赵坤鹏

摘 要：随着事业单位改革的不断推进，人员流动性不断加大。在此情况下，事业单位必须要加强人事档案管理改革和创新，进一步规范人事档案管理工作，以提升人事档案管理工作的有效性，为事业单位可持续发展提供良好的支持。本文主要分析了事业单位人事档案管理的重要性，并重点对其工作规范化的有效策略进行了探讨，以供参考。

关键词：事业单位；人事档案；档案管理；规范化

事业单位档案管理是否规范、高效也决定着档案资料是否能够发挥其应有的作用，因此加强事业单位人事档案管理工作的规范化尤为重要。

一、事业单位人事档案管理规范化的重要意义

（1）人事档案规范化管理意识不强

档案真实性是完整性的基础，完整性更离不开真实性，只有保证档案的真实性和完整性，才能为全面地、历史地了解个人情况提供可靠的保证，否则就失去了档案客观性、多元性、交错性和共享性的价值特点。事业单位个别领导者缺乏建立健全档案管理制度的意识，导致档案失去了应有的真实性和完整性，滞后了现代人才战略的实施；员工对档案重要性的认知度不高，档案意识不强，使得档案管理者在收集、整理、保管、编研基础材料的过程中出现不可控力，造成档案信息的失真。

（2）传统人事档案管理理念尚未彻底转变

档案管理工作是一个长期而持续性的工作，因此在长期的管理过程中会形成惯性，一旦养成固定的管理习惯再想改变就比较困难。在事业单位的发展过程中，传统档案管理方式影响较深，管理方法比较陈旧，档案管理基本依靠人工完成，办事效率低，难以跟上信息时代的发展步伐；另外，在管理过程中往往存在许多漏洞，从档案的安全保密、档案借阅、原始档案的备份等环节都没有形成统一有序的规章制度，因此档案管理也十分不规范。

（3）人事档案管理人员的素质有待进一步提升

现阶段很多事业单位从事档案管理的人员多为一些面临退休员工或非专业技术人员兼任。他们学历不高、专业知识不足，他们工作散漫，安于现状；有些单位档案工作还停留在手工书写，人工检索，人、卡、物对照的“三旧”管理模式中；缺乏保密意识、改革意识和创新意识，单位内部人员的基本信息轻易对外泄露；现代化管理设备因人而不能物尽其用，处于瘫痪状态，造成资源的极大浪费。

二、推进事业单位档案管理工作规范化的策略

（1）强化管理人员管理意识

实现规范化的档案管理模式，首先就要做好档案规范化的宣传教育工作，将精细化管理理念引入到档案管理工作当中，提高管理人员的精细化管理意识。在档案管理工作中，要加强对档案的宣传教育讲解，提高内部人员的重视度，让档案管理人员意识到档案管理对事业单位发展的重要意义，加强档案工作的收集和利用工作。首先，可以丰富档案信息的收集渠道，建立完善的档案信息收集体系，以事业单位内部各部门为主，做好每个部门人事档案的信息整理和完善，建立高效的人事档案收集渠道；其次，建立档案材料的联动机制，将事业单位人员的基本信息纳入到档案信息的收集中，如工资、工作时间、家庭情况、学历、职称、奖罚状况等，只有如此才能完善档案管理机制；最后，要将档案管理工作纳入到事业单位年度考核工作当中，只有这样才能进一步强化档案管理意识，提高档案管理的规范化。

（2）健全和优化档案管理机制

健全档案管理机制是实现规范化管理的基础和保障，因此要对档案管理机制进行优化，通过岗位责任划分、工作内容要求、部门协作、组织保障等方面进行完善。首先，对档案管理制度进行公布，确保档案管理制度能够落实到位，确定档案管理的主要人员，并由负责人对档案管理进行监督管理；其次，召开档案管理规范化会议，通过管理制度的制定、管理人员的升级等确定一个较为规范化的档案管理机制，保障档案实施的规范化运行；再次，做好档案管理的宣传工作，要求各部门与档案管理部门做好协调，确保档案材料收集的准确性、档案资料使用的便捷性、档案借阅的安全性等；最后，责任落实到位，对档案管理工作进行监督管理，确保人事档案管理的安全性、规范性、科学性、高效性。

（3）不断提高人事档案管理人员的综合素质

事业单位要搭建人才舞台，盘活人才资源。从社会和高校引进、招聘有技术、有技能、有知识的专业人才充实档案队伍；树立“以人为本”的观念，营造鼓励、支持、帮助人才干事业的环境，调动其积极性、主动性和创造性，促进人才健康成长；保持人才队伍的稳定性，档案是知识性、专业性、连续性很强的工作，从维护档案工作的长远利益出发，必须做好稳定工作，切实解决他们在工作中、生活中的实际问题，使他们安心、热爱本职工作，促进档案工作的持续、稳定发展。同时，对现有档案管理队伍进行教育培训，提高其专业素质与能力。档案管理人要有开拓创新精神，善于发现档案工作的新规律、新方法。要有市场意识。根据市场需求，开发服务信息、优化服务措施，提高服务质量，利用价值高、可公开的资源，及时推向市场，发挥积极作用。

（4）推进人事檔案管理信息化建设

信息化管理的最大优势就是规范化、便捷化、快速化，能够在短时间内通过搜索引擎找出所要查找的档案材料，另外还能够实现网络化管理，可以将传统纸质档案数据信息数据化，通过大数据处理提高档案信息的数据传递性，从而建立网络化档案管理体系。网络化档案管理就是档案管理规范化、标准化的具体体现。事业单位要完善档案信息化管理的基础设备，加大基础设备的投入，构建自己的档案信息化管理体系，建立完善的档案网络信息化规章制度，确保信息化建设的规范性、科学性、高效性。

三、结语

综上所述，人事档案管理的规范化能够有效提高事业单位的管理水平，对事业单位的发展具有重要意义，在具体实践中，事业单位管理层要重视和加强人事档案管理，不断提高人事档案管理规范化水平，以便使人事档案管理更好地为单位发展提供支持。

参考文献

[1]何丽芬.解析事业单位人事档案管理规范化水平提升策略[J].中国管理信息化，2018，21（05）：172-173.

[2]陶俊光.新时期人事档案管理规范化的探究[J].办公室业务，2017（22）：169.

[3]周菲.浅析事业单位人事档案规范化管理的重要性[J].档案管理，2017（05）：93-94.

（作者单位：烟台市环境监控中心）