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高校档案信息化管理工作改革与创新发展思路

2018-08-30杨琼娃

办公室业务 2018年7期
关键词:发展思路

杨琼娃

【摘要】本文论述了当前高等院校档案管理存在的实质性问题,结合工作实际,提出推动高校档案信息化管理革新的策略,并对推动高校档案信息化革新的有效途径进行了探讨。

【关键词】高校档案信息化管理;工作改革与创新;发展思路

我们现在正处于信息时代的背景之下,高等院校的档案管理也在转变为信息化,管理方式由之前的纸质管理变化成为现在的电子档案,实行先进的数字化管理。高等院校档案信息管理跟着时代信息化发展前进着,而且在管理中已经得到了预想的效果。但是,在高等院校档案管理方面还存在着不少的问题。现在的高等院校档案管理是在不断地改革和创新的,我们需要采用信息化的方式来进行档案的管理。

一、简述当前高等院校档案管理存在实质性问题

(一)落伍的管理理念。可以这么说,一直以来,高等院校的工作重心往往放在教学方面,这就导致忽视档案管理工作。所以说,高等院校的档案管理观念落伍,对于这项工作没有足够的重视,这其中,经费不足严重影响了档案管理工作,由于经费的不足,很难满足管理工作的需要,就会降低工作的积极性。

(二)采用老套的方法进行档案管理工作。所谓高等院校档案的管理工作,其实就是对需要的资料进行整理收集的一个过程,所以档案管理工作是单调无趣的,有的时候会面临大量的档案需要管理,这时候只依靠人工来完成,这样就没有办法提高工作效率,就很难在规定的期限内完成工作。虽然现在大多数院校都使用计算机进行档案管理,但也仅仅是具有搜索和查询的功能,没有真正提高工作效率。

(三)缺乏完善的档案管理制度。就现在的情况来说,大部分高等院校的管理部门没有尽到自己的责任,主要是没有完善的档案管理制度。由于这样的原因,使得档案管理显得比较杂乱,这样是不利于档案管理工作顺利开展的。

(四)缺少素质高的管理人员。我们现在是缺乏人才的时代,就算在学历高的今天也是如此,档案管理工作中需要专业型的人才,但是在实际中缺少这种专业人才。目前的工作人员大多是从其他部门抽调过来的,他们都是没有接受过专业的培训和技能的培训,有的年龄较大的也不愿意接受培训,这样就会使整个档案管理人员队伍的素质偏低,长期以来,在一定程度上制约了档案管理工作的发展与前进。

二、推动高校档案信息化管理革新的策略

(一)采用信息化理念进行档案信息管理。根据信息化发展的最新要求,高等院校档案信息管理的革新需要现代化的管理理念。所以说,在高校开展这项工作时,应该顺应时代的发展,时刻转变自己的理念成为信息化的新模式,这样做会进一步促进高校档案信息管理工作的发展。高校档案信息管理不单是保存和记载的工作,而是把整个学校的历史发展过程全部记录下来。所以说,只有把高校的历史发展详细记录下来,才会更好地进行高校档案信息化管理的革新。

(二)采用信息化管理模式完善高校档案信息。随着我国信息技术的突飞猛进发展,同时也推动了社会与时代的发展与进步,在这样的大环境之下,使得高校档案管理得到了相应的转变,向着信息化模式慢慢在变化着。在整个高校档案管理的过程当中,最重要的工作就是保障档案资源的信息化建设。时刻将我们时代信息化的成果应用到具体的管理应用中,这样做就会更明显地提高档案管理的工作效率,可以更好地保管档案信息。

(三)制定健全的管理制度。在我们高校管理档案的整个过程当中,一个健全的管理制度,可以为档案管理工作提供一定的规章制度,同时对于档案管理整个工作也起到规范性的作用,这样做对高校档案信息管理可以起到进一步的完善和健全作用。因为高校档案存储存在着增加的情况,我们需要制定一个专属的档案管理制度。

(四)培养专业管理人员。要想使高校档案信息管理工作顺利进行的话,时刻离不开优秀的管理人员参与其中。所以说,针对高校档案信息的管理人员应该时刻增加自身的技能和专业知识,要明确知道高校档案信息管理信息化模式革新的关键,并且这其中还需要不断提高自身的保密性。同时高等院校也要注重专业人才的培养,需要定期举行培训,组织工作人员进行技能培训和学习,目的是使管理人员能够更好地提升自身的能力,我们的目标不单单是成为专业型的人才,还要成为综合型的全新人才,保证高校档案管理工作可以顺利开展。

三、推动高校档案信息化革新的有效途径

(一)跟随信息时代发展脚步前进。在实际开展高校档案信息管理工作的过程中,我们应该时刻跟随信息化发展的脚步。高校一定要根据国家的相关政策,从头到尾整体性设计高校档案信息管理的发展策略,目的是保证高校档案信息化革新与国家战略紧密结合在一起,借助国家发展信息技术的力量,来进行高校档案信息化革新工作的发展。在现今信息技术的环境之下,高校应该紧密结合教育管理和档案管理,组建一个档案信息化管理系统。如果我们这么做需要不断地提供革新需要的资金,作为高校档案信息化建设的有利基础,通过合理使用信息化的技术,推动高校档案管理信息化工作的革新发展。

(二)采用数字化档案推进发展。高校档案信息管理的革新工作远远离不开与信息化技术的结合,努力挖掘出信息的源头,保证高校可以获得更丰富、更充足的参考信息。我们在设计高校档案管理策略的时候,需要从上到下设计,这样做可以将高校中不同部门的缺点打破,可以很好地把握住整个学校资源的流向问题,目的是保证檔案管理起来更加有效和集中。我们需要搭建档案资源的数据信息中心和资源信息平台,通过使用校园网络平台,保证高校数据得到共享。为高校档案信息管理提供有力的工具,可以促进高校教育质量的发展与提高。革新的关键就是要将信息资源进行更完美的储备和管理。第一步就是做好备份工作,尤其是一些比较重要有价值的信息,一定要做好备份。此外,还应该存储一些信息资源,搭建出一个相应的数据库,保证更多的资源可以使用,这样才会使得高校信息管理工作可以顺利进行。

(三)搭建全方位的服务平台。通常在高校档案信息管理革新的过程中,要采用信息化思维,这样就可以满足用户的一些需求,保证高校档案信息在改革和发展中能够以更加快捷的方式前进。所以,我们必须搭建一个全方位的信息服务平台,主要是结合校园网、微信、QQ等工具,目的是使得高校管理信息改革可以顺利进行。在高校档案信息管理的过程中,应该掌握信息技术的机会,搭建出一个全方位的信息服务平台,在档案管理中发挥出自己独有的作用。如果我们建立科学的服务平台,就会提高档案管理的效率,同时可以更好地为师生服务。

四、结论

综上所述,在高校整个档案管理的过程当中,应该注意数据的保密性。所以说,需要保证高校档案信息化管理工作中,所使用的网络具有安全性,并且定期对档案进行备份,防止出现信息丢失损坏的情况。开展高校档案信息化管理工作是我们整个档案信息管理的必然之路。在实际管理中,我们采取信息化的管理方式,这样可以显著提高档案管理的水平和质量。在现在信息背景下,将高校档案进行信息化改革是我们需要做的,是一个时代的契机。本篇文章根据高校档案管理中存在的不足加以分析,给出了自己的建议和高校档案信息化管理改革的策略,希望可以推动此项工作长期高效发展。

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