黄晋

摘要：本文介绍了利用Excel表格对实验室设备、实验室低值易耗品、实验室日常管理等方面的管理，从表格的制作和填入的信息方面作了些简要的说明。

Abstract： This article introduces the management of laboratory equipment， laboratory low-value consumables， and laboratory daily management using Excel spreadsheets. It also provides some brief explanations on the production of forms and information entered.

关键词：电子表格；实验室管理；录入

Key words： Excel；laboratory management；entry

中图分类号：TP311.1 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2018）21-0223-02

0 引言

实验室的管理通常分为实验室日常管理（实验教师信息、实验技术人员信息、实验室使用登记册、设备安全台账、实验室考勤记录、卫生值班、实验耗材）、实验室设备管理、实验教学管理、实验室技术操作、实验档案管理等。我院实验室在设备、教学、档案、耗材的管理过程中，大多应用Excel进行管理，以下提供几例来说明。

1 利用Excel管理实验室设备

1.1 建立实验室总账

各学院实验室的（Excel表格）总账由我校国资处提供，实验室建账初期，在国资处拷贝我院全院的设备账后（含各办公室和实验室），通过在电脑上筛选和查找来遴选出实验室的设备，再单独为实验室建账，这个遴选过程要以到实验室的实地查看并对照设备的编号和型号，先作好纸质记录为基础。

1.2 从不同的方面建立实验室分账

1.2.1 按同类实验室建立Excel工作表

由于同一类型的实验室间数不等，在建立电子档Excel之前，先进行归类，比如下列同类的实验室分别各有相同的几间，语音实验室、自主学习实验室、微格实训实验室，秘书实训实验室，每个类型的新建一个工作薄并取名保存，用插入的sheet1.sheet2.sheet3……的方式来制作相同实验室的Excel表格，在插入的sheet上重新为各实验室命名。再在图表的标题上把房间号标注清楚，相同类型实验室的仪器设备配置都一样，而且都是在同一时间段购置的，资产编号是相连在一起的。（图1）

在查找同类实验室的设备仪器时，只需要打开一个excel电子档就能看到所有放置在其他同类实验室的设备。（图2）

新建Excel表的标题为××实验室安全責任表，设备表要充分反映仪器设备的各种信息，例如：序号、资产编号、设备名称、类别、规格、型号、出厂号、附件数、单价、厂家、数量、购买日期、现状、安置地点、领用人、签名和备注。责任人、签名是与安全挂钩的重要部分，备注是对设备维修及变动更新的一种记载，是设备的动态记录，非常重要的一栏。

1.2.2 按同类设备建立Excel工作表

同类型的实验室多，相同的设备就多。在学校的电子总账上，可“筛选和查找”同类设备。例如要筛选微型计算机。打开电子档Excel选定要查找的一栏，选定仪器名称，点击工具栏上的“排序和筛选”，每一栏右上角出现倒三角形。点开三角型-勾选微型计算-确定，出现所有微型计算机的信息。也可以按文本筛选，自定义筛选设备安置地点为目的，选中此栏，点开倒三角型-文本筛选-自定义筛选-显示行-出现了安置地点这一行，点击要筛选的同一安置地点-确定。同样，也可以按领用人、领用时间等等来建立Excel电子表。要在实验室众多的设备中了解某一个设备的任何一个信息时，用查找的办法。在电子档上选定找到设备的资产编号一栏，同时按下电脑键盘上的的Ctrl+F键，出现“查找和替换”—查找内容，在查找内容里输入资产编号，点击查找全部，出现这个资产的所有信息。查找仪器名称时，选定此栏-同时按键盘上的Ctrl+F键-在查找和替换栏里输入仪器名称-查找全部，出现同一名称的所有仪器设备。同样，实验室待报废设备资产表、个人使用设备资产表都用Excel表格来填写。

1.2.3 设备总账和分账的契合

高校的设备大多数都集中在各院系的实验室里，有的一个院系实验室的设备多达数千台甚至上万台。金额从几百万到几千万，从最初购买设备年限到建账之间长达20余年。要从中筛选出同类的设备，并且填入或复制粘贴每件设备的详细信息到新建Excel表格中，是个非常繁杂又细致的工作。除了要有认真耐心的工作态度，还要有科学的工作方法。笔者在进行分账的建账过程中，为了达到不遗漏每一件设备，使用过总账设备合计金额和各分账设备合计金额相等的方法来达到契合。即在新建的各电子表格中，选中要求和的单价这一列单元格，拖动鼠标下拉表格中的所有单价，然后单击工具栏上的∑自动求和图标，得出此表中的合计金额，以此类推，求出其他各新建表格中的金额，待所有各Excel表格中的金额合计数求出后，把各表格中的金额相加，得出的总和，与总账上的总和相同，说明录入时没有遗漏任何设备，如果金额不符，那就要逐个表中查找遗漏掉了的没有录入到分账中的设备。

待各项类型的Excel工作表信息填写完成后，打印出来，按自动生成的页码作为纸质的仪器明细账，由使用各财产的责任人签字后，分门别类装订成册，放入档案盒中保存，便于日后的查找。当然设备的使用过程中，会出现损坏、待修理或其它不能使用而发生放置地点以及使用人变动的情况，实验室管理人员就要弄清设备变动搁置的新地点和使用人的变化，在电子档Excel上及时作更改。

1.3 实验室的低值易耗品的管理

实验室每个学期配合实验教学和仪器操作的使用要使用大量的低值易耗品，低值易耗品的管理也是一项重要的工作，合理科学地管理低值易耗品，也要用到Excel表。每个学期购入低值易耗品之前先制定一个清单，用Excel表格录入，如图3。

新建低值易耗品清单电子表格名称：201×年××学院实验室低值易耗品清单，表内的信息反映以下内容：学院名称、实验室名称、材料名称、规格、型号、单价、数量、使用实验室名称、金额、总价，各栏目填入相应的信息。可用Excel表格乘法函数自动求积运算功能，求得每个低值易耗品的总金额，减少计算失误，提高工作效率。低值易耗品招标采购进入实验室后，在使用的过程中，要对出库和入库的情况进行登记，建立低值易耗品的出库和入库的Excel录入表，在清单上插入出库和入库两行即可，这样购进和拿出使用、剩余库存的实验室易耗品一目了然。

2 实验室教学的管理

实验室教学类：含实验教学任务报表、实验教学计划进度表、实验室课表等。实验课程的实验卡片、学生的实验报告等。实验活动类：实验室使用情况汇总和使用登记、实验室开放记录、实验常规检查记录、实验室安全台账等。以下实验教学类现举一例实验教学任务报表的制作。如图4。

标题：xx学院201x年-201x年第x学期实验教学任务报表，电子表格里充分反映信息：学期、学院、课程编号、课程名称、课程类别、学时、项目数、提高性项目数、周学时、起止周、班级、人数、组数、任课教师、开課实验室、执行计划、备注等。

以实验室日常管理为例：实验室使用登记册的信息录入：学期、教师、上课时间、班级、教学课程、仪器设备使用记录、耗材、备注等。其中仪器设备使用记录是对当节课设备使用的情况作记载，出现坏损要在这一栏目里作详细说明，以便及时处理或课后请供货商进行维修。安全管理方面，建立实验室excel安全台账，反应的信息内容：日期、星期、实验室间号、安全情况、签字等。实验室，检查完安全后，如出现问题在安全情况一览里作详尽说明，以便及时进行整改，消除隐患。其他方面的实验教师、技术人员的信息录入、实验室上班人员考勤记录等均建立Excel电子表格。

Excel电子表格具有强大的使用功能，为实验室的管理带了便利。在使用过程中，要注意的是：一数据的丢失。虽然该数据有备份、恢复功能，但如若该硬盘损坏无法复原，多年保存的数据会丢失，需用U盘或移动硬盘备份，二是有些Excel表格的数据是动态的，如仪器设备电子档和低值易耗品电子档等，要在变动后，对表格里的数据进行及时更改，以确保数据的准确性。

参考文献：

[1]朱新启，张西北，先德海.实验室国有资产账目管理探究. 第三届全国解剖学技术会议论文集.

[2]郭新燕，韩永民.教育信息化[M].2005，3.

[3]Excel在实验室仪器设备管理工作中的应用[J].煤，2007（12）.

[4]用Excel自制学校教学仪器账目管理软件[J].实验教学与仪器，2015年12月15日.