动、调资等需要存入个人档案的材料越来越多，给人事档案材料的收集整理工作提出了新的要求。

2.3 以人为本，提升人员素质

人事档案管理是一项琐碎繁杂且连续性较强的工作，不但要有人专管、长管，还要配备足够的人事档案管理人员，同时人事档案工作人员的自身素质也要不断提高。一是把好入口关，在选配人事档案管理人员时，要认真坚持德才兼备的标准，特别是在道德品质方面，要挑选那些遵纪守法、公道正派、保密观念强的同志从事人事档案管理工作；二是要加强人事档案管理工作水平的提升，组织人事档案管理人员通过学习上级文件、外出参加培训、请组织人事部门专家前来授课等方式，使单位的人事档案管理人员努力掌握干部人事档案管理的原则和方法，切实提高工作效率；三是各单位领导要不断关心单位人事档案管理人员的学习和成长，加大对相关工作人员的监督指导和业务培训力度，为单位人事档案工作的规范化建设奠定良好的基础。

结语：

基层企业人事档案管理应该走信息化、规范化的道路。具体而言，要以网络建设为依托，以各种先进技术为手段，最终目的是为了更好的利用档案资源，发挥人事档案的实际效能，发挥其为上级领导决策服务，为企业增值服务的作用，并为直接创造价值的部门努力提供达成目标的依据和条件，在保持企业可持续发展的过程中真正发挥人事档案的应有作用。

参考文献

[1]孙志斐.论公路路政人事档案管理改革[J].东方企业文化，2015（21）.

[2]金宏杰.人事档案管理研究[J].统计与管理，2015（11）.

[3]梁宪龙.管理视域下人事档案管理的重要性分析[J].品牌，2015（10）.

（作者单位：邹城市燃气总公司）